Politique sur la diffusion officielle

La protection des données sensibles est de la plus haute importance pour Statistique Canada. Il s'agit d'une valeur fondamentale ancrée dans la culture de l'organisme, tout comme l'engagement de fournir aux Canadiens un accès rapide et équitable aux données et aux analyses. Cela s'harmonise avec le mandat de publier des statistiques au sujet de l'économie et de la société du Canada, conformément à la Loi sur la statistique.

Offrir un accès limité aux renseignements diffusés de façon anticipée est un élément important des pratiques de l'organisme pour un certain nombre de raisons, dont les suivantes :

  • améliorer la qualité des données et des analyses;
  • assurer la sécurité des données;
  • tenir les hauts fonctionnaires et les ministres informés en temps opportun.

La politique est mise à jour régulièrement pour veiller à ce qu'elle demeure pertinente.

1. Date d'entrée en vigueur

1.1 Cette politique entre en vigueur le 15 mai 2013. Elle a été mise à jour le 6 mai 2021.

2. Champ d'application

2.1 La présente politique s'applique aux employés de Statistique Canada et aux récipients externes autorisés qui gèrent la diffusion de nouveaux ensembles de données, de produits analytiques et de produits d'information fondés sur de nouveaux ensembles de données; elle ne porte pas sur les exclusions suivantes :

  • les totalisations tirées d'ensembles de données déjà diffusés;
  • les données administratives recueillies par Statistique Canada
  • les couplages de données créés à partir d'ensembles de données déjà diffusés officiellement
  • les microdonnées de données agrégées déjà diffusées officiellement
  • les résultats d'essais, les enquêtes pilotes, les documents de travail, les études de faisabilité et les rapports analytiques sur les méthodes employées, à condition que les restrictions imposées par la Loi sur la statistique soient respectées;
  • la présentation ou la publication d'analyses ou de résultats de recherches préliminaires qui s'appuient sur des ensembles de données déjà diffusés.

2.2 La présente politique s'applique à tous les nouveaux ensembles de données, ainsi qu'aux produits analytiques et aux produits d'information fondés sur de nouveaux ensembles de données créés par Statistique Canada. Elle est conforme aux dispositions de la Loi sur la statistique et ne restreint pas les pouvoirs du statisticien en chef.

2.3 La présente politique s'applique aux conditions visant à fournir de nouveaux ensembles de données ainsi que des produits analytiques et des produits d'information fondés sur de nouveaux ensembles de données à une tierce partie avant la diffusion publique par l'entremise de l'un des instruments de diffusion officielle de Statistique Canada.

2.4 La présente politique s'applique à la diffusion coordonnée de nouveaux ensembles de données ainsi que des produits analytiques et des produits d'information fondés sur de nouveaux ensembles de données avec d'autres ministères, organismes et organisations.

2.5 Le statisticien en chef peut accorder des exemptions à la présente politique, assujetties aux lois canadiennes ou aux politiques du gouvernement du Canada.

3. Objectifs et résultats attendus de la politique

3.1 La politique vise à énoncer les conditions permettant de rendre les produits statistiques produits par Statistique Canada accessibles aux Canadiens de manière équitable et rapide, conformément à la responsabilité de l'organisme de publier des renseignements statistiques, qui est prévue dans la Loi sur la statistique.

3.2 Les objectifs de la présente politique sont les suivants :

3.2.1 Veiller à ce que tous les nouveaux ensembles de données ainsi que les produits analytiques et les produits d'information fondés sur de nouveaux ensembles de données soient diffusés dans le cadre d'une annonce publiée par l'entremise de l'un des instruments de diffusion officielle de l'organisme, comme Le Quotidien.

3.2.2 Veiller à ce que tous les nouveaux ensembles de données ainsi que les produits analytiques et les produits d'information fondés sur de nouveaux ensembles de données soient sécurisés et protégés jusqu'à leur diffusion officielle par l'entremise de l'un des instruments de diffusion officielle.

3.2.3 Veiller à ce que tous les nouveaux ensembles de données ainsi que les produits analytiques et les produits d'information fondés sur de nouveaux ensembles de données ne soient pas communiqués à l'extérieur de Statistique Canada avant leur diffusion officielle, sauf si des conditions strictes leur ont été imposées.

