Déclaration d'Exportation Canadienne Automatisée - Module de Chargement (DECA - MC)

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Guide de l'utilisateur

Généralités

Pourquoi a-t-on créé le module de chargement?

Les exportateurs souhaitaient disposer d'un mécanisme qui leur permettrait de déclarer par voie électronique leurs exportations destinées à d'autres pays que les États-Unis, au lieu de le faire sur papier. C'est pourquoi on a créé et mis en œuvre le programme de la DECA.

Dans le cadre de ce programme, on a créé un logiciel pour Windows qui permet de remplir et de transmettre le formulaire B13A par voie électronique. Ce logiciel a été mis à la disposition des participants au programme; ceux-ci peuvent l'utiliser pour remplir et transmettre (par Internet) leurs déclarations d'exportation, pour chaque expédition et depuis leur lieu de travail.

Cependant, certains exportateurs ont indiqué que même s'ils aimaient le concept du logiciel pour la DECA, celui-ci faisait « double emploi » puisque tous les renseignements requis étaient déjà entrés dans leur système interne existant. Ils ont également fait savoir que compte tenu du nombre de déclarations qu'ils avaient à remplir tous les jours, il n'était pas raisonnable, du point de vue commercial, de « refaire » leurs déclarations d'exportation uniquement pour pouvoir les soumettre par voie électronique.

Les exportateurs ont donc proposé que nous offrions, outre le logiciel pour la DECA, la possibilité d'utiliser les renseignements déjà stockés dans leur système interne comme données d'entrée pour la DECA. C'est pourquoi on a créé le Module de Chargement.

Qui devrait utiliser ce module?

  • Les exportateurs et les mandataires qui souhaitent soumettre par voie électronique leurs déclarations d'exportation au gouvernement du Canada et qui disposent déjà d'un système interne qui crée tous les documents de transport (y compris un formulaire B13A sur papier).
  • Les exportateurs qui déclarent actuellement leurs exportations en participant au programme de Déclaration sommaire, à partir de données générées par un système interne.

À quoi sert le module de chargement?

Ce module a été conçu pour permettre à l'utilisateur d'effectuer les opérations suivantes :

  • formater les informations stockées sur le système interne existant d'après les exigences de la DECA;
  • transférer les fichiers non hiérarchiques ainsi obtenus vers le module de chargement de la DECA;
  • se mettre en liaison avec le module de chargement pour établir un rapport unique d'appariement et de validation;
  • transférer les fichiers validés vers le logiciel de la DECA pour produire des déclarations d'exportation électroniques;
  • transmettre les déclarations d'exportations produites au gouvernement du Canada, par voie électronique (à l'aide du logiciel de la DECA).

Qui, au sein de mon organisation, devrait s'occuper du formatage de notre système interne d'après les exigences de la DECA?

Généralement, cette tâche devrait être effectuée par un membre de votre section d'informatique. Ce pourrait être la personne responsable de la création de votre « système interne de production de documents de transport », ou la personne responsable du soutien technique. Il est à noter que le module de chargement est une solution technique qui requiert un certain investissement initial de la part de l'organisation qui l'utilise.

Comment puis-je savoir si ce module convient à mon organisation?

Avant de vous engager dans ce projet, nous vous conseillons de suivre les points énoncés ci-après.

  1. Évaluation des besoins actuels.
    Combien de déclarations remplissons-nous par jour ou par mois?
    Le nombre de déclaration justifie-t-il la participation de la section d'informatique?
    Ou vaut-il mieux utiliser la solution « clés en main » qui est offerte par le logiciel DECA?
  2. Visionnement de la version de démonstration ScreenCam du logiciel DECA.
    On peut accéder à cette version de démonstration par l'intermédiaire du page principale de la DECA ou en faisant la demande au Service d'assistance de la DECA de Statistique Canada (1-800-257-2434 ou 1-613-951-6291).
  3. Consultation de votre organisation.
    Votre organisation souhaite-t-elle suivre cette voie?
    Possède-t-elle la capacité technique pour transmettre des formulaires chiffrés par protocole de transfert de fichiers ou par courrier électronique sur Internet? N'oubliez pas que le logiciel de chiffrement et de transfert est déjà inclus dans le logiciel DECA. Tout ce qu'un utilisateur doit avoir est un accès à Internet. Même si votre organisation est protégée par une « cloison de sécurité », le logiciel permet à votre responsable de la section d'informatique de configurer le « volet cloison de sécurité » (dans le logiciel de la DECA) pour qu'il soit possible de transmettre des fichiers.
  4. Obtention du logiciel.
    Le module de chargement  est inclus avec le logiciel DECA. Comme nous l'avons mentionné précédemment, le module de chargement transfère un fichier d'entrée vers le logiciel DECA, afin d'utiliser les protocoles de transfert qu'il contient. Le logiciel de la DECA et le module de chargement sont offerts gratuitement à tous les utilisateurs dès l'inscription au Programme de la DECA. Il est possible de télécharger le logiciel depuis le page principale de la DECA ou à partir d'un CD-ROM.

Pour acquérir le logiciel et pour obtenir le code d'activation pour le module de chargement, veuillez communiquer avec le Service d'assistance de la DECA de Statistique Canada :

Téléphone : 1-800-257-2434 / 1-613-951-6291
Télécopieur : 1-888-269-5305 / 1-613-951-6823
Courriel : export@canada.ca

Installation du module de chargement

Reportez-vous au guide d'installation.

