Saisie des données

Il s'agit du processus par lequel on transfère les données d'une copie papier (questionnaires et réponses d'enquête) vers un fichier électronique. Les réponses sont ensuite transmises à un ordinateur.

Avant cette procédure, il importe de nettoyer (préparer) les questionnaires en vue de la saisie. À cette étape, une personne examine le questionnaire pour veiller à la présence de toutes les données pertinentes minimales et à leur lisibilité. Habituellement, ce nettoyage se fait lors de vérifications automatiques exhaustives.

Il existe plusieurs méthodes de saisie :

• Les tableaux de dépouillement servent à enregistrer les données, comme le nombre de fois que survient un événement particulier, et à élaborer des tableaux de répartition de la fréquence. Le tableau de dépouillement est utilisé seulement en présence d'une petite quantité de données. Cette forme de saisie ne serait jamais utilisée pour un recensement. Toutefois, lorsqu'il est nécessaire de procéder à un décompte manuel (p. ex., bulletins de vote), un tableau de dépouillement se révélerait très utile.
• La saisie par lots constitue l'une des plus anciennes méthodes de saisie. Elle recourt à un clavier pour entrer les données. Ce processus convient parfaitement à l'entrée d'une grande quantité de données lorsque la rapidité est une nécessité. Aucune procédure de vérification n'a lieu, mais nous devons placer une bonne part de la confiance dans le programme de vérification. En outre, nous devons mettre en oeuvre des vérifications de la validité et des étendues pour veiller à la qualité de la saisie. Cela ne signifie pas que nous modifions les données, mais si un champ numérique contient plutôt des lettres, l'erreur sera détectée. Cette approche peut être avantageuse dans le cadre de grandes enquêtes comportant de nombreuses questions et vérifications.
• La saisie interactive est souvent désignée saisie intelligente. En général, les données saisies font l'objet d'une vérification avant leur imputation. Toutefois, cette méthode combine la saisie et la vérification en une seule fonction. Bien que la saisie interactive soit plus lente, elle est très efficace lorsqu'il y a une étroite interdépendance entre les questions. Ce processus nécessite une connaissance des procédures de vérification, car il importe de corriger les erreurs sur le champ. La saisie interactive réduit aussi le nombre de documents traités, car les vérifications ont lieu directement sur un ordinateur.
  
  Les vérifications réalisées durant la saisie interactive peuvent prendre la forme de vérifications préliminaires des données ou de vérifications élémentaires (comme la vérification des totaux, des sous-totaux et des valeurs), ou de vérifications complètes appliquées à l'ensemble du questionnaire. (Un de ces systèmes est désigné Interview téléphonique assistée par ordinateur et fait l'objet du chapitre Collecte des données).
• Le lecteur de reconnaissance ou le lecteur de code à barres peut reconnaître des lettres et des chiffres. Ces lecteurs balaient chaque ligne et les convertissent dans le programme.
• Le lecteur de code à barres est très répandu, surtout dans les magasins. Il peut se présenter sous la forme d'un pistolet ou d'une baguette. Le lecteur en forme de pistolet est simple à programmer et peut vérifier la validité des caractères lus. Le Recensement de l'agriculture utilise cette méthode de lecture dans son système de commande des documents. Une imprimante imprime les codes à barres pour libeller les questionnaires. Ensuite, le lecteur lit l'étiquette, convertit les lignes en nombres et les enregistre dans un fichier de commande de document.
  
  Le lecteur de type baguette ou crayon lit les numéros d'identification. Cette méthode de lecture nécessite une main lente et sûre pour bien aligner la baguette avec les caractères imprimés.
• L'enregistrement magnétique permet la lecture et l'écriture. Cette méthode est utilisée lorsqu'il importe de garantir la sécurité des données. L'application la plus répandue de ce type de saisie est la lecture du NIP des cartes bancaires.

Le clavier d'un ordinateur est le dispositif d'entrée le plus connu actuellement. Auparavant, les employés saisissaient les données au moyen de cartes perforées ou d'un ruban papier.

Voici quelques-uns des dispositifs modernes de saisie :

• le lecteur optique de marques
• le lecteur de code à barres
• le numériseur utilisé pour l'éditique
• le crayon optique
• la boule roulante
• la souris

Saviez-vous que...

• En 2001, cette étape visait en outre la création d'un système d'extraction d'images donnant accès aux images de tous les questionnaires et de tous les registres des visites, de façon à éliminer la manutention de milliers de boîtes et de documents papier dans le cadre des processus subséquents nécessitant la consultation de l'original des questionnaires du recensement, comme lors des recensements antérieurs.
• Les utilisateurs peuvent obtenir sans frais davantage de données du recensement de 2001 dans Internet en accédant au site Web de Statistique Canada.
• En 2001, le recensement recueille pour la première fois des renseignements sur les couples formés de partenaires de même sexe, ainsi que de l'information sur la langue parlée au travail.
• Comme on n'imprime plus le guide aux répondants qui accompagnait auparavant le questionnaire abrégé, quelque 215 460 kg de papier sont épargnés.
• Environ 13,2 millions de questionnaires seront saisis par clavier, ce qui équivaut à 5 milliards de frappes.
• Parmi les autres outils utilisés pour la collecte et le traitement des données, il y l'Internet qui permet aux Canadiens de remplir leur questionnaire en ligne, le processus de contrôle automatisé, l'application d'interview téléphonique assistée par ordinateur et le système connexe de gestion des dossiers;

Après la saisie des données dans la base de données informatisées, l'étape suivante consiste à vérifier l'exactitude de toutes les réponses. Cette méthode est connue sous le nom de « vérification des données ».