3.3 Les résultats attendus de la présente politique sont les suivants :

3.3.1 Fournir un accès équitable et en temps opportun à tous les nouveaux ensembles de données, ainsi qu'aux produits analytiques et aux produits d'information fondés sur de nouveaux ensembles de données de Statistique Canada.

3.3.2 Restreindre l'accès anticipé des parties tierces aux diffusions officielles afin d'atténuer les risques d'accès inéquitable à l'information.

3.3.3 Fournir un cadre responsable et sécurisé pour donner accès aux diffusions officielles.

4. Énoncé de la politique

4.1 Diffusion officielle

4.1.1 La politique de Statistique Canada vise à diffuser tous les nouveaux ensembles de données ainsi que les produits analytiques et les produits d'information fondés sur de nouveaux ensembles de données par l'entremise de ses instruments de diffusion officielle, comme Le Quotidien, avant qu'ils soient communiqués à l'externe, à quelques exceptions près.

4.1.2 La Direction des communications fournit un calendrier des diffusions à venir, et collabore avec les domaines spécialisés pour assurer l'exactitude et l'accessibilité des diffusions officielles.

4.2 Diffusion anticipée de données

4.2.1 Statistique Canada partage certains renseignements avec des partenaires externes, avant leur diffusion officielle, en ce qui a trait à certaines considérations, aux fins de validation, d'information et de diffusion anticipée de données de nature délicate.

4.2.2 Diffusion anticipée à des fins de validation des données : Lorsqu'il est jugé comme étant nécessaire pour veiller à ce que les données soient de bonne qualité, l'organisme peut demander à des personnes et organisations qualifiées de valider les données recueillies et traitées avant leur diffusion officielle. Par exemple, des spécialistes du domaine qui ne sont pas des employés de Statistique Canada peuvent valider les données de l'organisme et contribuer à l'amélioration de leur qualité et leur exactitude.

4.2.3 Diffusion anticipée à des fins d'information : Statistique Canada peut également partager de nouvelles données ainsi que des produits analytiques et des produits d'information fondés sur de nouvelles données à des fins d'information, avant une diffusion, aux types d'organisations suivants :

  • Organisations commanditaires : Il s'agit d'organisations qui aident Statistique Canada à produire et à publier des données au moyen de financement (comme par l'intermédiaire d'une lettre d'entente ou d'un protocole d'entente), de soutien méthodologique ou de gouvernance partagée des programmes statistiques. Ces organisations comprennent les clients auprès de qui les coûts sont recouvrés.
  • Organisations fournissant des données administratives : Il s'agit d'organisations qui fournissent des données administratives dont Statistique Canada se sert pour produire et publier des statistiques.
  • Organisations faisant partie d'ententes de gouvernance partagée : L'organisme peut partager des données avec des organisations faisant partie d'une entente officielle de gouvernance partagée qui est établie spécifiquement pour le partage de ces données. Il s'agit d'organisations ayant conclu une entente partagée avec Statistique Canada qui a été approuvée par le statisticien en chef sur recommandation du Comité de gestion stratégique. Par exemple, des comités interministériels chargés de produire des données pourraient avoir accès à des données avant leur diffusion.

4.2.4 Diffusion anticipée de données de nature délicate autorisée par le statisticien en chef sur recommandation du greffier du Conseil privé

Les données de nature délicate, comme le Comité de gestion stratégique les a désignées et approuvées, comprennent les principaux indicateurs économiques et les diffusions.

Le statisticien en chef est chargé d'autoriser l'accès anticipé d'une organisation à des données de nature délicate, sur recommandation du greffier du Conseil privé; un maximum de deux personnes par organisation a accès à des données de nature délicate, sauf sur autorisation du statisticien en chef.

4.3 Mesures de sécurité

4.3.1 L'organisme a établi un protocole officiel rigoureux pour le partage anticipé de renseignements avec des organisations tierces afin d'assurer la sécurité des données.

4.3.2 Les données sont partagées uniquement selon le principe du « besoin de savoir », c'est-à-dire que l'on juge que le destinataire désigné doit avoir un accès anticipé à l'ensemble de données pour exercer ses fonctions officielles.