Fichier d'entrée requis par le Module de Chargement

Chaque fichier d'entrée du Module de Chargement doit respecter un format bien spécifique. Un fichier peut contenir l'information de plusieurs formulaires B13A. L'information pour un formulaire B13A spécifique est composé de cinq types différents d'enregistrements: En-tête, Détail, Permis, Conteneur et Référence. Une lettre est associée à chacun des types d'enregistrement: H: En-tête (Header), D: Détail, P: Permis, C: Conteneur, R: Référence. Le premier caractère de chaque ligne dans le fichier est le type d'enregistrement et identifie le type d'information contenue dans la ligne. Les deux premiers types d'enregistrement (En-tête et Détail) sont obligatoires. Les trois derniers types d'enregistrement (Permis, Conteneur et Référence) sont optionnels. Chaque formulaire B13A doit contenir un et un seul enregistrement d'en-tête et au moins un enregistrement de détail. Tous les enregistrements associés à un formulaire B13A doivent se suivre (être groupés ensemble) et doivent être dans un ordre spécifique.

Fichier d'entrée requis par le Module de Chargement
Ordre dans lequel placer les enregistrements Type d'enregis-trement Description Nombre minimum d'enregistrements pour ce type par formulaire B13A Nombre maximum d'enregistrements pour ce type par formulaire B13A
1 H En-tête (Header) 1 1
2 D Détail 1 Aucun maximum
3 P Permis 0 Aucun maximum
4 C Conteneur 0 Aucun maximum
5 R Référence 0 Aucun maximum

EXEMPLE

Voici un exemple d'un fichier d'entrée qui contient trois formulaires B13A. Le premier formulaire B13A a seulement une ligne de détail, aucun permis, aucun conteneur et aucune référence.  Le deuxième formulaire B13A a deux lignes de détail, aucun permis, trois conteneurs et aucune référence.  Le troisième formulaire a trois lignes de détail, trois permis, deux conteneurs et une référence.

H + autres champs d'en-tête pour le premier formulaire B13A
D + autres champs de détail
H + autres champs d'en-tête pour le deuxième formulaire B13A
D + autres champs de détail
D + autres champs de détail
C + numéro de conteneur
C + numéro de conteneur
C + numéro de conteneur
H + autres champs d'en-tête pour le troisième formulaire B13A
D + autres champs de détail
D + autres champs de détail
D + autres champs de détail
P + numéro de permis
P + numéro de permis
P + numéro de permis
C + numéro de conteneur
C + numéro de conteneur
R + numéro de référence

Parcours du module de chargement

Lancement du module de chargemen

Pour lancer le module de chargement, cliquez sur le bouton Démarrer affiché au bas de l'écran. Puis, passez à Programmes à DECA à DECA_MC 2018.

Code d'activation

Avant que le Module de Chargement puisse être utilisé pour la première fois, un code d'activation doit être entré. Ce code d'activation doit être entré une seule fois et il est disponible gratuitement.

La fenêtre d'activation, qui s'affiche lorsqu'on accède au «Module de chargement» pour la première fois.

Écran d'accueil

Suite au lancement du logiciel, l'écran d'accueil est le premier à s'afficher.

DECA MC - Écran d'accueil

  1. Le logiciel peut être lancé en français ou en anglais : il suffit de choisir l'option correspondante.
  2. Une fois que la langue a été choisie, cliquez sur le bouton « Continue / Continuer ».

Écran principal du module de chargement

Chaque section et chaque commande de ce formulaire sont numérotées. Si vous comprenez la fonction de chaque section et de chaque commande numérotée de l'écran principal, vous pouvez utiliser avec efficacité le module de chargement.

Il s'agit d'une capture de l'écran principal du «Module de chargement».

1. Emplacement du fichier d'entrée

Cliquez sur le bouton qui comporte les trois points, « … » à côté de la boîte "Fichier d'entrée" afin de parcourir les répertoires et de trouver l'endroit où se trouve ce fichier.

Une fois que vous avez repéré ce répertoire, sélectionnez le fichier d'entrée puis cliquez sur Ouvrir.

Exemple :

La fenêtre de recherche du fichier d'entrée, où l'utilisateur peut sélectionner et charger le répertoire renfermant le fichier d'entrée.

2. Emplacement de la base de données de la DECA

Cliquez sur le bouton qui comporte les trois points, « … » à côté de la boîte de l'emplacement de la base de données de la DECA afin de parcourir les répertoires et de trouver l'endroit où se trouve cette base de données. Une fois que vous avez repéré ce répertoire, sélectionnez le fichier de la base de données (appelé CAED_DB.accdb) puis cliquez sur Ouvrir. L'emplacement du fichier de la base de données est précisé dans la boîte prévue à cet effet.

Si vous utilisez la version autonome de la DECA, cette base de données est la suivante : C:\CAED\Data\CAED_DB.accdb, si vous n'avez pas changé le répertoire d'installation proposé par défaut par le logiciel de la DECA.

Exemple :

La fenêtre de recherche de la base de données de la DECA, où l'utilisateur peut parcourir les répertoires de fichiers et trouver l'emplacement de la base de données.

3. Listes de description de code de la DECA

La section suivante du formulaire du module de chargement de la DECA porte sur les listes de description de code de la DECA. À cette section, on indique la langue (français ou anglais) des données figurant dans le fichier d'entrée. On peut utiliser le module de chargement en anglais même si les données se trouvent en français et vice versa. Il est essentiel que la bonne langue soit choisie, car des bibliothèques différentes sont utilisées pour chaque langue durant le processus de codage et de validation.

