Extrait de la Directive sur l’information des répondants aux enquêtes

Les renseignements suivants doivent être communiqués aux participants à l’enquête :

• le ou les buts principaux de l’enquête (y compris les utilisations prévues des statistiques qui seront produites à partir de l’enquête ainsi que leurs utilisateurs)
• la loi en vertu de laquelle l’enquête est menée
• le caractère obligatoire ou volontaire de la participation à l’enquête
• la protection de la confidentialité offerte par la Loi sur la statistique

Le caractère obligatoire de ces exigences découle de la Loi sur la protection des renseignements personnels, de la Loi sur la statistique et des politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Selon le cas, les renseignements suivants doivent également être communiqués aux participants à l’enquête :

• les couplages d’enregistrements prévus
• les ententes conjointes de collecte de données
• les ententes de partage de données et autorisations de divulgation de renseignements confidentiels
• la nature longitudinale de l’enquête
• la date limite à laquelle un questionnaire rempli doit être retourné
• les méthodes recommandées de renvoi des questionnaires
• les risques associés à l’emploi d’autres moyens que ceux recommandés pour retourner un questionnaire rempli

Le caractère obligatoire de ces exigences découle de la Loi sur la protection des renseignements personnels, de la Loi sur la statistique et de la Politique sur la protection de la vie privée du Secrétariat du Conseil du Trésor.

1. But(s) principal(aux) de l’enquête

Les principales utilisations prévues des données ainsi que leurs utilisateurs désignés, y compris toute enquête de suivi subséquente, doivent faire l’objet d’une explication. Il importe de décrire le(s) objectif(s) de la collecte des données plutôt que le type de renseignements recueillis.

Par souci de transparence et pour assurer de bonnes pratiques en matière de relations avec les répondants, il faut communiquer le titre de l’enquête au répondant. Cela permettra à ce dernier de bien comprendre le programme pour lequel les renseignements sont recueillis. En outre, le module Renseignements pour les participants aux enquêtes dans le site Web de Statistique Canada est organisé selon le titre de l’enquête/nom du programme, de sorte qu’il est raisonnable de fournir le nom de l’enquête aux répondants.

Si les renseignements de l’enquête peuvent être utilisés à des fins secondaires, telles que l’utilisation des renseignements sur les répondants aux fins de la sélection d’échantillons d’enquêtes subséquentes, il faut en informer les répondants, si cette utilisation secondaire est connue au moment de la collecte.

2. Autorité

La Loi sur la statistique autorise Statistique Canada à recueillir des renseignements sur les personnes, les entreprises et les organisations pour remplir son mandat à titre d’organisme national de statistique. En application de la Loi sur la statistique, les renseignements recueillis sont assujettis aux dispositions sur la confidentialité de cette loi. En outre, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels, une institution publique ne peut recueillir des renseignements personnels que si ces renseignements ont un lien direct avec ses programmes ou activités. Dans le cas de Statistique Canada, les programmes sont ceux autorisés par la Loi sur la statistique.

3. Caractère obligatoire ou volontaire de la participation à l’enquête

La Loi sur la statistique oblige toutes les personnes et les entreprises à répondre aux questions des enquêtes menées par Statistique Canada, à moins qu’une ordonnance ait été rendue en application de l’article 8 autorisant une participation volontaire à la collecte.

En communiquant avec les répondants pour participer à l’enquête, il faut les informer s’il s’agit d’une enquête à participation volontaire ou obligatoire.

(a) Enquêtes à participation volontaire

Dans le cas d’une enquête à participation volontaire, il faut informer les répondants expressément que leur participation est facultative. D’autres renseignements relatifs à l’enquête peuvent leur être communiqués d’abord, mais le caractère volontaire de la participation à l’enquête doit être précisé avant que toute question liée à l’enquête soit posée. Si le répondant pose une autre question au sujet du caractère volontaire de la participation à l’enquête à un moment quelconque, une réponse directe doit être fournie immédiatement.

(b) Enquêtes à participation obligatoire

Dans le cas d’une enquête à participation obligatoire, les répondants doivent être informés de manière factuelle et non menaçante que la loi exige leur participation.

4. Protection de la confidentialité

Les dispositions en matière de confidentialité de la Loi sur la statistique doivent être expliquées clairement et les principales procédures assurant la confidentialité de leurs renseignements doivent être exposées aux répondants.

5. Couplage d’enregistrements

Les répondants doivent être informés du couplage prévu et/ou éventuel de leurs réponses à l’enquête aux données d’autres enquêtes ou de fichiers administratifs. L’avis donné peut être précis ou général.

Dans le cas d’une enquête longitudinale, il faut informer les répondants au moment du premier cycle que leurs renseignements seront combinés à ceux recueillis dans le cadre de cycles futurs. Aux cycles subséquents, il faut informer les répondants que leurs renseignements seront combinés aux renseignements d’enquête recueillis précédemment.

Le couplage des données d’enquête et des données administratives est un élément clé de la stratégie établie pour le programme de la statistique économique. Cette stratégie réduit considérablement le fardeau de réponse des entreprises et permet de recueillir des données de meilleure qualité et plus uniformes d’une enquête à l’autre. Par souci de transparence, cette stratégie doit être communiquée aux répondants des enquêtes entreprises.

Le couplage de données d’enquête et de données administratives est également un élément clé permettant de réduire le fardeau de réponse et d’améliorer la qualité et l’uniformité des données des enquêtes ménages. Par souci de transparence et pour respecter le droit des répondants aux enquêtes-ménages à la protection de leurs renseignements personnels, il faut les informer du couplage prévu ou éventuel de leurs réponses à l’enquête aux données d’autres enquêtes ou aux données administratives.