4.3.3 Principales étapes de la diffusion anticipée de données de nature délicate :

  • Un administrateur général de l'organisation, du ministère ou de l'organisme présente une demande officielle au statisticien en chef accompagnée d'une justification décrivant la mesure dans laquelle un accès anticipé à des données de nature délicate sert les intérêts de la population canadienne.
  • Des spécialistes du domaine au sein de l'organisme examinent la demande et formulent une recommandation à leurs cadres supérieurs, en fournissant notamment une justification qui décrit :
    • les avantages de la diffusion anticipée pour la population canadienne;
    • les avantages de la diffusion anticipée pour les activités de l'administration publique fédérale ou celles d'autres administrations provinciales, territoriales ou municipales;
    • en quoi la diffusion anticipée est essentielle à des fins d'information.
  • Le directeur général de la Direction des communications valide les demandes relatives à la diffusion anticipée.
  • Le statisticien en chef adjoint du domaine spécialisé et le statisticien en chef adjoint du Secteur de l'engagement stratégique formulent des recommandations sur la diffusion anticipée de données de nature délicate à l'intention du Comité de gestion stratégique et pour obtenir l'autorisation du statisticien en chef.
  • Le statisticien en chef, sur recommandation du greffier du Conseil privé,  prend une décision ayant trait à l'approbation. Les ententes de diffusion anticipée autorisées par le statisticien en chef sont valides pour une période de 12 mois à partir de la date à laquelle le statisticien en chef signe l'autorisation.
  • Si la demande de diffusion anticipée est approuvée, l'organisation destinataire doit s'engager à nommer un agent de liaison qui collaborera avec les représentants de l'organisme afin de :
    • fournir des formulaires « Reconnaissance des exigences de sécurité relatives aux renseignements protégés » signés par toutes les personnes qui peuvent avoir un accès anticipé aux données;
    • veiller à ce que toutes les personnes qui peuvent avoir un accès anticipé aux données soient informées des protocoles et de la nécessité d'assurer la sécurité des données;
    • veiller à ce que les dispositions en matière de sécurité soient respectées au sein de l'organisation.

Voir l'annexe A : Liste des ensembles de données de nature délicate
Voir l'annexe B : Procédures relatives à la diffusion anticipée de données de nature délicate
Voir l'annexe C : Procédures relatives à la diffusion anticipée à des fins de validation ou d'information
Voir Annexe D : Procédures relatives à la diffusion anticipée dans le cadre d'ententes de gouvernance partagée

4.4 Considérations relatives au besoin de savoir

4.4.1 Les organisations doivent convenir de restreindre l'accès à des renseignements avant leur diffusion uniquement aux personnes qui ont « besoin de savoir » afin d'exercer leurs fonctions durant la période qui précède la diffusion et de fournir une justification appropriée. De plus, les personnes doivent avoir été informées de la sécurité des données et avoir signé un formulaire « Reconnaissance des exigences de sécurité relatives aux renseignements protégés ».

4.4.2 La Direction des communications est chargée de maintenir la sécurité de tous les dossiers, y compris des formulaires « Reconnaissance des exigences de sécurité relatives aux renseignements protégés », relatifs à l'accès aux données par une partie tierce avant la diffusion officielle.

4.4.3 Dans le cas de données de nature délicate, la Direction des communications doit fournir au statisticien en chef une liste de toutes les ententes conclues avec les organisations participantes, ainsi que le nom et le titre de poste de chaque personne qui aura accès à des données de nature délicate, en plus de l'informer des changements apportés aux ententes.

4.4.4 Dans certaines situations, des fichiers de microdonnées ou des données agrégées confidentielles desquels sont obtenus les ensembles peuvent être partagés avec un récipient externe dans le cadre d'une entente de diffusion anticipée, pourvu que l'une des conditions suivantes soit remplie :

  • il existe un accord de partage de données selon l'article 11 ou 12 de la Loi sur la statistique (selon la Directive concernant le partage des données);
  • il existe un décret de révélation discrétionnaire selon le paragraphe 17(2) de la Loi sur la statistique (selon la Directive relative à la révélation discrétionnaire).

4.4.5 Tout partage d'ensembles de données de manière anticipée doit se faire par l'entremise de modes autorisés approuvés par le statisticien en chef.

