Centre fédéral de données de recherche : Processus de demande et lignes directrices

Pour accéder aux microdonnées conservées au Centre fédéral de données de recherche (CFDR), les chercheurs présentent une proposition de projet à Statistique Canada.

Étapes à suivre :

1. Admissibilité
2. Préparer une proposition de projet
3. Évaluation d'une proposition
4. Signer le contrat de recherche pour l'utilisation de microdonnées et une lettre d'entente avec Statistique Canada
5. Orientation au Centre fédéral de données de recherche

Étape 1 : Admissibilité

Établissements

Le Centre fédéral de données de recherche est situé à Ottawa. À l'heure actuelle, neuf ministères fédéraux et un organisme sans but lucratif utilisent les installations du Centre.

Demandeurs

Veuillez communiquer avec un analyste du CFDR au frdc_cfdr@a.statcan.gc.ca pour déterminer si votre organisme est admissible.

Étape 2 : Préparation d'une proposition de projet

Pour que leur proposition de projet soit traitée rapidement, les demandeurs sont priés de joindre tous les éléments énumérés au modèle de proposition de projet et de passer en revue les critères d'évaluation à l'étape 3. Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter le Cadre de proposition de projet.

La proposition de projet se compose de cinq pages au maximum et comprend les éléments suivants :

1. Titre du projet
2. Raison d'être et objectifs de l'étude
   • Indiquer clairement les questions ou objectifs spécifiques du projet
   • o Indiquer en quoi la recherche contribuera à l'avancement des connaissances dans le domaine d'études en résumant la documentation actuelle et en cernant la ou les lacunes à combler.
3. Besoins de données
   • Expliquer la raison pour laquelle l'accès aux données confidentielles, plutôt qu'à des fichiers de microdonnées à grande diffusion, est nécessaire. Étant donné que bien des fichiers de microdonnées à grande diffusion ont été dépouillés de leurs variables délicates pour des motifs de confidentialité, il incombe au chercheur de justifier pourquoi il faut accorder l'accès à ces fichiers de microdonnées confidentielles.
   • Quel(s) fichier(s) ou cycles d'enquête doivent être utilisés? Il faut établir une liste des ensembles de données nécessaires par rapport aux objectifs de la recherche.
   • Fournir un énoncé précisant que le ou les fichiers de données confidentielles en question sont appropriés pour la recherche proposée.
   • Quelle est la population d'intérêt particulière dans l'ensemble ou les ensembles de données requis? Une liste des variables doit être établie pour permettre aux examinateurs de déterminer si la taille de l'échantillon est suffisante pour appuyer la recherche sur cette population d'intérêt.
4. Plan analytique et exigences logicielles
   • Quel logiciel sera utilisé?
   • Quelle est la méthodologie statistique proposée? Comment s'applique-t-elle à ce projet?
   • Énoncer les variables de données en cause dans l'analyse. On peut décrire en mots les variables, et il n'est pas nécessaire d'indiquer les noms des variables qui sont utilisés dans le fichier de données. Les spécialistes du domaine déterminent si les données peuvent appuyer l'analyse proposée pour la population d'intérêt et si la géographie proposée permet d'obtenir un échantillon suffisant pour l'analyse.
   • Des tableaux croisés sont-ils nécessaires? Si c'est le cas, énoncer le nombre de tableaux, le nombre de dimensions de chaque tableau et les statistiques à calculer (chiffres de population, moyennes, médianes, etc.). Les examinateurs déterminent si l'accès aux tableaux croisés est préférable par l'intermédiaire des divisions spécialisées, de l'accès à distance en temps réel ou du CFDR.
   • o Pour l'analyse de régression, énoncer la variable dépendante, les variables indépendantes et le type de modélisation (MCO, modèle logistique, etc.).
5. 5. Dates de début et de fin prévues du projet
   • Les calendriers devraient permettre l'accès et le traitement de l'information.
6. Produits attendus :
   • Énumérer les produits qui résulteront de l'analyse proposée. En vertu de la Loi sur la statistique, un chercheur principal accepte de présenter un produit dérivé de son projet de recherche réalisé au CFDR. Après réception de ce produit, on considère que le projet est terminé et que toutes les obligations contractuelles ont été respectées. Les types de produits suivants sont inclus, notamment:
     • Un rapport demandé par la haute direction d'un ministère du gouvernement fédéral et devant être utilisé pour l'analyse et l'élaboration de politiques.
     • Document de travail du CFDR : Un document qui peut être ajouté à la série des documents de travail des CDR rédigé par le chercheur principal pour Statistique Canada.
     • Article d'une revue évaluée par les pairs : Un article rédigé par le chercheur principal pour une revue évaluée par les pairs.
     • Livre ou chapitre d'un livre : Un livre ou un chapitre d'un livre rédigé par le chercheur principal.
     • Rapport commandé : Un rapport commandé rédigé par le chercheur principal.
7. Références
   • Sources utilisées dans la proposition ou pour les méthodes analytiques précises utilisées