4. Table des codes du Système harmonisé (SH)

Même si le logiciel de la DECA permet d'utiliser uniquement le codes d'exportation SH canadiens prédéfinis à huit chiffres, on a reconnu que de nombreux systèmes internes existants utilisent les codes d'importation canadien ou américain à dix chiffres. C'est pourquoi on a ajouté des options afin de permettre aux utilisateurs de choisir un des deux niveaux de codage SH qui correspond à celui de leur système interne existant.

Lorsqu'on choisit le code d'exportation canadien à huit chiffres, le module n'autorise que des codes SH à huit chiffres valides. Des codes non valides font avorter le processus de validation jusqu'à ce qu'ils soient corrigés à la source.

Lorsqu'on choisit le code d'importation américain ou canadien à dix chiffres, le module de chargement valide le code SH jusqu'au niveau de six chiffres. L'utilisateur doit alors choisir le code d'exportation SH à huit chiffres approprié sur la liste déroulante qui apparaît à l'écran.

Il faut se rappeler qu'une fois qu'une « relation » a été établie, le système ne va plus inviter l'utilisateur à effectuer un choix s'il rencontre la même description (ou le même code) lors de chargements de fichiers subséquents. Jusqu'à ce que la « relation » en question soit supprimée (voir section 8, Bouton Gérer les correspondances), le module de chargement va reconnaître automatiquement le code ou la description tels qu'ils ont été « établis ».

5. Règles de validation

Il y a une période de transition durant laquelle vous pourrez choisir les règles de validation à utiliser entre les règles de validation précédentes, ou les dernières règles de validation. Cette période de transition est nécessaire parce que les changements au cliché d'article ou aux règles de validation peuvent avoir un impact sur votre système informatique que vous utilisez pour créer les fichiers d'entrées. La période de transition doit être utilisée par vos spécialistes en informatique  pour adapter votre système pour qu'il respecte le nouveau cliché d'article et les nouvelles règles de validation.

Les règles de validation précédentes vont normalement avoir une date d'expiration qui est affichée à côté de l'option « Règles précédentes ». Vous pouvez utiliser les règles de validation précédentes jusqu'à la date d'expiration, mais quand celles-ci seront expirées, vous serez forcé d'utiliser les dernières règles de validation. Note: les règles de validation précédentes utilisent aussi le cliché d'article de la version précédente du module de chargement. Il y a eu des changements au cliché d'article et vous devrez modifier votre fichier d'entrée avant de pouvoir utiliser les dernières règles de validation.

6. Bouton Lire le fichier

Lorsqu'on clique sur ce bouton, le module de chargement lit le fichier d'entrée mentionné dans la section « Fichier à charger  » et le transfère dans une base de données temporaire appelée « CAED_DLM.accdb ». Puis, le système vérifie chacun des enregistrements afin de s'assurer qu'ils comprennent le bon nombre de champs (soit 75 pour les enregistrements d'en-tête et 15 pour les enregistrements de détails). En cas de problème durant le processus, une erreur est signalée et un compte rendu de toutes les erreurs qui sont survenues durant le processus de lecture est produit. Ces erreurs dans le fichier d'entrée doivent être réglées pour que ce fichier puisse être lu correctement. Si aucune erreur n'est présente, les données de la base de données CAED_DLM deviennent la source pour le reste du processus et le bouton «Coder et valider» est activé.

7. Bouton Coder et valider

Le logiciel DECA comporte une fonction révolutionnaire qui permet de convertir et/ou de valider neuf champs de texte en jeux de codes numériques avant le chiffrement et la transmission électronique de la déclaration d'exportation à Statistique Canada. Ainsi, pour importer les descriptions du système interne existant de l'utilisateur de ces champs dans le logiciel DECA, ce processus doit absolument être émulé.

Par conséquent, pendant le processus de mise en correspondance, le module de chargement permet à l'utilisateur d'établir des relations pour chaque description (ou code) inconnue que l'assistant repère dans l'un de ces neuf champs. Les champs qui sont mis en correspondance sont les suivants : province, pays, raison d'exportation, moyen de transport, port de sortie, unité de mesure de poids, liste de devises, code SH-10 et unité de mesure.

Par exemple, si dans le système interne existant de l'utilisateur le champ « province d'origine » contient l'abréviation BC au lieu de Colombie-Britannique, l'assistant de mise en correspondance invitera l'utilisateur à rechercher la province qui correspond en présentant une liste déroulante. L'assistant indique automatiquement la correspondance la plus probable. Une fois que l'utilisateur a approuvé une « relation », lorsque l'assistant repère BC par la suite, il fait automatiquement correspondre cet élément au jeu de code établi de la DECA sans demander de précision à l'utilisateur.

Vous pouvez cliquer sur le bouton "Ignorer" dans l'écran "Assistant Codage" pour sauter par dessus le codage du champ affiché à l'écran. En cliquant sur le bouton "Ignorer", vous allez générer une erreur pour ce champ durant l'étape de validation, mais ça va vous permettre de sauter par dessus un codage spécifique plutôt que de faire avorter l'ensemble du processus de codage et de validation. Ceci est utile dans les cas où vous êtes incertain du bon code DECA qui devrait être sélectionné pour la mise en correspondance, et que vous voulez continuer le processus de codage pour les autres champs dans votre fichier d'entrée.

Écran assistant de mappage

Lorsqu'on clique sur le bouton «Coder et valider», le module de chargement exécute sur le fichier « CAED_DLM.accdb » les opérations décrites ci-après.

