Chapitre 1.6 : Partenariats à recouvrement de coûts

Contexte

En principe, les instituts nationaux de la statistique (INS) peuvent disposer de l'autorité requise pour fournir des services professionnels selon un système de recouvrement des coûts. Cela signifie que le client doit régler tous les frais liés aux services demandés.

La prestation de services à recouvrement des coûts est justifiée par le fait que ces projets contribuent à rehausser la qualité globale des programmes statistiques de l'INS. De fait, s'il ne dispose pas de la capacité nécessaire pour combler rapidement les besoins des organismes clients, l'INS risque de rater des occasions d'accroître la pertinence de ses activités. Autrement dit, le recouvrement des coûts liés aux services statistiques permet de combler des lacunes statistiques qui pourraient perdurer si l'organisme statistique n'a pas reçu directement les budgets nécessaires pour les éliminer, ou si des enquêtes existantes ne sont pas en mesure de combler les besoins en information. Les projets à recouvrement des coûts constituent une façon d'augmenter la pertinence des activités et de répondre aux besoins des utilisateurs de données en leur fournissant de l'information de haute qualité.

Ils permettent aussi aux INS de soutenir un système statistique mieux intégré en évitant les redoublements d'activités et en offrant la possibilité d'occuper un espace dans lequel, autrement, les interventions seraient réparties à l'échelle du système statistique national ou à l'extérieur de celui-ci. Les projets à recouvrement des coûts donnent à l'INS un moyen implicite et plus efficace de coordonner le système statistique national.

Il importe toutefois que les projets à recouvrement des coûts soient conformes au mandat et aux activités courantes de l'organisme statistique. Ils doivent être perçus comme des activités que l'organisme exécuterait de son propre chef s'il disposait des ressources financières requises.

Les activités à recouvrement des coûts peuvent (et doivent souvent) s'étendre à la phase d'analyse des données, à condition que l'analyse demeure neutre sur le plan de la politique. Le client peut ainsi profiter de l'expertise analytique de l'organisme statistique et de sa capacité de puiser dans les nombreuses autres sources de données dont il dispose afin d'enrichir l'analyse et d'en accroître la pertinence pour les enjeux traités par le client.

La prestation de services à recouvrement des coûts offre un autre avantage considérable, soit le développement des capacités, de l'expertise et des connaissances de son personnel. La réalisation de projets à recouvrement des coûts permet à l'organisme de mettre au point ou d'améliorer des solutions personnalisées et novatrices pour combler des besoins en données émergents ou qui n'étaient pas pris en compte auparavant. Les employés affectés à ces projets doivent se distinguer par leur esprit d'innovation, leur souplesse, leur orientation client et leur réactivité. Ils doivent mettre l'accent sur une approche inclusive qui intègre la méthodologie, les outils de collecte de données, la gestion de projet et d'autres aspects de la production de statistiques. Par la suite, cette expertise peut être appliquée à l'ensemble de l'organisme.

Lorsque Statistique Canada fournit des services personnalisés d'enquête et d'analyse à recouvrement des coûts à des organismes canadiens, les frais facturés aux clients doivent couvrir le coût d'utilisation de la totalité des ressources mobilisées pour le projet. Ces services personnalisés ne sont pas financés par le budget que le Parlement alloue chaque année à Statistique Canada. Le client doit donc payer les frais directs et indirects liés à l'exécution des travaux. Les coûts directs comprennent les salaires du personnel spécialisé, les frais autres que les salaires, comme les dépenses associées à la traduction, aux déplacements, à la formation, aux services professionnels et aux fournitures, ainsi que d'autres dépenses. Les coûts indirects comprennent les services administratifs généraux et les coûts marginaux liés au fait que Statistique Canada exploite des infrastructures statistique et administrative dont l'ampleur excède les stricts besoins relatifs aux activités financées par le budget de l'organisme. Les approches de gestion matricielle et de comptabilité analytique des coûts connexes appliquées par Statistique Canada sont très utiles pour évaluer et mesurer correctement le coût de ces infrastructures supplémentaires et pour suivre les frais directs des activités de recouvrement des coûts. Pour en savoir plus, veuillez consulter le chapitre 2.3 : Gestion financière. En règle générale, l'organisme fournit les services, puis procède au recouvrement des coûts, une fois les activités terminées. Dans le cas de projets de très grande envergure ou réalisés sur plusieurs années, une facturation progressive des frais peut être effectuée.

