Archivé – Vérification interne horizontale de la conformité à la Politique sur les services communs menée par le Bureau du contrôleur général

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Rapport de vérification

9 juin 2011
Numéro de projet : 80590-107
( Document (PDF, 338.55 Ko))

Sommaire exécutif

Le Bureau du contrôleur général (BCG) effectue des vérifications horizontales dans les grands ministères et organismes (GMO) en vertu de la Politique sur la vérification interne. La vérification de l'application de la Politique sur les services communs dans les GMO est incluse dans le Plan triennal de vérification interne horizontale axé sur les risques pour les grands ministères et organismes, 2010-2011 à 2012-2013 approuvé par le Secrétariat du Conseil du Trésor et le Contrôleur général en avril 2010.

Statistique Canada est un organisme de services communs (OSC) facultatifs et l'un de cinq OSC sélectionnées aux fins de la présente vérification. La sélection a été fondée sur un échantillon transversal d'OSC obligatoires et facultatifs, l'importance relative, l'étendue des vérifications antérieures dans ce domaine et la possibilité de cerner des pratiques exemplaires.

L'objectif de la vérification était de déterminer si les OSC et le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) se conforment aux exigences de la Politique sur les services communs.

La Politique sur les services communs énonce une orientation stratégique et confère des pouvoirs concernant la réforme de la gestion administrative afin de créer une fonction publique plus rationalisée, plus efficace et mieux adaptée. La politique a pour objectif d'assurer que les ministères et organismes peuvent obtenir pour l'exécution de leurs programmes des services à la fois économiques et adaptés à leurs besoins.

Le BCG a été responsable des étapes de planification de la vérification et de présentation des rapports de vérification. Les Services de vérification interne (SVI) à Statistique Canada ont été responsables de l'étape d'examen de la vérification. Le présent rapport de vérification fait état uniquement des résultats de la vérification pour Statistique Canada.

Principales constatations

La vérification a permis de constater que des priorités et des objectifs opérationnels ont été mis en place pour tous les programmes et qu'ils sont examinés pour évaluer les services offerts. Statistique Canada est autorisé par le Conseil du Trésor à prescrire et à imposer des droits ou des frais conformément au Guide pour l'établissement des coûts des extrants au Gouvernement du Canada du SCT. Les services facultatifs sont financés par recouvrement intégral des coûts par l'entremise de l'autorisation de crédits nets de Statistique Canada et les services aux sociétés d'État et aux ministères non fédéraux sont fournis dans le cadre du mandat de Statistique Canada. Il n'y a pas d'inter financement entre les services facultatifs et les programmes permanents. Les programmes sont exécutés dans un environnement adapté aux besoins des clients et un mécanisme d'appel et de recours est en place pour régler les conflits ou les problèmes qui peuvent survenir. Les gestionnaires de programme disposent de renseignements pertinents et transparents pour prendre des décisions concernant l'avenir de leurs services. Pour les grands projets, la lettre d'entente comprend les extrants et les produits livrables précis (c.-à-d., l'établissement des coûts selon le niveau d'effort requis) mais pour les petits projets, la lettre d'entente ne traite pas des normes de professionnalisme du personnel et d'orientation vers le service aux clients.

Conclusion générale

La vérification a fait ressortir que Statistique Canada se conforme aux exigences de la Politique sur les services communs.

La vérification a permis de constater que Statistique Canada satisfait à tous les 16 critères de vérification sauf un. Il est possible d'apporter une amélioration à la lettre d'entente pour les petits projets qui ne tiennent pas compte des normes de professionnalisme du personnel et d'orientation vers le service aux clients.

Conformité aux normes professionnelles

L'exécution de cette mission est conforme aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, qui intègrent les Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne de l'Institut des vérificateurs internesFootnote 1.

Patrice Prud'homme
Dirigeant principal de la vérification
Services de vérification interne, Statistique Canada

Introduction

Contexte

Le Bureau du contrôleur général (BCG) effectue des vérifications horizontales dans les grands ministères et organismes (GMO) en vertu de la Politique sur la vérification interne. La vérification de l'application de la Politique sur les services communs dans les GMO est incluse dans le Plan triennal de vérification interne horizontale axé sur les risques pour les grands ministères et organismes, 2010-2011 à 2012-2013 approuvé par le Secrétariat du Conseil du Trésor et le Contrôleur général en avril 2010. Statistique Canada est un organisme de services communs (OSC) facultatifs et l'un de cinq OSC sélectionnés aux fins de la présente vérification.