  • Tout d'abord, l'assistant de mise en correspondance est activé en vue de l'appariement des neuf champs précisés (qui figurent dans les enregistrements En-tête et Détails) d'après les jeux de codes et les descriptions de la DECA.
  • Le module vérifie tous les champs dans le fichier d'entrée afin de déterminer si leur format est adéquat et que tous les champs obligatoires sont présents. (Pour plus de détails sur les critères de la validation, reportez-vous aux colonnes Format et Obligatoire de la structure des enregistrements En-tête et Détail, qui figurent à l'annexe A).

**Remarque** Si un élément d'information quelconque ne peut être validé, le module de chargement affiche un compte rendu précisant le ou les éléments qui doivent être corrigés et leur emplacement exact dans le fichier source. Une fois que tous les éléments refusés ont été corrigés à la source, le module de chargement peut être relancé.

8. Bouton Gérer les correspondances

Une fois qu'une relation a été établie ou apprise, elle est stockée dans l'une des neuf tables. Pour modifier une relation, on fait appel à la fonction de gestion de la mise en correspondance. Puis, on sélectionne la table voulue et toutes les relations de cette table peuvent être affichées et annulées au besoin. Pour annuler une relation inutile, il suffit de la mettre en évidence puis de cliquer sur le bouton « Effacer » qui figure à la partie inférieure de l'écran.

Fenêtre affichant le \ "Gérer Mappages \" écran qui permet aux utilisateurs de modifier ou de supprimer les tables de relations créées.

9. Bouton Charger dans DECA

Une fois que la mise en correspondance et la validation sont terminées, le bouton « Charger dans DECA » est activé. Quand vous cliquez sur le bouton "Charger dans DECA", un numéro de formulaire unique est généré pour chaque formulaire qui a été traité dans le module de chargement. Les formulaires validés sont ensuite chargé dans le logiciel DECA. Puis, un message s'affiche : « Chargement complété ». Si un ou plusieurs formulaires ne peuvent être transférés dans la DECA, un message d'erreur sera affiché avec le numéro de licence, la clé de formulaire du fichier d'entrée, et le numéro de formulaire généré pour chaque formulaire qui n'a pu être transféré.

10. Bouton Quitter

Enfin, cliquez sur le bouton « Quitter » qui figure à la partie inférieure de l'écran puis passez à la dernière étape du processus, soit la transmission des données à l'aide du logiciel DECA.

Annexe A – Structure des enregistrements du fichier En-tête

* La liste des champs représente l'ordre dans lequel ils sont placés dans le fichier d'en-tête.
** Les éléments qui figurent en caractères italiques gras sont convertis en codes DECA pendant la mise en correspondance.
*** Si vous utilisez les règles de validation précédentes, vous devez utiliser le cliché d'article de la version précédente du module de chargement des données.

Structure des lignes d'en-tête

Structure des lignes d'en-tête
#Champ. Pos. début Pos. fin Nom du champ Longueur Format Obligatoire
1 1 1 Type de ligne 1 Doit contenir "H" Oui
2 2 7 Pas utilisé 6   N/A
3 8 13 Numéro d'autorisation de l'exportateur 6  AA9999 Oui
4-5-6 14 17 Pas utilisé 4   N/A
7 18 28 Clé de formulaire 11   Oui
8 29 98 Nom de l'exportateur 70   Oui
9 99 113 Numéro d'entreprise 15 999999999RM9999 Oui
10 114 183 Rue de l'exportateur 70   Oui
11 184 218 Ville de l'exportateur 35   Oui
12 219 221 Pas utilisé 3   N/A
13 222 251 Province/État de l'exportateur 30   Oui, si le pays de l'exportateur est Canada ou États-Unis.
14 252 253 Pas utilisé 2   N/A
15 254 273 Pays de l'exportateur 20   Oui
16 274 288 Code postal/zip de l'exportateur 15   Oui, si le pays de l'exportateur est Canada ou États-Unis.
17 289 298 Téléphone de l'exportateur 10 9999999999 Non
18 299 302 Poste (tél.) de l'exportateur 4 9999 Non
19 303 312 Fax de l'exportateur 10 9999999999 Non
20 313 382 Nom du destinataire 70   Oui
21 383 452 Rue du destinataire 70   Oui
22 453 487 Ville du destinataire 35   Oui
23 488 517 Province/État du destinataire 30   Non
24 518 519 Pas utilisé 2   N/A
25 520 539 Pays du destinataire 20   Oui
26 540 545 Numéro d'autorisation du fournisseur de services 6  AA9999
Le deuxième caractère devrait être "A".
Oui, si le Statut du certificateur = 2 (Autre)
27 546 615 Nom du fournisseur de services 70   Oui, si vous utilisez un fournisseur de services
28 616 685 Rue du fournisseur de services 70   Non
29 686 720 Ville du fournisseur de services 35   Non
30 721 723 Pas utilisé 3   N/A
31 724 753 Province/État du fournisseur de services 30   Non
32 754 755 Pas utilisé 2   N/A
33 756 775 Pays du fournisseur de services 20   Non
34 776 790 Code postal/zip du fournisseur de services 15   Non
35 791 800 Téléphone du fournisseur de services 10 9999999999 Oui, si vous utilisé un fournisseur de services.
36 801 804 Poste (tél.) du fournisseur de services 4 9999 Non
37 805 874 Nom du certificateur 70   Oui
38 875 944 Rue du certificateur 70   Oui
39 945 979 Ville du certificateur 35   Oui
40 980 982 Pas utilisé 3   N/A
41 983 1012 Province/État du certificateur 30   Oui
42 1013 1014 Pas utilisé 2   N/A
43 1015 1034 Pays du certificateur 20   Oui
44 1035 1049 Code postal/zip du certificateur 15   Oui
45 1050 1059 Téléphone du certificateur 10 9999999999 Oui, si le pays du certificateur est Canada ou États-Unis.
46 1060 1063 Poste (tél.) du certificateur 4 9999 Non
47 1064 1073 Fax du certificateur 10 9999999999 Non
48 1074 1143 Nom de la compagnie du certificateur 70   Oui
49 1144 1144 Statut du certificateur 1 1=Exportateur,
2=Autre
Oui
50 1145 1154 Poids brut des marchandises 10 Nombre sans symbole de groupement des chiffres et le point comme symbole décimal. Maximum de 3 décimales. Oui
51 1155 1157 Pas utilisé 3   N/A
52 1158 1207 Unité de mesure de poids brut des marchandises 50   Oui
53 1208 1223 Pas utilisé 16   N/A
54 1224 1239 Frais de transport 16 Nombre sans symbole de groupement des chiffres et le point comme symbole décimal. Maximum de 2 décimales. Oui
55 1240 1242 Pas utilisé 3   N/A
56 1243 1292 Devise de la valeur déclarée des marchandises 50   Oui
57 1293 1293 Pas utilisé 1   N/A
58 1294 1313 Moyen de transport 20   Oui
59 1314 1315 Pas utilisé 2   N/A
60 1316 1365 Motif d'exportation 50   Oui, si les biens ne sont pas vendus.
61 1366 1395 Nom du navire 30   Oui, si le mode de transport est maritime.
62 1396 1397 Pas utilisé 2   N/A
63 1398 1417 Pays de destination finale 20   Oui
64 1418 1425 Date de l'exportation 8 AAAAMMJJ Oui
65 1426 1429 Pas utilisé 4   N/A
66 1430 1479 Port de sortie 50   Oui
67 1480 1483 Pas utilisé 4   N/A
68 1484 1533 L'adresse courriel du certificateur 50   Oui
69 1534 1537 Nombre de paquets 4   Oui
70 1538 1540 Pas utilisé 3   N/A
71 1541 1560 Genre de paquets 20   Oui
72 1561 1595 Nom du transporteur, du transitaire ou du groupeur de marchandises 35   Oui
73 1596 1620 Numéro du document de transport 25   Oui
74 1621 1630 Pas utilisé 10   N/A
75 1631 1649 Pas utilisé 19   N/A
76 1650 1652 Pas utilisé 3   N/A