Statistique Canada n'approuve pas ni n'exécute systématiquement tous les projets à recouvrement des coûts qui lui sont proposés. Pour être accepté, un projet doit répondre à plusieurs critères :

  • Le projet doit être compatible avec le mandat de Statistique Canada, qui consiste à recueillir, compiler, analyser, dépouiller et publier des renseignements statistiques sur la situation commerciale, industrielle, financière, socioéconomique et générale des Canadiens.
  • Le projet doit être de nature statistique.
  • Le projet ne doit pas porter préjudice à la réputation de Statistique Canada.
  • Le projet ne doit pas nuire aux relations que Statistique Canada entretient avec les répondants.
  • La capacité et les ressources requises sont disponibles et prêtes à être mobilisées afin que les travaux puissent être réalisés dans les délais fixés.
  • Les résultats, ou produits, sont traités de la même façon que les produits d'information courants de Statistique Canada. Ils sont intégrés à l'information du domaine public et mis à la disposition de tous les Canadiens, conformément aux mêmes principes et règles de confidentialité.

Au Canada, les partenaires des projets à recouvrement des coûts sont principalement les administrations fédérale, provinciales et municipales. Le secteur privé commande un nombre très restreint de projets.

Les clients ne sont pas obligés de recourir aux services de Statistique Canada. Ils choisissent de le faire de leur plein gré. Trois raisons principales les y incitent. Tout d'abord, la marque Statistique Canada est un atout précieux. Elle confère aux résultats des projets un caractère de statistiques « officielles » et s'appuie sur la réputation de qualité, d'impartialité et de crédibilité de l'organisme. Ensuite, toutes les données produites par Statistique Canada doivent être rendues publiques. Cette règle permet de s'assurer que les résultats des projets sont largement connus et accessibles par l'intermédiaire de l'infrastructure de diffusion complète de l'organisme. En outre, certains projets à recouvrement des coûts de très grande envergure exigent une infrastructure d'enquête de portée nationale, une contrainte qui donne à Statistique Canada un avantage concurrentiel.

Comme le démontre la figure 1.6.1, la demande de services à recouvrement des coûts reste forte, même si elle a décliné au cours des dernières années (depuis 2011-2012), dans la foulée de la compression des dépenses du gouvernement fédéral. Au cours des quatre dernières années, les recettes provenant du recouvrement des coûts se sont situées entre 84 et 104 millions de dollars canadiens, ce qui représente environ 15 à 17 % des dépenses totales de l'organisme.

Figure 1.6.1

Recettes provenant du recouvrement des coûts par rapport au montant total et au pourcentage total des recettes de Statistique Canada, Statistique Canada, 2011-2012 à 2015-2016
Description de la figure 1.6.1

Ce graphique montre le montant total des recettes provenant du recouvrement des coûts de Statistique Canada et le pourcentage des dépenses totales qu'elles représentent, de 2011-2012 à 2015-2016.

Pour la première année, soit 2011-2012, les recettes provenant du recouvrement des coûts sont d'environ 115 000 000 $ (115 millions de dollars), ce qui représente environ 11 % des dépenses totales.

Pour 2012-2013, les recettes provenant du recouvrement des coûts sont d'un peu plus de 90 000 000 $ (90 millions de dollars), ce qui représente environ 6,2 % des dépenses totales.

Pour 2013-2014, les recettes provenant du recouvrement des coûts sont d'un peu plus de 90 000 000 $ (environ 92 millions de dollars), ce qui représente environ 6,4 % des dépenses totales.

Pour 2014-2015, les recettes provenant du recouvrement des coûts sont d'environ 85 000 000 $ (85 millions de dollars), ce qui représente environ 5 % des dépenses totales.