Au sein du gouvernement du Canada, les services communs visent à permettre de tirer parti des possibilités pangouvernementales, y compris des avantages découlant d'économies d'échelle, du regroupement des compétences spécialisées, de la création d'un guichet unique pour les acquisitions ainsi que de dépôts de renseignements pangouvernementaux et d'autres objectifs gouvernementaux.

Les services communs sont soit facultatifs, soit obligatoires. Ils sont obligatoires lorsque l'intérêt de l'ensemble de l'administration fédérale ou des considérations de cet ordre l'emportent sur les intérêts des ministères ou organismes particuliers, ou concordent avec eux. Les services obligatoires sont exigés en vertu d'une loi ou d'une politique et les ministères sont tenus de les utiliser. Les services facultatifs, en revanche, sont utilisés par les ministères seulement lorsqu'il convient de le faire et ils ont comme prémisse un principe double : l'utilisateur choisit et l'utilisateur paie.

L'un des principes clés de la Politique sur les services communs est de rendre facultatif un aussi grand nombre de services communs que possible, conservant les services obligatoires seulement là où la raison est primordiale. Ce principe garantit que les OSC qui fournissent des services communs facultatifs selon un régime de recouvrement des coûts mettent l'accent sur le service à la clientèle, fournissent des produits et des services de qualité en temps opportun et offrent des services à un prix concurrentiel. En outre, ce principe garantit que les ministères hiérarchiques, qui doivent rendre compte de leurs coûts, disposent d'une souplesse et d'un contrôle accrus favorisant la responsabilité financière dans l'exécution de leur mission de service au public.

La Politique sur les services communs énonce les exigences stratégiques et en matière de responsabilité qui assurent la gouvernance et le contrôle des services communs au sein de l'administration fédérale. Les exigences de la politique visent à faire en sorte que les OSG fournissent aux ministères clients des services qui appuient l'exécution efficace, économique et en temps opportun de programmes destinés au public.

Objectif de la vérification

L'objectif de la vérification était de déterminer si les OSC et le SCT se conforment aux exigences de la Politique sur les services communs.

Quatre champs d'enquête précis, soit la gouvernance et la planification opérationnelle, les renseignements sur l'établissement des coûts, les processus visant à assurer la qualité des services et le processus de gestion du rendement, ont permis d'évaluer la mesure dans laquelle les exigences de la Politique sur les services communs ont facilité ou entravé la prestation de services communs et le soutien des objectifs stratégiques. Statistique Canada a fait l'objet d'un examen en fonction de 16 critères de vérification.

Étendue

Le BCG a été responsable des étapes de planification de la vérification et de présentation des rapports de vérification. Les Services de vérification internes (SVI) à Statistique Canada ont été responsables de l'étape d'examen de la vérification. Toutefois, les SVI sont l'auteur du présent rapport de vérification qui présente les résultats des procédés de vérification appliqués tout particulièrement à Statistique Canada.

Quatre divisions du Secteur de la statistique du commerce et des entreprises et quatre du Secteur de la statistique sociale, de la santé et du travail ont été sélectionnées aux fins d'examen en raison de leur importance relative. Ensemble, ces deux secteurs représentent environ 74 % (76,3 millions de dollars) du revenu tiré du recouvrement des coûts de Statistique Canada pour 2009-2010. La Division de la planification et de la programmation opérationnelles (DPPO) et la Direction des finances, de la planification et de l'évaluation ont fourni des observations sur la gestion des coûts et l'établissement des tarifs de l'organisme.

Les divisions suivantes ont été sélectionnées dans le Secteur de la statistique du commerce et des entreprises : Enquêtes spéciales, Statistique du travail, Mesures physiques de la santé, et Tourisme et Centre de la statistique de l'éducation.

Approche

La mission de vérification a été menée en conformité avec les normes du gouvernement du Canada et de l'Institut des vérificateurs internes (IVI) concernant la vérification interne, ainsi que la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor du Canada. Tous les travaux ont été menés en collaboration avec des cadres supérieurs et des employés clés.