Structure des lignes de détail

Structure des lignes de détail
#Champ. Pos. début Pos. fin Nom du champ Longueur Format Obligatoire
1 1 1 Type de ligne 1 Doit être "D" Oui
2 2 3 Pas utilisé 2   N/A
3 4 23 Pays d'origine 20   Oui
4 24 25 Pas utilisé 2   N/A
5 26 55 Province d'origine 30   Oui
6 56 65 Code SH 10 99999999 ou 9999999999 Oui
7 66 320 Description du produit 255   Oui
8 321 350 Numéro d'identification du moyen de transport 30   Oui, pour certains codes SH.
9 351 364 Pas utilisé 14   N/A
10 365 367 Pas utilisé 3   N/A
11 368 417 Pas utilisé 50   N/A
12 418 431 Quantité 14  Nombre sans symbole de groupement des chiffres et le point comme symbole décimal. Maximum de 3 décimales. Oui et ne peut être zéro.
13 432 434 Pas utilisé 3   N/A
14 435 484 Unité de mesure 50   Oui
15 485 500 Valeur franco à bord du bureau de sortie 16  Nombre sans symbole de groupement des chiffres et le point comme symbole décimal. Maximum de 2 décimales. Oui

Note : Le champ « Province d'origine » doit être mis en correspondance avec une province/territoire Canadien, même si le pays d'origine n'est pas le Canada. Si les marchandises que vous exportez ont été importées au Canada et sont exportées dans les mêmes conditions, indiquez la province à partir de laquelle les marchandises ont été expédiées.

Structure des lignes de permis

Structure des lignes de permis
#Champ. Pos. début Pos. fin Nom du champ Longueur Format Obligatoire
1 1 1 Type de ligne 1 Doit être "P" Oui
2 2 36 Numéro du permis 35   Oui

Note : Ce type d'enregistrement n'est pas obligatoire.

Structure des lignes de conteneurs

Structure des lignes de conteneurs
#Champ. Pos. début Pos. fin Nom du champ Longueur Format Obligatoire
1 1 1 Type de ligne 1 Doit être "C" Oui
2   26 Numéro du conteneur 25   Oui

Note: Ce type d'enregistrement n'est pas obligatoire.

Structure des lignes de références

Structure des lignes de références
#Champ. Pos. début Pos. fin Nom du champ Longueur Format Obligatoire
1 1 1 Type de ligne 1 Doit être "R" Oui
2 2 36 Numéro de référence 35   Oui

Note: Ce type d'enregistrement n'est pas obligatoire.

Annexe B – Glossaire des erreurs

Pour chaque champ, des erreurs peuvent survenir pendant l'exécution du module de chargement du logiciel DECA. La première lettre du numéro d'une erreur indique de quel type d'enregistrement le champ provient (H = En-tête, D = Détails, C = Conteneur, P = Permis, et E = erreur générale). Après la première lettre figure un numéro : il s'agit de celui du champ qui comprend l'erreur. La dernière lettre du numéro précise le type de l'erreur. Cinq types généraux d'erreur peuvent se produire dans le module de chargement : champ obligatoire manquant (M), type de données ou validation (I), code inactif  (A), avertissements (W), et autres erreurs.