4.4.6 Les organisations qui ont accès aux données de nature délicate avant la diffusion officielle doivent aussi s'engager à mener des examens annuels afin d'assurer la conformité et la tenue à jour des dossiers (comme les changements dans le personnel) en plus de mener un examen annuel pour assurer la conformité. Les organisations doivent également s'engager à mener une enquête exhaustive en cas de non-respect réel ou présumé de la politique. Si le non-respect est fondé, l'organisation destinataire doit s'engager à mettre rapidement en place des mesures correctives appropriées, lorsque la situation le justifie.

4.4.7 Tout manquement au processus de partage des données est considéré comme étant un non-respect de la présente politique. La haute direction de Statistique Canada doit être informée du non-respect, y compris le dirigeant principal de la sécurité et le Comité de gestion stratégique. La haute direction sera chargée de déterminer les mesures appropriées à prendre, qui peuvent comprendre la révocation de l'entente de diffusion anticipée conclue avec les personnes ou les organisations. Voir la section 6 pour obtenir plus de renseignements.

5. Exigences

5.1 Responsabilités du statisticien en chef

5.1.1 Effectuer la dernière étape de l'examen institutionnel pour l'ensemble du contenu proposé pour la publication par l'entremise de l'un des instruments de diffusion officielle de Statistique Canada.

5.1.2 Consulter le greffier du Conseil privé avant de prendre une décision relative à une demande de diffusion anticipée de données de nature délicate.

5.2 Responsabilités du Bureau du statisticien en chef

5.2.1 Fournir à la Direction des communications toute la documentation liée aux diffusions anticipées aux fins de tenue de dossiers.

5.3 Responsabilités du Comité de gestion stratégique

5.3.1 Mener un examen annuel des ententes de diffusion anticipée et de toutes les ententes de gouvernance partagée.

5.3.2 Recommander au statisticien en chef de désigner une gouvernance partagée (avec des organisations partenaires, par l'intermédiaire d'une structure de gouvernance reconnue) sur recommandation d'un statisticien en chef adjoint.

5.3.3 Revoir et approuver la liste des indicateurs économiques et des diffusions identifiés comme étant de nature délicate.

5.3.4 Déterminer les mesures appropriées que l'organisme doit prendre si une organisation ou une personne ne respecte pas les conditions établies par l'organisme pour accéder des données avant la diffusion officielle; ces exigences sont décrites pour référence à l'interne au sein de l'organisme dans la Politique sur la diffusion officielle.

5.4 Responsabilités de la Division de l'audit interne

5.4.1 Réaliser des audits, un examen ou une mission de consultation, qui figurent dans le Plan d'audit et d'évaluation fondé sur les risques, à la demande de la haute direction.

5.4.2 Examiner et évaluer les résultats des audits, des examens ou des évaluations de la conformité effectués par les organisations destinataires concernant le respect de la Politique sur la diffusion officielle et en informer la haute direction de l'organisme.

5.5 Responsabilités des directeurs

Avis de diffusion officielle

5.5.1 Veiller à ce que les nouveaux ensembles de données ainsi que les produits analytiques et les produits d'information fondés sur de nouveaux ensembles de données soient publiés par l'entremise de l'un des instruments de diffusion officielle de l'organisme, comme Le Quotidien.

5.5.2 Veiller à ce que les diffusions officielles et leur contenu analytique soient approuvés par le statisticien en chef adjoint du domaine spécialisé avant leur publication et fournir à la Direction des communications une copie de l'approbation.

5.5.3 Veiller à ce que les diffusions officielles des indicateurs économiques et celles de nature analytique soient examinées par le statisticien en chef avant leur publication. Les diffusions officielles de nature analytique comprennent des renseignements qui présentent un nouvel éclairage sur un sujet, qui sont pertinents pour un enjeu actuel ou qui éclairent les débats sur les politiques publiques.

5.5.4 Veiller à ce que les analystes qui rédigent les communiqués principaux suivent une formation sur la rédaction en vue de la diffusion officielle.

5.5.5 S'assurer que les coordonnées d'une personne-ressource ou d'un porte-parole pour les médias sont fournies dans les deux langues officielles pour chaque diffusion et que cette personne a suivi une formation officielle sur les médias, comme l'exige la Directive sur les relations avec les médias.