Pour 2015-2016, les recettes provenant du recouvrement des coûts sont d'environ 105 000 000 $ (105 millions de dollars), ce qui représente environ 9 % des dépenses totales.

La demande de services à recouvrement des coûts vise surtout les données sociales, celles sur l'éducation et sur la santé (55 % de la demande totale), les données économiques (22 % de la demande totale) et l'infrastructure statistique (comme les travaux de soutien réalisés dans le cadre d'initiatives de coopération internationale, les demandes d'analyses particulières et les totalisations personnalisées à partir de données du Registre des entreprises [7 % de la demande totale]).

Stratégies, mécanismes et outils

La présente section décrit les stratégies et les outils utilisés par Statistique Canada dans le cadre des projets à recouvrement des coûts.

1. Services et outils offerts sous la forme de services à recouvrement des coûts

1.1 Types de services à recouvrement des coûts offerts

Statistique Canada est souvent appelé à réaliser les activités suivantes :

  • Concevoir, construire et livrer des produits statistiques qui intègrent des données provenant de sources multiples dans le but d'appuyer la recherche, la prise de décisions et les politiques.
  • Définir le concept, concevoir, planifier et exécuter de nouvelles enquêtes, du début à la fin.
  • Coupler des microdonnées et extraire des ensembles de données personnalisés et intégrés pour des projets de recherche.
  • Produire des tableaux de données personnalisés.
  • Effectuer des recherches et mener des études spéciales.
  • Mettre au point de nouveaux cadres de mesure et indicateurs afin d'appuyer l'élaboration, la mise en œuvre, la surveillance et l'évaluation du rendement de programmes.
  • Fournir de l'assistance technique.

1.2 Expertise statistique particulière

Statistique Canada est reconnu pour appliquer des méthodes d'enquête rigoureuses et fournir des résultats de qualité, grâce aux avantages suivants :

  • des échantillons de grande taille et fondés sur une méthodologie, qui peuvent être extraits de cadres scientifiquement éprouvés;
  • des pratiques de collecte et de traitement;
  • l'échantillonnage et estimation;
  • des méthodes explicites pour la mesure et la production de rapports sur l'exactitude (notamment des indicateurs de fiabilité établis par des experts en méthodologie statistique);
  • des méthodes rigoureuses et documentées;
  • l'analyse des données;
  • la modélisation socioéconomique, macroéconomique, démographique et relative à la santé pertinente sur le plan des politiques;
  • l'intégration des données.

2. Principaux points d'accès

Ces services à recouvrement des coûts sont principalement gérés par l'intermédiaire des points d'accès suivants :

  • Les Services d'information statistique (SIS) sont situés dans les bureaux régionaux de Statistique Canada. Ils traitent chaque année les demandes de création de totalisations personnalisées (environ 900 tableaux fondés sur les données du recensement et plus de 1 000 tableaux à partir d'autres sources). Les SIS sont les services qui reçoivent le plus grand nombre de demandes.
  • La Division des enquêtes spéciales fournit des solutions personnalisées et novatrices pour combler des besoins ponctuels ou nouveaux en matière de données, pour les utilisateurs internes et externes du secteur de la statistique sociale. En outre, elle recueille, traite et diffuse des statistiques sociales, et élabore de nouveaux fichiers de données en créant des couplages entre des enregistrements et des données du secteur de la statistique sociale. La division gère également la plus importante partie des activités à recouvrement des coûts en fonction de la valeur des contrats.
  • Le Centre des projets spéciaux sur les entreprises offre un large éventail de services relatifs aux données des entreprises, allant de la préparation de microdonnées d'entreprises intégrées et de l'extraction de contenu de bases de données pour répondre à des besoins de recherche particuliers à l'analyse de données et l'élaboration d'enquêtes-entreprises personnalisées. Le centre est le point d'accès offrant une expertise concernant les données des entreprises de Statistique Canada.
  • Le Groupe de consultation statistique fournit des services-conseils sur la statistique ainsi que des services de gestion de projet et de formation en statistique aux ministères et organismes fédéraux, provinciaux et territoriaux de même qu'aux établissements et administrations publics.