Ainsi, l'erreur « H10M » indique que le problème se trouve dans l'enregistrement En-tête, dans le champ numéro 10 (Rue de l'exportateur), et que ce champ obligatoire est absent.

Si le code d'erreur se termine par la lettre « I », le champ correspondant comprend un type de données ou une valeur non valide. Par exemple, l'erreur « H49I » pourrait être produite pour le champ 49 (Statut du certificateur). Le champ 49 doit comporter le chiffre 1 ou 2 et si les données entrées dans ce champ ne respectent pas cette exigence (par exemple si « 7 » est entré), l'erreur « H49I » est indiquée.

Un code d'erreur qui fini par la lettre « M » indique qu'un champ obligatoire est manquant. Par exemple, les champs 3, 8 et 9 dans une ligne d'en-tête sont obligatoires (voir la structure des enregistrements à l'annexe A, pour déterminer les champs obligatoires) et une erreur est ainsi signalée si un de ceux-ci manque.

Un code d'erreur qui fini par la lettre « A » indique qu'un champ a été codé à une valeur qui n'est plus active. Par exemple, si une valeur pour le champ #13 « Province/État de l'exportateur » avait antérieurement été codé à "Yukon/T.N.-O.", l'erreur "H13A" sera générée si la valeur codé n'est pas mise à jour, puisque "Yukon/T.N-O." n'est plus une province active.

Un code d'erreur qui fini par « W » est un avertissement. Ces avertissements vont être affichés dans le rapport d'erreur, mais ils n'empêchent pas le formulaire d'être chargé dans la DECA. Par exemple, si dans une ligne de détail le champ #3 "Pays d'origine" est "États-Unis", l'avertissement "D03W" sera généré. Si ceci est la seule erreur/avertissement, le formulaire peut qu'en même être transféré dans la DECA.

Parmi les « autres erreurs », on peut retrouver par exemple l'erreur « E001 ». Cette erreur peut se produire lorsque le module de chargement vérifie si au moins un enregistrement de détail est présent pour chaque enregistrement d'en-tête. S'il établit qu'un enregistrement d'en-tête ne correspond à aucun enregistrement de détail, l'erreur « E001 » est produite. Le numéro des erreurs de la catégorie « autres erreurs » ne comporte aucune lettre à la fin. Précisons en outre que le champ 0, dont le nom est « sans objet », est indiquée avec les autres erreurs produites. En effet, ces erreurs ne se rapportent pas à un champ particulier, mais plutôt à l'ensemble de l'enregistrement.

Toutes les erreurs qui peuvent être produites par le module de chargement sont décrites ci-après. Ces erreurs ont été regroupées en cinq listes : erreurs pour une ligne En-tête, erreurs pour une ligne Détail, erreurs pour une ligne conteneur, erreurs pour une ligne permis, et autres erreurs. Un exemple de compte rendu d'erreurs est présenté à l'annexe C. On y indique également comment interpréter les erreurs du compte rendu et on donne des conseils pour régler les erreurs dans votre fichier d'entrée.