Que l’on essaie ou non d’obtenir le consentement au couplage d’enregistrements, si un répondant à une enquête à participation volontaire déclare qu’il s’oppose au couplage d’enregistrements prévu ou éventuel (auquel il doit être informé), aucun couplage de ses réponses à l’enquête n’est permis. L’enquête doit être conçue de manière à ce que l’opposition du répondant soit enregistrée. Lorsque la collecte se fait au moyen de questionnaires papier ou par voie électronique, le répondant doit pouvoir consigner son opposition au couplage immédiatement après le texte l’informant du couplage d’enregistrements prévu ou éventuel.

6. Ententes de collecte conjointe et de partage de données

Toute entente de collecte conjointe ou de partage de données conclue en vertu des articles 11 et 12 de la Loi sur la statistique applicable à l’enquête doit être expliquée en détail aux répondants, quelle que soit la méthode de collecte.

Tout doit être mis en œuvre pour s’assurer que toutes les parties signent des ententes de partage de données avant le début de la collecte. On informe les répondants durant la collecte que les partenaires du partage des données ont convenu de modalités précises, à savoir que les renseignements sur les répondants demeureront confidentiels et seront utilisés à des fins statistiques seulement par le partenaire du partage. L’approbation en principe du statisticien en chef doit être obtenue suffisamment à l’avance pour permettre de modifier le matériel de collecte en fonction de la décision de Statistique Canada d’accepter ou de ne pas accepter de partager les données demandées par l’autre organisme.

7. Renonciation autorisant la divulgation de renseignements confidentiels

Divulgation avec le consentement de l’intéressé

Les sous alinéas 17(2)b) et c) de la Loi sur la statistique permettent la divulgation de renseignements confidentiels à condition que la personne ou le propriétaire de l’entreprise, selon le cas, donne son consentement sous forme de « renonciation » écrite. Avant toute divulgation, le statisticien en chef, qui a le pouvoir final de décision en la matière, doit signer un arrêté de divulgation discrétionnaire.

On peut demander au répondant de signer une renonciation au moment de la collecte des données de l’enquête ou après la collecte des données. Dans le cas des enquêtes permanentes, on peut demander une renonciation pour toute collecte future si toutes les conditions restent les mêmes. Toutefois, le statisticien en chef doit signer un nouvel arrêté chaque année.

Dans le cas des enquêtes ou programmes exigeant des renonciations permanentes, une renonciation est valide pour trois ans au maximum. Après trois ans, il faut envoyer un rappel au répondant; autrement, le statisticien en chef ne signera pas l’arrêté. Les divisions spécialisées doivent tenir des registres des rappels envoyés aux répondants et accompagner une demande de renonciation d’une liste de ces répondants.

Divulgation de renseignements confidentiels sans le consentement de l’intéressé

Les alinéas 17(2) a), d), e), f) et g) de la Loi sur la statistique permettent la divulgation de renseignements confidentiels sans le consentement des répondants dans les conditions limitées et précises énoncées dans la Loi.

Toute divulgation en vertu de ces alinéas doit être approuvée par le statisticien en chef.

8. Avis à donner dans le cas d’enquêtes longitudinales

Il faut informer les répondants avant la collecte qu’il s’agit d’une enquête longitudinale et qu’on communiquera avec eux de nouveau à l’avenir. Au moment du premier cycle de l’enquête, il faut informer les répondants explicitement des plans pour la collecte des données à l’avenir et préciser que les renseignements qu’ils fournissent à chaque cycle de collecte seront combinés aux fins d’analyse.

Dans le cas de cycles subséquents d’une enquête longitudinale, il faut informer les répondants qu’il s’agit d’un suivi d’une enquête précédente et que leurs renseignements seront combinés avec ceux fournis par eux précédemment.

9. Date limite de retour des questionnaires remplis

Dans le cas des questionnaires d’enquête par autodénombrement, la date de retour souhaitée doit être indiquée clairement.

10. Méthodes recommandées de renvoi des questionnaires et risques associés à l’utilisation d’autres moyens

En règle générale, Statistique Canada demande aux répondants de poster leurs questionnaires papier d’enquête par autodénombrement remplis. Toutefois, de nombreux répondants, particulièrement dans le cas d’enquêtes entreprises, préfèrent retourner leurs questionnaires par télécopieur ou par courrier électronique.

Par conséquent, il faut indiquer sur le questionnaire qu’ils utilisent ces modes de transmission à leurs propres risques.

11. Collecte de renseignements personnels

Pour se conformer aux politiques et directives du Conseil du Trésor, il peut être nécessaire d’obtenir de la documentation supplémentaire si les renseignements personnels sont recueillis dans le cadre de l’enquête.

12. Module Renseignements pour les participants aux enquêtes dans le site Web de Statistique Canada

Ce module fait partie intégrante des mesures prises pour s’acquitter de l’obligation d’informer les participants aux enquêtes. Les répondants ne visiteront pas tous ce site. Toutefois, il s’agit d’un moyen efficace de fournir des renseignements détaillés aux répondants qui souhaitent plus de détails que ceux fournis par les lettres, les brochures et les intervieweurs.

Les gestionnaires d’enquête doivent veiller à ce que les renseignements soient mis à jour avant chaque cycle de collecte. Dans la plupart des cas, il ne sera pas nécessaire d’apporter des modifications fréquemment. Toutefois, il importe que les renseignements fournis soient exacts.