3. Compétences clés en gestionNote de fin de page 1

Les conditions suivantes sont nécessaires afin de fournir un service à recouvrement des coûts efficace.

3.1 Cadres juridiques et statistiques

En premier lieu, un organisme statistique national doit connaître les conditions auxquelles il peut accepter de fournir les services qui lui sont demandés et les circonstances dans lesquelles il doit refuser un projet, parce qu'il n'est soutenu par aucune justification juridique ou qu'il ne correspond pas à son mandat (voir le paragraphe dans le contexte de la définition des conditions permettant à Statistique Canada d'exécuter un projet à recouvrement des coûts).

De plus, l'organisme statistique doit éviter, par exemple, de participer à des sondages d'opinion ou des études de marché dans le cadre desquels ses activités pourraient être perçues comme une intervention visant à évaluer la popularité de certaines politiques ou de biens ou services particuliers.

3.2 Gestion de projet

Statistique Canada a déployé des efforts considérables pour augmenter sa capacité de gestion de projet et accroître la rigueur et la cohérence avec lesquelles elle applique ses méthodes en la matière. Statistique Canada a mis au point un Cadre de gestion de projet qui détermine les étapes d'un projet, établit les étapes d'approbation qui doivent être exécutées pour autoriser le passage d'une étape à la suivante et définit la documentation requise à chaque étape. Pour en savoir plus, veuillez consulter le chapitre 2.4 : Cadre de gestion de projet.

Essentiellement, le Cadre de gestion de projet de Statistique Canada est conçu pour s'assurer que les projets respectent : 1) la portée initialement définie, c'est-à-dire qu'ils ne s'écartent pas des objectifs planifiés; 2) leur budget; 3) leur échéancier.

Dans le cas de projets plus complexes, comme les enquêtes personnalisées, Statistique Canada met généralement sur pied un comité directeur ou de projet formé de membres de tous les secteurs de l'organisme concernés. Généralement, cette équipe est dirigée par un spécialiste du domaine ou un gestionnaire d'enquête et comprend des représentants des groupes de méthodologie, de collecte des données, des technologies de l'information et de tout autre service dont la participation est nécessaire pour assurer le succès du projet.

3.3 Gestion financière

La gestion financière des services constitue un élément crucial de tout projet à recouvrement des coûts réalisé par un organisme statistique. Il est important de mettre au point des évaluations de coûts réalistes en veillant à ce que tous les coûts pertinents, notamment les salaires (y compris les avantages sociaux, pour les employés et les sous-traitants) et les frais autres que les salaires (déplacements, matériel particulier, etc.), soient directement associés au projet. Tous les autres frais qui ne sont pas directement associés au projet (salles de réunion, dispositifs de technologies de l'information et de communication, frais généraux comme le chauffage et la climatisation des immeubles ainsi que l'électricité) sont considérés comme des coûts indirects. Des formules de répartition des coûts ont été mises au point dans le cadre de la conception des systèmes comptables de l'organisme.

Avant de passer à la phase d'exécution d'un projet, les parties en présence doivent négocier une entente de prestation de service et une promesse de paiement. Dans la plupart des cas, le service à recouvrement des coûts doit être géré par un autre ministère ou organisme fédéral ou provincial. En pareil cas, la promesse de paiement est documentée dans une lettre d'entente signée par les deux parties. Une lettre d'entente est un document qui décrit le service à fournir. Elle compte cinq sections :

  • une page couverture avec des champs de signature;
  • une description des travaux à exécuter, y compris des spécifications relatives à la qualité et à l'échéancier;
  • les modalités de paiement;
  • les conditions générales;
  • les renseignements nécessaires à l'exécution des transferts financiers.

Comme pour tout projet, il importe d'établir des mécanismes de suivi des aspects financiers afin de s'assurer que les fonds sont dépensés au cours de l'exercice prévu et aux fins convenues.