Liste des erreurs pour une ligne En-tête

Liste des erreurs pour une ligne En-tête
# Champ Nom du champ # Erreur Message
2 Numéro de licence H02I Numéro de licence non valide.
H02M Valeur absente.
3 Numéro d'autorisation de l'exportateur H03I Numéro d'autorisation non valide. Bon format AA9999.
H03M Valeur absente.
5 Type de Source H05I Type de source invalide.
H05M Valeur absente.
6 Type de Transaction H06I Type de transaction invalide.
H06M Valeur absente.
8 Nom de l'exportateur H08M Valeur absente.
9 Numéro d'entreprise H09I Numéro d'entreprise non valide. Bon format: 999999999RM9999.
H09M Valeur absente.
10 Rue de l'exportateur H10M Valeur absente.
11 Ville de l'exportateur H11M Valeur absente.
13 Province/État de l'exportateur H13I Province/État non valide.
H13M Valeur absente.
H13A Province/État inactif.
15 Pays de l'exportateur H15I Pays non valide
H15M Valeur absente.
H15A Pays inactif.
16 Code postal/zip de l'exportateur H16I Code postal non valide. Bon format: A9A9A9.
H16M Valeur absente.
17 Téléphone de l'exportateur H17I Numéro de téléphone non valide. Bon format: 9999999999.
18 Poste (tél.) de l'exportateur H18I Extension invalide. Bon format: 0000.
19 Fax de l'exportateur H19I Numéro de télécopieur non valide. Bon  format: 9999999999.
20 Nom du destinataire H20M Valeur absente.
21 Rue du destinataire H21M Valeur absente.
22 Ville du destinataire H22M Valeur absente.
25 Pays du destinataire H25I Pays non valide.
H25M Valeur absente.
H25A Pays inactif.
26 Numéro d'autorisation du fournisseur de services H26I Numéro d'autorisation du fournisseur de services non valide. Bon format: AA9999
H26M Valeur absente.
27 Nom du fournisseur de services H27I Nom du fournisseur de services invalide.
H27M Valeur absente.
28 Rue du fournisseur de services H28I Rue du fournisseur de services invalide.
H28M Valeur absente.
29 Ville du fournisseur de services H29I Ville du fournisseur de services invalide.
H29M Valeur absente.
31 Province/État du fournisseur de services H31I Province/État du fournisseur de services invalides.
H31M Valeur absente.
H31A Province/État du fournisseur de services inactif.
33 Pays du fournisseur de services H33I Pays du fournisseur de services invalide.
H33M Valeur absente.
H33A Pays du fournisseur de services inactif.
34 Code postal/zip du fournisseur de services H34I Code postal non valide. Bon format: A9A9A9.
H34M Valeur absente.
35 Téléphone du fournisseur de services H35I Numéro de téléphone on valide. Bon format: 9999999999.
H35M Valeur absente.
36 Poste (tél.) du fournisseur de services H36I Extension invalide. Bon format: 0000.
37 Nom du certificateur H37M Valeur absente.
38 Rue du certificateur H38M Valeur absente.
39 Ville du certificateur H39M Valeur absente.
41 Province/État du certificateur H41I Province/État non valide.
H41M Valeur absente.
H41A Province/État inactif.
43 Pays du certificateur H43I Pays non valide
H43M Valeur absente.
H43A Pays inactif.
44 Code postal/zip du certificateur H44I Code postal non valide.
H44M Valeur absente.
45 Téléphone du certificateur H45I Numéro de téléphone non valide. Bon format: 9999999999.
H45M Valeur absente.
46 Poste (tél.) du certificateur H46I Extension invalide. Bon format: 0000.
47 Fax du certificateur H47I Numéro de télécopieur non valide. Bon format: 9999999999.
48 Nom de la compagnie du certificateur H48M Valeur absente.
49 Statut du certificateur H49I Statut du certificateur non valide.
H49M Valeur absente.
50 Poids brut des marchandises H50I Le poids brut de la marchandise doit être un nombre.
H50M Valeur absente.
52 Unité de mesure du poids brut des marchandises H52I L'unité de mesure du poids brut est non valide.
H52M Valeur absente.
H52A L'unité de mesure du poids brut est inactif.
54 Frais de transport H54I Frais de transport non valide. La valeur doit être un nombre.
H54M Valeur absente.
56 Devise de la valeur déclarée des marchandises H56I La devise de la valeur déclarée des marchandises est non valide.
H56M Valeur absente.
H56A La devise de la valeur déclarée des marchandises est inactive.
58 Moyen de transport H58I Moyen de transport non valide.
H58M Valeur absente.
60 Motif d'exportation H60I Raison d'exportation non valide.
H60A Raison d'exportation inactif.
61 Nom du navire H61I Nom de bateau non valide.
H61M Valeur absente.
63 Pays de destination finale H63I Pays de destination finale non valide.
H63M Valeur absente.
H63A Pays de destination finale inactif.
64 Date d'exportation H64I Date non valide. Bon format: AAAAMMJJ.
H64M Valeur absente.
66 Port de sortie H66I Port de sortie non valide.
H66M Valeur absente.
H66A Port de sortie inactif.
68 L'adresse courriel du certificateur H68I L'adresse courriel du certificateur non valide.
H68M Valeur absente.
69 Nombre de paquets H69I Le nombre de paquets doit être un nombre entier
H69M Valeur absente.
71 Genre de paquets H71M Valeur absente.
72 Nom du transporteur, du transitaire ou du groupeur H72M Valeur absente.
73 Numéro du document de transport H73I Le numéro du document de transport n'est pas valide.
H73M Valeur absente.
74 Timestamp H74I Horodateur non valide. Bon format: AAAA-MM-JJ HH:MM:SS
H74M Valeur absente.

Liste des erreurs pour une ligne Détail

Liste des erreurs pour une ligne Détail
#Champ Nom du champ #Erreur Message
3 Pays d'origine D03I Pays non valide.
D03M Valeur absente.
D03A Pays inactif.
D03W Avertissement. Toutes les marchandises provenant des État-Unis exportées au Canada sont assujetties à des contrôles d'exportation. Quand aucun permis d'exportation individuel n'est applicable, vous devez citer "Licence Générale d'Exportation 12" (LGE 12).
5 Province of origine D05I Province non valide
D05M Valeur absente.
D05A Province/État inactif.
6 Code SH D06I Code SH non valide.
D06M Valeur absente.
7 Description du produit D07M Valeur absente.
8 Numéro d'identification du moyen de transport D08I Le numéro d'identification du moyen de transport est non valide.
D08M Valeur absente.
12 Quantité D12I Quantité non valide. La valeur doit être un nombre et ne peut être zéro.
D12M Valeur absente.
14 Unité de mesure D14I Unité de mesure invalide pour ce code SH.
D14M Valeur absente.
D14A Unité de mesure inactive.
15 Valeur franco à bord du bureau de sortie D15I La valeur doit être un nombre.
D15M Valeur absente.

Liste des erreurs pour une ligne Conteneur

Liste des erreurs pour une ligne Conteneur
#Champ Nom du champ #Erreur Message
2 Numéro de conteneur C02I Numéro de conteneur non valide.
C02W Avertissement. Ce champ doit être rectifié pour inclure le numéro du conteneur au moins deux heures avant que les biens soient chargés sur le moyen de transport pour l'exportation. NOTE: À DÉTERMINER n'est pas une option quand les biens sont exportés par la route.

Liste des erreurs pour une ligne Permis

Liste des erreurs pour une ligne Permis
#Champ Nom du champ #Erreur Message
2 Numéro de permis P02I Numéro de permis non valide.
P02W Avertissement. Vous devez entrer un numéro de permis d'exportation quand les biens sont destinés à un pays sur liste des pays visés du Canada.