Autorité

Le Bureau du contrôleur général (BCG) effectue des vérifications horizontales dans les grands ministères et organismes en vertu de la Politique sur la vérification interne.

Conclusions, recommandations et réponses de la direction

Quatre champs d'enquête précis, soit la gouvernance et la planification opérationnelle, les renseignements sur l'établissement des coûts, les processus visant à assurer la qualité des services et le processus de gestion du rendement, ont permis d'évaluer la mesure dans laquelle les exigences de la Politique sur les services communs ont facilité ou entravé la prestation de services communs et le soutien des objectifs stratégiques.

En ce qui a trait à la gouvernance et à la planification opérationnelle, la vérification a permis de constater que des priorités et des objectifs opérationnels ont été établis pour tous les programmes. Les objectifs sont examinés pour s'assurer qu'ils demeurent pertinents et les environnements interne et externe sont surveillés afin d'évaluer les services offerts. En sa qualité de fournisseur de services facultatifs, Statistique Canada fournit des services aux sociétés d'État et aux ministères non fédéraux dans le cadre de son mandat approuvé et ces services n'entrent pas en conflit avec son rôle consistant à fournir des services aux ministères fédéraux.

En ce qui a trait aux renseignements sur l'établissement des coûts, la vérification a révélé que Statistique Canada est autorisé par le Conseil du Trésor à prescrire et à imposer des droits ou des frais conformément au Guide pour l'établissement des coûts des extrants au gouvernement du Canada du SCT. Les services facultatifs sont financés par recouvrement intégral des coûts par l'entremise de l'autorisation de crédits nets de Statistique Canada et les services aux sociétés d'État et aux ministères non fédéraux sont fournis dans le cadre du mandat de Statistique Canada. Les tarifs des services standards sont établis par la DPPO et examinés et approuvés annuellement par le Comité des politiques. Les taux de rémunération de chaque groupe et niveau sont revus chaque année et approuvés par le dirigeant principal des finances (DPF). La vérification a permis de déterminer qu'il n'y a pas d'inter financement entre les services facultatifs et les programmes permanents.

En ce qui a trait aux processus visant à assurer la qualité des services de Statistique Canada, l'organisme a le pouvoir délégué de fournir des services en vertu de la Loi sur la statistique. Alors qu'aucun autre ministère n'offre ces services, Statistique Canada s'est doté des capacités et des compétences spécialisées voulues et a acquis l'expérience nécessaire pour fournir des services statistiques. Les programmes sont exécutés dans un environnement adapté aux des besoins des clients et un mécanisme d'appel et de recours est en place pour régler les conflits ou les problèmes qui peuvent survenir.

Enfin, en ce qui a trait au processus de gestion du rendement, la vérification a permis de constater que Statistique Canada a adopté un ensemble de lignes directrices concernant la qualité applicables à tous les travaux de l'organisme conformément à la Politique sur les services de diffusion, de communication et de commercialisation. Les gestionnaires de programme disposent de renseignements pertinents et transparents sur le rendement aux fins de la prise de décisions concernant l'avenir de leurs services. La vérification a révélé que, pour les grands projets, les lettres d'entente comprennent les extrants et les produits livrables précis (p. ex., l'établissement des coûts selon le niveau d'effort requis) mais que pour les petits projets, la lettre d'entente ne traite pas des normes de professionnalisme du personnel (c.-à-d., compétences, connaissance du produit, etc.) et d'orientation vers le service aux clients (c.-à-d., courtoisie des employés, choix, consultations, plaintes et amélioration).

Toutes les recommandations ainsi que la réponse et le plan d'action de la direction qui sont énoncés dans les sections suivantes devraient être envisagés dans le contexte de la structure de gestion existante à Statistique Canada.

Gouvernance et planification opérationnelle

En sa qualité de fournisseur de services facultatifs, Statistique Canada fournit les services relevant de son mandat approuvé. Des objectifs et des plans opérationnels ont été mis en place et sont examinés pour s'assurer qu'ils demeurent pertinents et les environnements externe et interne sont surveillés afin d'évaluer les services offerts.

Conformité aux politiques ou lois
Les OSC sont tenus d'offrir les services qui entrent dans le cadre de leur mandat approuvé. En outre, il faut obtenir l'approbation du SCT des tarifs qui seront demandés aux ministères clients pour les services facultatifs.