Examen de la proposition (avant l'évaluation)

Les analystes du CFDR peuvent donner des conseils aux demandeurs qui préparent des propositions. L'analyste peut évaluer la proposition avant le processus d'examen officiel afin de s'assurer que les éléments essentiels s'y retrouvent et que le projet justifie l'accès aux microdonnées détaillées. Les conseils d'un analyste du CFDR avant la présentation d'un avant-projet ne signifie pas que ce dernier sera accepté systématiquement, mais pourra vraisemblablement améliorer de façon significative la probabilité d'un traitement rapide de la demande parce qu'on s'assure ainsi que tous les éléments de l'avant-projet sont complets et clairs.

Veuillez communiquer avec un analyste du CFDR à FRDC_CFDR@a.statcan.gc.ca pour plus de renseignements.

Étape 3 : Évaluation de la proposition

Processus de révision institutionnelle :

Chaque proposition doit passer par le processus de révision institutionnelle et est évaluée par le gestionnaire de programme du CFDR, les SACD, le DG de la DSSD et le directeur du secteur spécialisé responsable des ensembles de données demandés.

Critères d'évaluation pour tous les projets :

1. Les données sont-elles clairement définies?
2. Le besoin de données microanalytiques est-il clairement justifié? Le FMGD peut-il servir à ces analyses?
   • Seuls les employés qui ont un « besoin de connaître » ont accès au fonds de données de StatCan.
3. L'ensemble de données demandé comporte-t-il les concepts de données, les variables et les modules?
4. Les concepts de données mesurent-ils ce qui est mis à l'essai?
5. L'analyse demandée recourt-elle aux petites régions géographiques?
   • Les spécialistes du domaine doivent donner leur autorisation aux projets qui nécessitent l'accès à des données à un niveau plus détaillé que l'échelon infraprovincial. Cette approbation spéciale pour les petites régions dépend de la taille suffisante de l'échantillon pour l'analyse proposée.
6. Existe-t-il un fichier de partage pour ces données?
   • S'il y a des répondants dans le fichier analytique qui ont refusé de partager leurs renseignements avec le partenaire de partage (parrain), Statistique Canada est tenu par la loi de respecter ce droit de refus.
7. Un couplage d'enregistrements est-il demandé?
   • Toutes les propositions de couplage d'enregistrements doivent répondre aux exigences d'un processus prescrit d'examen et d'approbation qui comprend la présentation des propositions dûment documentées à un comité interne de spécialistes. Les recommandations du comité d'examen sont acheminées au statisticien en chef, qui soumet pour approbation par le ministre toutes les recommandations qu'il appuie et qui représentent les types d'appariement non approuvés précédemment par le ministre. Pour de plus amples renseignements sur les politiques d'approbation pour les couplages d'enregistrements, veuillez visiter la page Avis de confidentialité et politiques de Statistique Canada : /about-apercu/policies-politiques-fra.htm.
8. Le travail est-il de nature statistique?
   • Le projet devrait donner lieu à un modèle analytique ou à une série d'indicateurs descriptifs agrégés qui portent sur la question de recherche.
9. Le projet peut-il être terminé dans le délai indiqué dans la proposition par des employés de Statistique Canada?
   • L'accès aux microdonnées de Statistique Canada est accordé aux « personnes réputées être employées » en admettant que le même type de travail ne peut pas être effectué à l'interne par des employés de Statistique Canada. On cherche ainsi à atténuer le risque de divulgation et les problèmes de confidentialité.
10. Le travail proposé porte-t-il préjudice aux relations entre Statistique Canada et ses répondants? Le travail proposé désavantage-t-il les répondants de Statistique Canada?
    • La Loi sur la statistique s'engage formellement envers les répondants pour que l'information qu'ils transmettent ne soit jamais divulguée à qui que ce soit dans une forme qui permettrait de les identifier sans autorisation.