Liste des autres erreurs

Liste des autres erreurs
#Champ Nom du champ #Erreur Message
0 N/A E001 Enregistrement d'en-tête sans enregistrement de détail correspondent.
0 N/A E002 Le fichier d'entrée doit commencer avec une ligne d'en-tête.
0 N/A E003 La longueur de ligne d'en-tête est invalide.
0 N/A E004 La longueur de ligne de détail est invalide.
0 N/A E005 La longueur de ligne de permis est invalide.
0 N/A E006 La longueur de ligne de conteneur est invalide.
0 N/A E007 La longueur de ligne de référence est invalide.
7 Clé du formulaire E008 Cet enregistrement n'a pas pu être inséré dans la base de données du Module de Chargement parce que le champ CLÉ DE FORMULAIRE n'est pas unique. Changez le champ CLÉ DE FORMULAIRE pour qu'il soit unique.
7 Clé du formulaire E009 Cet enregistrement n'a pas pu être inséré dans la base de données du Module de Chargement parce que le champ CLÉ DE FORMULAIRE dans l'enregistrement d'en-tête est manquant.
0 N/A E010 Type d'enregistrement non valide.

Annexe C – Interprétation du compte rendu des erreurs du module de chargement

Exemple de compte rendu :

Il s'agit d'une capture d'écran d'un exemple de rapport d'erreurs lié au «Module de chargement».

Généralités

Ce compte rendu s'affiche pendant l'exécution du processus de lecture ou de codage et de validation, si des erreurs doivent être réglées pour corriger le fichier d'entrée que l'utilisateur souhaite charger. Chaque ligne du compte rendu précise une erreur à régler. Une fois que l'utilisateur a corrigé tous les problèmes, il doit lire à nouveau le fichier d'entrée: il doit alors cliquer sur le bouton « Lire le fichier ». Les éléments numérotés du compte rendu sont décrits et expliqués ci-après.

1. Colonne de clé de formulaire

La clé de formulaire aide à déterminer l'enregistrement qui comporte une erreur. Cette clé est le septième champ de chaque ligne En-tête.  Elle permet donc de trouver l'enregistrement qui comprend l'erreur.

2. Colonne du numéro de ligne

Cette information ne concerne que les enregistrements de type Détail. C'est une valeur générée en fonction de la position physique de l'enregistrement de détail dans le fichier d'entrée. Un numéro de ligne 3 veut donc dire que c'est le troisième enregistrement Détail après l'enregistrement En-tête avec la clé de formulaire spécifiée.

3. Colonne du numéro de champs

Une fois que vous avez repéré la ligne (enregistrement) qui contient le problème, déterminez le numéro du champ et lisez la description correspondante. Précisons que le numéro du champ concorde avec l'ordre dans lequel les champs figurent dans chaque enregistrement : ainsi, le champ 3 est le troisième de la ligne et le champ 54 est le 54e, ainsi de suite.

4. Description du champ

Cette colonne présente une brève description du contenu du champ. Par exemple,  le champ « Téléphone de l'exportateur » doit contenir un numéro de téléphone.

5. Numéro de l'erreur

Cette colonne précise le numéro de l'erreur qui a été produite pour le champ et l'enregistrement indiqués. Pour une explication de l'interprétation des numéros d'erreur, reportez-vous à l'annexe B.

6. Message d'erreur

Cette colonne décrit l'erreur. Par exemple, le message d'erreur « Valeur non valide. Valeur exigée : A9A9A9 », qui se rapporte à un champ de code postal, indique que la valeur fournie ne respecte pas le format imposé.  La valeur fournie pourrait par exemple être du format « A999A9 » : le deuxième « 9 » du premier groupe devrait plutôt être une lettre.

7. Colonne des données

Cette colonne précise les données qui sont non valides, si possible. Dans le cas d'un champ obligatoire absent, cette colonne est vide.

8. Taille des données

Cette colonne affiche la longueur des données, s'il y a lieu.

9. Taille maximale permise pour le champ

Cette colonne indique la taille maximale permise pour le champ.

Annexe D – Exemple de fichier d'entrée

Input.txt

H      SC0001    20180100007exp. name                                                              123456789RM0001exp. street                                                            exp. city                              Quebec                           Canada              J1J1J1         111111111122223333333333cons.  name                                                            cons.  street                                                           cons. city                          cons. prov.                      Cambodia            SA0001sp  name                                                                sp street                                                              sp city                                                                Saint Lucia         A1A1A1         44444444445555cert. name                                                            cert. street                                                           cert. city                             Alberta                          Canada              K4K4K4         666666666677778888888888cert. company  name                                                    267.8         KGM Kilogram                                                       34.5               Canadian  Dollar                                     Water                                                                    Vessel name                      Afghanistan         20180118    AB-Aden                                                cert@email.com                                    4      paquets             exp. carrier name                  1234UniqueCarrierCode
D  Canada                British Columbia              87019010  Tracteur                                                                                                                                                                                                                                                         ID#123                                                                                             3              Number                                             5000.33
D  Canada                Manitoba                      87011000  Tractors                                                                                                                                                                                                                                                         ID#345                                                                                             2              Number                                             3300.03
Ppermit #1
Ppermit #2
Ccont #1
Ccont #2
Rref #1
Rref #2

Note : Les champs TYPE DE LIGNE ont été mis en évidence afin que vous puissiez déterminer à quel endroit chaque ligne débute.

Annexe E – Changements au cliché d'article du fichier d'entrée et aux règles de validation

Voici la liste des nouvelles erreurs qui peuvent apparaître dans le Module de Chargement de la DECA 18.0:

  1. Une erreur va être générée si le champ "Date d'exportation" (AAAAMMJJ) n'est pas entre "20171201" et "20200131".
Date de modification :