5.5.6 Veiller à ce que la personne-ressource pour les médias soit disponible jusqu'à 17 h, heure normale de l'Est, le jour de la production, le jour de la diffusion et le jour ouvrable suivant la diffusion.

Diffusion anticipée à des fins de validation des données et d'information

5.5.7 Déterminer les conditions pour lesquelles les avantages justifient la diffusion anticipée de données à des organisations externes à des fins de validation des données.

5.5.8 Veiller à ce que les renseignements protégés soient transmis en toute sécurité lorsqu'ils sont communiqués à l'extérieur de l'organisme.

5.5.9 Veiller à ce que tous les destinataires externes qui ont accès à des renseignements avant leur diffusion aient signé le formulaire « Reconnaissance des exigences de sécurité relatives aux renseignements protégés ».

5.5.10 Intégrer les conditions régissant les diffusions anticipées dans les contrats relatifs aux enquêtes à frais recouvrables et s'assurer du respect de ces conditions par le commanditaire de l'enquête.

5.5.11 Définir une période raisonnable pour réaliser des activités analytiques et d'autres activités, allant de la transmission de données aux commanditaires des enquêtes à frais recouvrables à leur diffusion officielle par Statistique Canada.

5.5.12 Demander l'autorisation, par l'entremise de la Direction des communications, de fournir des renseignements avant la diffusion officielle, conformément à la section 4.2 de la Politique sur la diffusion officielle, en remplissant le formulaire « Demande diffusion anticipée » et en procédant à la diffusion anticipée dans le respect des procédures de l'organisme.

5.5.13 Examiner les diffusions anticipées et leurs destinataires chaque année afin de veiller à ce que seules les entités ayant clairement besoin d'un accès à ces diffusions anticipées pour le travail y aient accès.

5.5.14 Fournir à la Direction des communications toute la documentation liée aux diffusions anticipées aux fins de tenue de dossiers.

5.5.15 Mener des diffusions anticipées de données à des fins de validation de données et d'information conformément à l'Annexe C.

Ententes de gouvernance partagée

5.5.16 Proposer des ententes au directeur général, qui formule une recommandation à l'intention du statisticien en chef adjoint du domaine spécialisé. Ces ententes sont conclues avec une organisation ayant signé une entente de gouvernance partagée avec Statistique Canada qui a été approuvée par le statisticien en chef sur recommandation du Comité de gestion stratégique.

5.5.17 Dans le cadre d'ententes de gouvernance partagée, mener des diffusions anticipées de données conformément à l'Annexe D.

Diffusion anticipée de données de nature délicate autorisée par le statisticien en chef sur recommandation du greffier du Conseil privé

5.5.18 Demander une nouvelle autorisation auprès du bureau du statisticien en chef.

5.5.19 Veiller à ce que les renseignements protégés soient transmis en toute sécurité lorsqu'ils sont communiqués à l'extérieur de l'organisme (conformément à la Directive sur la transmission des renseignements protégés).

5.5.20 Veiller à ce que tous les destinataires externes qui ont accès à des renseignements avant leur diffusion aient signé le formulaire « Reconnaissance des exigences de sécurité relatives aux renseignements protégés ».

5.5.21 Avant chaque diffusion, confirmer le nom des destinataires des renseignements obtenus avant leur diffusion auprès des organisations destinataires afin de veiller à ce que seules les personnes ayant clairement « besoin de savoir » pour le travail aient accès aux renseignements avant leur diffusion.

5.5.22 Fournir à la Direction des communications toute la documentation liée aux diffusions anticipées aux fins de tenue de dossiers.

5.5.23 Mener des diffusions anticipées de données de nature délicate conformément à l'Annexe B.

5.6 Responsabilités de la Direction des communications

5.6.1 Surveiller l'application de la présente politique, fournir des conseils aux domaines spécialisés et à la haute direction sur l'interprétation de la présente politique et faire état au Comité de gestion stratégique de toute nouvelle question au sujet de son application.

5.6.2 Gérer le calendrier des diffusions officielles et préparer, en collaboration avec les divisions spécialisées, le calendrier annuel de diffusion des principaux indicateurs économiques et les avis hebdomadaires des communiqués à venir.