Conditions d'approbation du projet :

Si la proposition est approuvée et que l'accès au Centre fédéral de données de recherche est accordé, le contrat avec Statistique Canada stipule que l'équipe de recherche aura accès seulement aux microdonnées précisées dans le projet de recherche approuvé et uniquement aux fins de la réalisation du projet en question. Les chercheurs doivent présenter une nouvelle proposition pour tout projet de recherche ultérieur. De plus, Statistique Canada pourrait demander de présenter une nouvelle proposition si la portée de la recherche change de manière significative.

Veuillez noter que toutes les demandes d'accès au CFDR pourraient faire l'objet de commentaires par les examinateurs qui voudraient obtenir des éclaircissements sur l'utilisation des ensembles de données. On ne pourra procéder à l'examen de la proposition avant d'avoir obtenu la réponse du demandeur.

Si le demandeur décide de retirer sa proposition et de la présenter de nouveau à une date ultérieure, il devra y inclure tous les commentaires formulés à l'examen antérieur ainsi que leurs révisions afin de faciliter le processus. Il devra également y inscrire le numéro de la proposition originale.

Approbation finale :

La décision d'approuver la proposition doit être unanime. Dans les huit semaines suivant la date de la demande (plus tôt si possible), Statistique Canada informera le chercheur principal de la décision.

Étape 4 : Signer le contrat de recherche pour l'utilisation de microdonnées et la lettre d'entente avec Statistique Canada

Une fois la proposition approuvée, deux types de contrats sont créés :

1. La lettre d'entente (LE) est un contrat qui stipule le nom du projet approuvé, le nom du ou des chercheurs et l'entente de financement entre le ministère fédéral d'origine et Statistique Canada.
2. Le contrat de recherche pour l'utilisation de microdonnées (CRM) est une entente entre les chercheurs et Statistique Canada. Le contrat précise les conditions d'accès ci-après :
   • Les ensembles de données fournis par Statistique Canada. (Veuillez prendre note que le contrat accorde aux chercheurs l'accès aux fichiers de microdonnées précisés dans la proposition de recherche approuvée seulement);
   • L'objet et l'envergure du projet de recherche tels que définis dans la proposition de recherche approuvée;
   • Les dates de début et de fin du projet;
   • L'accord des chercheurs de respecter les règles de sécurité et de confidentialité de Statistique Canada au Centre fédéral de données de recherche;
   • L'accord de fournir un produit final à Statistique Canada à la fin du contrat.

Les copies originales signées de la lettre d'entente et du Contrat de recherche pour l'utilisation de microdonnées devraient être renvoyées à la Division de l'accès aux microdonnées.

Étape 5 : Orientation au Centre fédéral de données de recherche

Une fois que le CRM et la LE sont reçus par Statistique Canada, l'analyste du CFDR invite le chercheur ou le groupe de chercheurs à assister à une séance d'orientation obligatoire, qui offre une occasion de discuter des procédures de confidentialité et de contrôle du CFDR et des opérations du Centre.

Pendant cette séance :

• Les chercheurs doivent prêter le Serment ou affirmation d'office et de discrétion (PDF). Le Serment permet aux chercheurs de devenir des « personnes réputées être employées » de Statistique Canada et donc d'accéder aux fichiers de microdonnées approuvés mentionnés dans leurs contrats. Par ce serment, le chercheur s'engage personnellement à respecter les dispositions relatives à la confidentialité de la Loi sur la statistique et à ne rien révéler au sujet des répondants, soit directement, soit indirectement.
• Les chercheurs signent l'Accord d'acceptation de la Politique d'utilisation des réseaux (PUR). Les personnes réputées être employées de Statistique Canada doivent accepter les modalités de la PUR. L'Accord de la PUR décrit les politiques et les procédures sur l'utilisation légale et acceptable des réseaux informatiques, le contrôle de leur utilisation et les responsabilités des employés et des cadres dans ce domaine.
• Les chercheurs signent le formulaire du Portail des comptes informatiques (PCI). Ce document est nécessaire pour créer, authentifier et tenir à jour les comptes du réseau pour les employés de Statistique Canada.