La vérification a révélé que depuis 1985, le ministère responsable de Statistique Canada est autorisé par le Conseil du Trésor à prescrire et à imposer des droits ou des frais conformément au Guide pour l'établissement des coûts des extrants au gouvernement du Canada du SCT. Les services facultatifs sont financés par recouvrement intégral des coûts par l'entremise de l'autorisation de crédits nets de Statistique Canada, et les services aux sociétés d'État et aux ministères non fédéraux sont fournis dans le cadre du mandat de Statistique Canada. On procède au recouvrement intégral des coûts selon les tarifs des services standard de Statistique Canada établis par le ministère des Finances et examinés annuellement.

Plans et objectifs
Les OSC doivent avoir établi des objectifs et des plans opérationnels en vue d'atteindre leurs objectifs stratégiques.

La vérification a révélé que les divisions à Statistique Canada ont des objectifs et des plans opérationnels visant à assurer l'atteinte de leurs objectifs stratégiques, y compris des priorités et des objectifs opérationnels pour toutes les activités clés. Les objectifs sont examinés dans les Rapports de rendement de programme (RRP) des diverses divisions pour s'assurer qu'ils demeurent pertinents, selon la structure de Statistique Canada.

Au niveau ministériel, Statistique Canada produit sur une base annuelle le Rapport sur les plans et les priorités (RPP) qui fournit une description complète des priorités établies par l'organisme pour l'exercice à venir et des plans élaborés pour obtenir un résultat positif. Statistique Canada produit également chaque année le Rapport ministériel sur le rendement (RMR) dans lequel l'organisme auto évalue son rendement par rapport à des cibles et des repères concrets liés aux priorités établies dans le RPP.

Les divisions à Statistique Canada se tiennent au courant de l'évolution de leur environnement externe au moyen de réunions périodiques avec les ministères clients pour discuter des priorités, enjeux et problèmes nouveaux et émergents ainsi qu'en participant à plusieurs groupes de travail. Ces priorités sont indiquées dans les Rapports de rendement de programme (RRP) des divisions.

Établissement des coûts

Statistique Canada est autorisé par le Conseil du Trésor à prescrire et à imposer des droits conformément au Guide pour l'établissement des coûts des extrants au gouvernement du Canada du SCT. On procède au recouvrement intégral des coûts selon les tarifs des services normalisés de Statistique Canada établis par la DPPO et examinés et approuvés annuellement par le Comité des politiques de Statistique Canada.

Établissement des tarifs et gestion des coûts
Les services facultatifs ont comme prémisse un double principe : l'utilisateur choisit et l'utilisateur paie. Il appartient aux OSC d'établir les tarifs et de gérer les coûts conformément à la disposition pertinente de la Politique sur les services communs.

La vérification a permis de déterminer que Statistique Canada facture les services conformément à la Politique sur les services communs et que sa politique en matière d'établissement des coûts est alignée sur les principes et pratiques énoncés dans le Guide pour l'établissement des coûts des extrants au gouvernement du Canada du SCT. Les services statistiques sont demandés et financés par les clients pour leur propre avantage direct et ne font pas partie des programmes permanents.

Les services facultatifs fournis aux ministères comprennent la production de renseignements statistiques au moyen d'enquêtes ou de l'utilisation de dossiers administratifs, y compris les services de conception, d'organisation, d'évaluation statistique, d'interprétation, d'analyse et de diffusion.

Les droits à payer pour les services statistiques sont fixés en fonction des besoins des clients et de la méthodologie établie pour le recouvrement des coûts de Statistique Canada. Le processus d'établissement des droits à payer pour les services est fondé sur les négociations directes avec les clients; il équivaut à un marché de services individuel.

Toutes les parties intéressées participent aux exercices d'établissement des coûts, entre autres le client, le gestionnaire de programme, les divisions fournisseuses et le ministère des Finances. Statistique Canada a mis en place des processus standard d'établissement des coûts des enquêtes statistiques pour les gestionnaires de programme qui sont appelés à produire des estimations des coûts des services. La documentation écrite et les diagrammes de déroulement des processus figurent dans le site intranet de la Direction des finances, de la planification et de l'évaluation, et les rôles et ainsi que les responsabilités sont définis clairement pour fournir aux gestionnaires du soutien et des conseils spécialisés. Le Système de gestion du budget et des recettes (SGBR) est un système financier intégré obligatoire utilisé pour établir les coûts des services et fournit également de l'aide aux gestionnaires de programme. Cette application contient tous les tarifs, les méthodes et les formules d'établissement des coûts pour le recouvrement intégral des coûts par Statistique Canada. Les tarifs des services standards sont établis par la DPPO et examinés et approuvés annuellement par le Comité des politiques. Les taux de rémunération pour chaque groupe et niveau sont examinés chaque année et approuvés par le DPF.

