Section 2 : La gestion

  1. La licence de l'IDD
  2. Mot de passe pour le site TEF
  3. Les personnes-ressources de l'IDD
  4. Ateliers de formation de l'IDD
  5. Subventions des ateliers de formation
  6. Coûts et facturation
  7. Retrait du programme de l'IDD

La licence de l'IDD

L'Entente de l'Initiative de démocratisation des données (IDD)

L'Entente de licence de l'IDD est l'entente officielle entre Statistique Canada (programme de l'Initiative de démocratisation des données) et les établissements d'enseignement postsecondaire. La licence énonce les rôles et les responsabilités des deux parties, et entre en vigueur lorsque les deux parties l'ont signée.

L'entente de licence ouverte de Statistique Canada s'applique aux produits et services normalisés et personnalisés dans la collection de l'IDD. L'Entente de licence ouverte de Statistique Canada ne s'applique pas aux produits de Statistique Canada et aux autres produits indiqués ci-dessous. Des ententes de licence distinctes, que l'on trouvera dans les annexes de l'Entente de licence de l'IDD, sont utilisées pour la diffusion des produits suivants :

  • Fichiers de microdonnées à grande diffusion [Annexe 1]
  • Fichier de conversion des codes postauxMO [Annexe 2]
  • Fichier des codes postauxMO par circonscriptions électorales fédérales [Annexe 2]
  • Fichier de conversion des codes postauxMO plus [Annexe 2]
  • Fichiers de recherche analytique de la Base de données sur les congés des patients (BDCP) de l'Institut canadien d'information sur la santé (ICIS) [Appendix 3]
  • La Base de données et Modèle de simulation de politiques sociales (BD/MSPS) L'entente de licence ouverte [Annexe 4]

L'annexe 2, Entente de licence d'utilisation finale pour le Fichier de conversion des codes postauxMO, le Fichier des codes postauxMO par circonscription électorale fédérale et le Fichier de conversion des codes postauxMO plus (« produit de données »), doit être renouvelée chaque année pour permettre l'utilisation continue des produits de données.

Les utilisateurs autorisés doivent être informés de ces conditions d'utilisation des données, tels qu'identifiés dans les annexes de la licence. On s'attend à ce que les personnes-ressources de l'IDD feront leurs clients au courant de l'accord de la licence. Par exemple, plusieurs personnes-ressources de l'IDD obligent leurs chercheurs à signer l'annexe, comme annexe 1 Entente de licence pour l'utilisation de fichiers de microdonnées à grande diffusion (FMGD), lorsque ceux-ci demandent des données de l'IDD. Cette situation varie d'un établissement à l'autre. Si une personne-ressource choisit de demander à un usager de signer la licence, cette procédure demeure interne à l'établissement. Aucune copie n'est requise par la Section de l'IDD à Ottawa. D'autres institutions permettent de télécharger des données à partir du site web, ayant des processus en place, par exemple allant d'exiger le consentement de la licence.

Un guide d'utilisation de la licence de l'IDD

L'une des principales responsabilités de la personne-ressource de l'IDD est de s'assurer que la licence est respectée au sein de l'institution membre. Les personnes-ressources de l'IDD peuvent parcourir des exemples de questions précédentes sur l'obtention de la licence. Elles sont aussi encouragées à consulter la Section de l'IDD ou à envoyer une requête à la DLIlist à propos de toute question d'octroi de licence qu'elles pourraient avoir.


Mot de passe pour le site TEF

Le site de transfert électronique de fichiers (TEF) de l'IDD est le principal moyen de diffusion pour la collection de l'IDD. Pour garantir la protection absolue des fichiers de données, le site TEF exige que chaque utilisateur ait son propre code d'utilisateur et mot de passe. L'utilisation du site TEF est limitée aux personnes-ressources et à leurs remplaçants désignés. Pour obtenir votre nom d'utilisateur et mot de passe, ou pour réinitialiser votre mot de passe, veuillez contacter l'équipe de l'IDD à Statistique Canada.


Les personnes-ressources de l'IDD

Quand un établissement joint l'Initiative de démocratisation des données, la personne-ressource de l'IDD doit être identifiée par l'établissement. Les coordonnées de cette personne-ressource sont rendues accessibles sur la page Web des établissements participants et leurs personnes-ressources.

Pour obtenir plus de renseignements sur les personnes-ressources de l'IDD, veuillez consulter la section 3 « Quel est mon rôle en tant que personne-ressource de l'IDD ».

Que faire et qui aviser lors du changement d'une personne-ressource de l'IDD

Si la personne-ressource de l'IDD change dans votre institution, veuillez aviser la Section de l'IDD. Assurez-vous de préciser la date à laquelle le changement sera en vigueur, le nom de la nouvelle personne-ressource, le titre du poste, son adresse postale, son courriel, son numéro de téléphone et de fax. Ces informations serviront à mettre à jour la page Web établissements participants et leurs personnes-ressources.

L'information sur la personne-ressource de l'IDD devrait être mise à jour si la personne autorisée quitte pour un congé prolongé (sabbatique, congé de maternité, etc…).


Ateliers de formation de l'IDD

Le contexte qui prévaut dans les établissements d'enseignement postsecondaire relativement à la fourniture de services de données évolue et comprend maintenant une plus vaste étendue d'expertise, de compétences et de connaissances professionnelles au sein de leur effectif. L'IDD fournit un forum permettant d'explorer les compétences professionnelles liées à la prestation de services de données et de les faire évoluer, de sorte que leurs personnes-ressources de l'IDD constituent des chefs de file au sein de leurs établissements.