Une forme de prise de risque entrepreneurial est également nécessaire. Au début d'un exercice financier, il est rarement possible de prédire exactement le volume d'activités à recouvrement des coûts qui seront exécutées durant l'année. L'organisme doit faire une estimation éclairée de la capacité qu'il souhaite réserver à la réalisation de nouvelles demandes. S'il ne dispose pas d'une telle capacité, l'organisme pourrait devoir refuser d'importants travaux, ce qui pourrait mener les clients à rechercher d'autres options pour combler leurs besoins à l'avenir. Une surveillance est assurée tout au long de l'exercice financier et des prévisions sont présentées chaque mois au dirigeant principal des finances aux fins d'examen. Les résultats et projections sont également présentés au Conseil exécutif de gestion, présidé par le statisticien en chef.

3.4 Gestion des ressources humaines

La gestion des ressources humaines pour un projet à recouvrement des coûts peut différer de celle appliquée aux activités statistiques régulières, car l'exécution de tels projets peut faire appel à des compétences particulières. En plus d'une expertise approfondie en statistique, ces initiatives exigent de fortes aptitudes en ce qui concerne les relations avec les clients. Comme ces projets nécessitent une interaction régulière avec les clients, la diplomatie et le tact sont des aptitudes essentielles afin d'écouter les clients, de comprendre leurs besoins et de leur expliquer comment certains concepts statistiques et possibilités sont ou non pertinents pour répondre à leurs besoins.

Il est en outre important de déterminer le nombre de participants à l'équipe de projet et le profil de chaque membre, et de distinguer les rôles à plein temps et à temps partiel, de même que ceux qui doivent être pourvus à l'interne et ceux qui doivent être confiés à des conseillers externes. Tous ces facteurs liés aux ressources humaines exigent de faire preuve de souplesse dans l'approche adoptée pour chaque projet et en fonction des modalités d'exécution des travaux. La rétention du personnel et l'efficacité de la formation sont des facteurs clés du succès du projet.

3.5 Gestion des clients

Les services à recouvrement des coûts sont axés sur le client. Dans ce contexte, il est très important de comprendre les exigences relatives au projet et les besoins du client, et de pouvoir créer et entretenir avec lui une relation solide. Une bonne façon d'atteindre cet objectif consiste à demander au client d'exposer clairement les objectifs d'analyse et de prise de décisions qui sont à l'origine du projet. Le personnel de l'organisme statistique peut ensuite orienter les discussions sur la mesure dans laquelle ces besoins peuvent être adéquatement comblés, compte tenu des occasions réelles et des contraintes du projet statistique envisagé.

3.6 Gestion de la qualité

Dans le cadre de tout projet à recouvrement des coûts, la qualité doit être gérée avec la même rigueur que pour les programmes courants de l'organisme. Chaque projet doit être exécuté en appliquant des normes très élevées de responsabilisation et de transparence. Veuillez consulter le chapitre 1.5 : Gestion de la qualité pour obtenir un examen complet des exigences relatives à la gestion de la qualité.

4. Le marketing et les activités de sensibilisation contribuent à promouvoir les projets à recouvrement des coûts.

L'organisme a pour objectif d'accroître constamment le niveau de sensibilisation des intervenants et des utilisateurs de données à l'égard de ses différents services. La stratégie de l'organisme comprend l'utilisation de divers outils de communication et de rayonnement, non seulement pour fournir de l'information, mais aussi pour faire en sorte que les Canadiens soutiennent la mise à profit maximale de l'expertise de Statistique Canada. Les points ci-dessous expliquent brièvement les moyens grâce auxquels l'organisme atteindra cet objectif :