Un code d'élément de programme est attribué à chaque programme de Statistique Canada. On procède mensuellement à des examens financiers des programmes permanents et des programmes à recouvrement des coûts pour surveiller le rendement et s'assurer qu'il n'y a pas d'inter financement. La vérification a permis de déterminer qu'il n'y a pas d'inter financement entre les services facultatifs et les programmes permanents.

Qualité des services

Statistique Canada a le pouvoir délégué de fournir des services en vertu de la Loi sur la statistique. Alors qu'aucun autre ministère n'offre ces services, Statistique Canada s'est doté des capacités et des compétences spécialisées voulues et a acquis l'expérience nécessaire pour fournir des services statistiques. Le mandat des programmes précise que le service à la clientèle est l'un de leurs objectifs principaux. Les problèmes qui se posent avec les ministères clients sont soumis pour règlement au comité directeur au niveau des DG qui se compose de représentants de Statistique Canada et des principaux ministères clients.

Soutien des objectifs et buts pangouvernementaux
Les OSC appuient la réalisation des objectifs sociaux, économiques et environnementaux à l'échelle de l'administration fédérale lors de l'acquisition ou de la prestation de produits et de services.

Statistique Canada a le pouvoir délégué de fournir des services en vertu de la Loi sur la statistique. Alors qu'aucun autre ministère n'offre ces services, Statistique Canada s'est doté des capacités et des compétences spécialisées voulues et a acquis l'expérience nécessaire pour fournir des services statistiques.

Statistique Canada produit, sur une base annuelle, le RPP qui fournit une description complète des priorités établies par l'organisme pour l'exercice à venir et des plans élaborés pour obtenir un résultat positif. Statistique Canada produit également chaque année le RMR dans lequel l'organisme auto-évalue son rendement par rapport à des cibles et des repères concrets liés aux priorités établies dans le RPP.

Systèmes et pratiques d'assurance de la qualité
Les OSC doivent fournir des produits et services de qualité, créer un environnement adapté aux besoins des clients et mettre en place un mécanisme d'appel et de recours pour régler les conflits ou les problèmes qui peuvent survenir.

La vérification a permis de constater que le mandat des programmes à Statistique Canada précise que le service à la clientèle est l'un de leurs objectifs principaux. Les buts et objectifs des divisions sont mis en évidence dans leurs RPP biennaux et quadriennaux respectifs.

Les réunions périodiques avec les clients, les comités directeurs chargés de surveiller le progrès des services fournis et les enquêtes sur la satisfaction de la clientèle permettent aux divisions à Statistique Canada de s'acquitter de leurs responsabilités de fournir prestement des produits et des services de qualité qui satisfont aux besoins et aux exigences particulières des ministères clients et de créer un environnement orienté vers le service aux clients conformément à la Politique sur les services communs.

Les problèmes qui se posent avec les ministères clients sont soumis pour règlement au comité directeur au niveau des directeurs généraux (DG) de Statistique Canada, aux travaux duquel participent les représentants des clients clés. Par conséquent, il n'a pas été nécessaire de prévoir un processus de recours hiérarchique mettant en cause une tierce partie. En outre, la section des comptes clients à la Division des opérations et des systèmes de gestion financière (DOSGF) de Statistique Canada s'occupe des problèmes de non paiement.

Mesure du rendement

Les gestionnaires de programme disposent de renseignements pertinents, à jour et fiables sur le rendement aux fins de la prise de décisions concernant l'avenir de leurs services. Toutefois, la lettre d'entente pour les petits projets ne traite pas des normes de professionnalisme du personnel et d'orientation vers le service aux clients.

Normes de service et cibles de rendement
Les OSC doivent établir, de concert avec les ministères et les organismes clients, des normes de service et de rendement ayant trait, entre autres, à la disponibilité et à l'accessibilité, aux services compétents, au professionnalisme du personnel, à l'orientation vers le service aux clients et à l'efficacité de l'administration.