Pour répondre aux besoins en perfectionnement professionnel de ses membres, l'IDD s'efforce d'encourager le perfectionnement des capacités et l'amélioration de l'expertise dans le cadre des rôles nouveaux et émergents par l'entremise d'initiatives de formation sur la vaste gamme de services de données, y compris la visualisation des données, la conservation des données, les services de référence et les directives de littératie des données, sans toutefois s'y limiter.

À propos les ateliers de formations

L'Initiative de démocratisation des données tient annuellement un atelier de formation dans chacune de ses quatre régions : région de l'Atlantique, région du Québec, région de l'Ontario et région de l'Ouest. Ces ateliers sont ouverts à quiconque offre un service concernant l'IDD. Toutefois, la priorité est accordée aux personnes-ressources de l'IDD.

L'objectif de la formation est de préparer le personnel des services de données à assister les utilisateurs des établissements d'enseignement postsecondaires à accéder et à utiliser les données de l'IDD. La formation s'inscrit dans le contexte d'un programme de formation accepté au niveau national tout en accordant une place importante aux besoins régionaux.

La formation porte sur les compétences de base pour maintenir un service de données et sur les compétences plus avancées s'appuyant sur les formations précédentes. Ces ateliers de formation permettent aux personnes-ressources pour l'IDD d'en apprendre davantage de leurs pairs et des spécialistes de Statistique Canada. À la suite de chaque formation, les documents de formation sous forme électronique sont recueillis et hébergés de façon centralisée – le dépôt des documents de formation de l'IDD (en anglais). Le contenu du dépôt est facilement récupérable et tous y ont accès aux fins de référence.

Si une personne-ressource de l'IDD est incapable d'assister à la formation offerte dans sa région (à cause d'un conflit d'horaire ou de la langue), celle-ci est encouragée à contacter l'un des coordonnateurs régionaux de la formation afin de discuter des alternatives.

Ateliers de formation nationaux

En plus de l'atelier régional, l'IDD est l'hôte d'un atelier de formation à l'échelle nationale à tous les quatre ans afin de permettre à la communauté de l'IDD de se rencontrer. Cet atelier est tenu en même temps que la conférence internationale des utilisateurs de données à IASSIST.

Subventions de voyage sont disponibles pour le transport de l'économie pour une personne-ressource dans chaque institution membre de l'IDD.

Webinaires

Pour servir de complément à la formation en personne, l'IDD organise une série de webinaires portant sur le perfectionnement professionnel des personnes-ressources de l'IDD. En collaboration avec la division spécialisée de Statistique Canada, divers webinaires ont été présentés, y compris Élargir le potentiel des données avec l'environnement de couplage des données sociales, les statistiques de l'état civil et un aperçu des récentes enquêtes sur la santé mentale à Statistique Canada. Ces séances sont annoncées dans le serveur de liste de l'IDD et sont offertes à tous. Les documents de présentation des webinaires sont recueillis et archivés dans le Dépôt de formation de l'IDD.


Subventions des ateliers de formation

Les ateliers de formation de l'IDD sont ouverts à quiconque offre un service concernant l'IDD. Toutefois, la priorité est accordée aux personnes-ressources de l'IDD. Un soutien financier est disponible pour tous les établissements.

L'IDD couvre les frais de déplacement d'une personne par établissement membre de l'IDD pour assister à un atelier de formation régionale session basé sur les taux de transport économique. Le transport peut comprendre le train, l'avion ou le kilométrage si vous conduisez. Toute demande de voyage doit être approuvée par la Section de l'IDD. L'équipe de l'IDD travaillera avec les voyageurs pour déterminer leurs besoins; par la suite, le Centre d'expertise sur les voyages de Statistique Canada organise tous les déplacements du voyageur. Les voyages commandités seront préalablement approuvés et réservés par le Centre d'expertise sur les voyages.

Si un coordonnateur de la formation demande à une personne-ressource de l'IDD de faire une communication à un atelier, des fonds supplémentaires peuvent être disponibles. Pour en savoir plus, veuillez consulter le document Politique et procédure de financement pour en savoir davantage sur les ateliers de formation de l'IDD.

Les personnes-ressources de l'IDD sont libres de participer à d'autres ateliers de formation sans obtenir de financement de l'IDD, sous réserve de l'approbation du coordonnateur de la formation local, puisque le nombre de places pourrait poser problème.


Coûts et facturation

Coûts pour joindre l'IDD

Le coût d'adhésion annuel à l'IDD est déterminé par l'adhésion ou non de l'établissement à l'Association des bibliothèques de recherche du Canada (ABRC). Les établissements membres de l'ABRC paient 12 000 $ alors que les non-membres de l'ABRC paient de leur côté 3 000 $. Un abonnement annuel à l'IDD s'étend du début d'avril à la fin de mars de l'année suivante.

Procédures de facturation

La facture de l'IDD est envoyée annuellement en avril/mai. La facture est habituellement transmise aux services des finances de l'établissement d'enseignement. Si une personne-ressource de l'IDD reçoit une facture et a besoin d'information, elle peut joindre la Section de l'IDD pour obtenir de plus amples renseignements.


Retrait du programme de l'IDD

Conséquences du retrait du programme de l'IDD

Si un établissement souhaite se retirer du programme de l'IDD, toutes les copies de produits de données (incluant les fichiers de données) obtenues de l'IDD devront être détruites ou retournées. Une confirmation écrite sera exigée. Pour se ré-abonner à l'intérieur d'une période de cinq ans, le paiement de toutes les années manquantes sera requis.