  • Une section spécialisée du site Web de Statistique Canada a été mise sur pied pour fournir des renseignements pertinents et exhaustifs aux utilisateurs de données qui souhaitent conclure un partenariat avec l'organisme afin de réaliser des enquêtes à recouvrement des coûts. Cette section du site Web présente un aperçu des services offerts, précise les attentes relatives aux enquêtes personnalisées et expose les avantages fondamentaux inhérents à l'utilisation des services de Statistique Canada pour la réalisation d'une enquête.
  • Statistique Canada mène régulièrement des activités de rayonnement et de mobilisation en participant activement à des consultations, des conférences et des salons commerciaux qui attirent des utilisateurs des données.
  • La réalisation d'activités d'apprentissage et d'innovation dans le cadre d'ateliers et de séminaires fait partie du mandat des Services d'information statistique (SIS). Les SIS sont composés d'analystes-conseils situés dans les trois bureaux régionaux de Statistique Canada. Ils fournissent des conseils, formulent des recommandations et agissent à titre de lien direct entre les spécialistes du domaine, les chercheurs et les experts techniques de l'organisme. Par exemple, durant l'exercice 2014-2015, plus de 50 ateliers et 50 webinaires de formation ont été offerts à l'intention des utilisateurs de données.
  • La présence active de Statistique Canada dans des activités internationales et ses diverses réussites dans des projets d'assistance technique ont contribué à augmenter la demande pour l'expertise technique de l'organisme à l'échelle internationale.
  • La réputation d'excellence de Statistique Canada, acquise grâce à la qualité de ses données et de ses services, a aussi contribué à l'obtention de mandats de projets à recouvrement des coûts.

Facteurs clés de succès

L'expérience acquise par Statistique Canada montre que le succès d'un programme de recouvrement des coûts repose largement sur les facteurs suivants :

  1. la force de l'expertise et l'infrastructure statistique de l'organisme, qui constituent généralement les avantages qui distinguent les organismes statistiques des autres fournisseurs de données;
  2. la prestation de services orientés vers le client, dans le cadre desquels l'écoute du client et la capacité de réagir à ses besoins doivent être considérées comme des objectifs stratégiques;
  3. de solides pratiques relatives aux ressources humaines ainsi qu'à la gestion des aspects financiers et de la qualité, qui donnent à l'organisme la souplesse nécessaire afin de combler la demande pour ses services tout en réduisant les risques connexes.

Les programmes de recouvrement des coûts constituent d'excellentes occasions de formation pour le personnel et les dirigeants des organismes statistiques, et confèrent à ces organismes un avantage concurrentiel en vue de la mise au point et de l'application de nouveaux concepts et méthodologies. La variété des thèmes, la satisfaction des besoins des clients et les méthodologies utilisées mènent à l'acquisition de connaissances approfondies et d'une précieuse expertise, ainsi qu'au perfectionnement de capacités exceptionnelles au sein du personnel de l'organisme.

Défis et perspectives

Les attributs des produits de grande qualité offerts par les organismes statistiques nationaux s'accompagnent généralement d'un prix relativement plus élevé et de délais plus importants que ceux des produits offerts par le secteur privé, qui proposent souvent des produits livrables de qualité inférieure. Il incombe toutefois à l'organisme de s'efforcer constamment d'accroître la vitesse à laquelle ils peuvent livrer des produits de grande qualité, et de promouvoir activement auprès des clients les avantages que ces derniers tireront de l'utilisation des services de l'organisme pour combler leurs besoins en information.

Au Canada, un autre facteur limite les activités à recouvrement des coûts : un organisme ne peut présenter des soumissions relatives à des projets pour lesquels le gouvernement fédéral ou d'autres clients potentiels lancent des appels d'offres auprès de différents fournisseurs de services potentiels. C'est pourquoi les activités de marketing et de sensibilisation sont essentielles afin de faire connaître les services de l'organisme et de stimuler l'intérêt des clients prospectifs.

Enfin, Statistique Canada doit investir constamment dans le développement des capacités de son personnel, dans ses infrastructures et dans sa souplesse organisationnelle afin de combler adéquatement la demande en services de haute qualité à recouvrement des coûts, qui feront progresser le système statistique national.

Notes de fin de page :

Note de fin de page 1

Bowlby, Geoff. 2015.

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Bibliographie

Bowlby, Geoff (2015). Professional Services at Statistics Canada; Best-practice guide to the Ugandan Bureau of Statistics. Ottawa.

Statistique Canada. Enquêtes personnalisées de Statistique Canada. Consulté le 11 mars 2016 et récupéré de http://www.statcan.gc.ca/fra/ep/index.

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