La vérification a permis de constater qu'on discute en détail de la nature et de la qualité des produits livrables avec le client à l'étape de la négociation du projet. Les extrants et les produits livrables précis (c.-à-d., l'établissement des coûts selon le niveau d'effort requis) sont précisés dans la lettre d'entente. En outre, Statistique Canada a adopté un ensemble de lignes directrices concernant la qualité applicables à tous les travaux qu'il exécute.

Toutefois, les SVI ont constaté que dans le cas des petits projets, la lettre d'entente ne traite pas des normes de professionnalisme du personnel (c.-à-d., compétences, connaissance du produit, etc.) et d'orientation vers le service aux clients (c.-à-d., courtoisie des employés, choix, consultations, plaintes et amélioration).

Les cibles de rendement sous forme des taux de réponse, des services et/ou des produits livrables attendus sont exposées en détail dans les lettres d'entente négociées avec les clients. La surveillance du rendement se fait au moyen de réunions périodiques avec les clients et par les comités directeurs mixtes.

Surveillance
Les OSC disposent de renseignements pertinents, à jour et fiables sur le rendement de leurs programmes sur lesquels ils peuvent s'appuyer pour prendre des décisions concernant l'avenir de leurs services.

La vérification a révélé que les gestionnaires ont accès aux renseignements sur le rendement au chapitre des coûts, les taux de réponse aux enquêtes, les indicateurs de la qualité des données et les échéances des enquêtes. On surveille le rendement au moyen d'examens périodiques des rapports financiers, auxquels on procède généralement sur une base mensuelle et trimestrielle. Le volume commercial, l'utilisation des ressources et les résultats sont financiers sont soulignés dans le RPP au niveau des divisions et dans le RMR de Statistique Canada.

Les renseignements sur le rendement sont fournis aux cadres supérieurs ay moyen du RPP de chaque division. Des réunions périodiques sont tenues au niveau des sous-ministres adjoints (SMA) – DG avec les ministères clients dans le cadre des comités de direction mixtes et des réunions périodiques de groupe et d'équipe.

Recommandation no 1

Il est recommandé que tous les statisticiens en chef adjoints veillent à ce que :

  • Pour tous les projets, y compris les projets à petite échelle, les lettres d'entente traitent des normes de professionnalisme du personnel (c.-à-d., compétences, connaissance du produit, etc.) et d'orientation vers le service aux clients (c.-à-d., courtoisie des employés, choix, consultations, plaintes et amélioration).

Réponse de la direction

La direction est d'accord avec la recommandation.

À l'heure actuelle, les lettres d'entente pour les grands contrats de recouvrement des coûts traitent de tous les éléments des normes de service et de rendement précisées à l'Appendice A-2 de la Politique sur les services communs du SCT. Les contrats pour les projets à petite échelle de recouvrement des coûts ne font pas mention des normes de professionnalisme du personnel et d'orientation vers le service aux clients.

À l'avenir, toutes les lettres d'entente pour tous les projets de recouvrement des coûts seront modifiées de manière à inclure les normes de service et de rendement précisées à l'Appendice A-2 de la Politique sur les services communs du SCT.

Produit livrable

Un modèle de lettre d'entente modifié pour tous les projets de recouvrement des coûts traitant des normes suivantes de service et de rendement exposées dans la Politique sur les services communs du SCT :

  1. disponibilité et facilité d'accès (commode pour l'utilisateur, rapidité);
  2. services compétents (qualité, fiabilité, respect des délais);
  3. professionnalisme du personnel (compétences, connaissance du produit, niveaux de service);
  4. orientation vers le service aux clients (courtoisie des employés, choix, consultations, plaintes et amélioration);
  5. efficacité de l'administration (fardeau administratif minimal, rapports qui satisfont en même temps aux exigences des ministères clients).

Responsabilisation

Directeur de la Division de la planification et de la programmation opérationnelles, Direction des finances, de la planification et de l'évaluation, Secteur des services intégrés.

Échéancier

Décembre 2011.

Annexe

Annexe A : Critères de vérification

Annexe A : Critères de vérification
Champs d'enquête Critère
Gouvernance et planification opérationnelle Les OSC ont mis en place des objectifs et des plans opérationnels visant à assurer l'atteinte de leurs objectifs stratégiques.
Renseignements sur l'établissement des coûts Les OSC doivent recommander au CT les tarifs que l'on doit demander aux ministères clients pour l'utilisation des services facultatifs (sauf si le pouvoir d'établir les tarifs a été délégué à l'OSC).

Il revient aux OSC d'estimer ce qui leur en coûte au total pour fournir des services facultatifs (et des services obligatoires non financés par des crédits) en se fondant sur les principes de la Politique sur les services communs et du Guide d'établissement des coûts du SCT.

Les services facultatifs sont financés principalement par recouvrement intégral des coûts par l'entremise d'un fonds de renouvellement ou d'une autorisation de crédits nets.

Les OSC doivent veiller à ce qu'il n'y ait pas d'inter financement entre les services facultatifs.

Il incombe aux OSC de veiller à ce que, sauf si le ministre responsable en décide autrement, quand les services facultatifs sont financés par un fonds renouvelable, les tarifs demandés aux ministères soient fixés de manière à assurer le recouvrement intégral des coûts de l'OSC, afin que les revenus correspondent aux dépenses de l'opération globale sur une période raisonnable, comme la période de planification de l'OSC. Les tarifs pour un service facultatif en particulier, toutefois, peuvent être établis au taux du marché.
Services de qualité Le Conseil du Trésor encourage les OSC à déléguer des pouvoirs aux ministères pour les aider à satisfaire leurs besoins particuliers.

Les OSC sont tenus d'appuyer la réalisation des objectifs sociaux, économiques et environnementaux à l'échelle de l'administration fédérale lors de l'acquisition ou de la fourniture de produits et de services.

Le dédoublement et le chevauchement de services entre les OSC à cause de décisions antérieures devraient faire l'objet d'une rationalisation le plus rapidement possible.

Les OSC doivent fournir prestement des produits et des services de qualité qui satisfont aux besoins et aux exigences particulières des ministères clients, en portant une attention particulière à la prudence, à la probité et à la meilleure valeur obtenue en contrepartie de l'argent dépensé.

Les OSC doivent créer un environnement conforme à la politique, p. ex., en ce qui a trait à l'orientation vers le service aux clients, en encourageant le choix et la souplesse auprès des ministères et en adoptant un mode de fonctionnement rentable, qui se rapproche des pratiques commerciales et adapté aux besoins des ministères clients.

Les OSC devraient mettre en place un mécanisme d'appel et de recours pour régler les conflits et les problèmes qui surviennent dans la prestation des services aux ministères clients.
Gestion du rendement Établir, de concert avec les ministères et les organismes clients, des normes de services et de rendement utiles et concrètes pour la prestation des services obligatoires, par exemple :
  1. disponibilité et facilité d'accès;
  2. services compétents;
  3. professionnalisme du personnel;
  4. orientation vers le service aux clients;
  5. efficacité de l'administration.
Des éléments de rendement sont décrits dans les ententes sur les niveaux de service des OSC, notamment : objectifs de rendement, mesure du rendement et production de rapports sur le rendement, établissement de liens entre le rendement et les ententes de gestion du rendement (EGR), régimes de surveillance du rendement, évaluations du rendement, analyses comparatives, amélioration continue et conséquences.

Les OSC doivent surveiller le volume commercial, les niveaux de rendement, l'utilisation des ressources, les résultats financiers et les conséquences de la prestation de services communs individuels et faire rapport de ces éléments sur une base annuelle à la partie III du Budget des dépenses ou dans les rapports annuels.

Les gestionnaires de services communs doivent s'assurer de disposer de renseignements pertinents, à jour et fiables touchant le rendement de leurs programmes.

Les données sur le rendement devraient servir à garantir la qualité et la rentabilité des services offerts aux ministères clients, à améliorer la prise de décision à l'égard des programmes et des politiques et à démontrer la gestion efficace et les résultats des services offerts, particulièrement au ministre responsable, au Conseil du Trésor et au Parlement.

Note:

Footnote 1

Les SVI à Statistique Canada ont achevé une vérification interne de leurs activités de vérification en 2010-2011 pour confirmer la conformité de l'organisme à ces normes. Une évaluation externe doit suivre cette année, soit en 2011-2012.

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