5.6.3 Renvoyer au Comité de gestion stratégique toute demande de diffusion anticipée qui porte sur une situation spéciale que les principes de la présente politique n'abordent pas, ou qui n'est pas conforme aux exigences de la politique afin qu'il formule une recommandation à l'intention du statisticien en chef.

5.6.4 Tenir un registre de toutes les diffusions anticipées, y compris les documents d'approbation, et veiller à ce que les signatures soient à jour.

5.6.5 Faire état du registre des diffusions anticipées au Comité de gestion stratégique chaque année, après avoir confirmé son exactitude auprès des directeurs des divisions.

5.6.6 Tenir un registre de toutes les organisations externes ainsi que du nom et du titre de poste des personnes au sein de ces organisations dont l'accès aux renseignements avant leur diffusion a été approuvé, y compris de la justification de leur accès.

5.6.7 Examiner et approuver la liste des destinataires externes des ententes de diffusion anticipée et valider la justification de leur accès en fonction du principe du « besoin de savoir ».

5.6.8 Tenir un registre de tous les formulaires « Reconnaissance des exigences de sécurité relatives aux renseignements protégés » signés par des personnes dont l'accès anticipé aux données a été approuvé et veiller à ce que les signatures soient à jour.

5.6.9 Veiller à ce que tous les registres liés aux diffusions anticipées soient conservés dans un répertoire organisationnel.

5.6.10 Surveiller, de manière périodique, le respect de la politique par les domaines spécialisés.

5.6.11 Fournir des conseils au Comité de gestion stratégique sur tous les aspects de la diffusion officielle.

5.6.12 Informer le statisticien en chef des ententes conclues avec les organisations participantes, ainsi que du nom et du titre de poste de chaque personne qui aura accès à des données de nature délicate, en plus des changements apportés aux ententes.

5.6.13 Offrir une formation sur les médias aux personnes-ressources et aux porte-parole pour les médias qui informeront les médias le jour de la diffusion.

5.6.14 Offrir une formation sur la rédaction par l'entremise des instruments de diffusion officielle.

5.7 Responsabilités du secteur des Solutions numériques

5.7.1 surveiller l'accès par les destinataires externes aux renseignements protégés sur son infrastructure de TI (p. ex. système de transfert électronique de fichiers, LVD) pour veiller à ce que seules les personnes autorisées accèdent aux renseignements protégés.

5.7.2 soumettre des rapports à la Direction des communications et aux secteurs spécialisés, au besoin.

5.8 Responsabilités des organisations auxquelles Statistique Canada fournit des renseignements avant leur diffusion

5.8.1 Protéger la sécurité des renseignements en veillant à ce que les participants aient été informés convenablement et qu'ils partagent les renseignements uniquement aux personnes qui ont signé le formulaire « Reconnaissance des exigences de sécurité relatives aux renseignements protégés » et qui figurent sur la liste soumise par l'organisation.

5.8.2 Limiter l'accès au nombre le plus restreint possible d'employés, en fonction du principe du « besoin de savoir », et fournir à Statistique Canada une liste complète de tous les destinataires ayant un accès, y compris leur nom et leur titre de poste ainsi que la justification de leur accès.

5.8.3 Confirmer le respect des conditions régissant les ententes de diffusion anticipée, y compris la reconnaissance des conséquences de non-conformité.

5.8.4 Mener une enquête exhaustive du non-respect réel ou présumé de la politique au sein de l'organisation et mettre en place des mesures correctives appropriées lorsque la situation le justifie.

5.8.5 Informer Statistique Canada lorsque des employés ne respectent pas les exigences de la Politique sur la diffusion officielle.

5.8.6 Accuser réception des renseignements obtenus avant leur diffusion.

5.8.7 Supprimer les renseignements protégés en leur possession à la fin de l'examen ou de la séance d'information, avant la diffusion officielle, et confirmer la suppression à Statistique Canada.

5.9 Responsabilités des personnes auxquelles Statistique Canada fournit des renseignements diffusés de manière anticipée

5.9.1 Signer le formulaire « Reconnaissance des exigences de sécurité relatives aux renseignements protégés ».

5.9.2 Confirmer le respect des conditions régissant les ententes de diffusion anticipée, y compris la reconnaissance des conséquences de non-conformité.

5.9.3 Accuser réception des renseignements obtenus avant leur diffusion.

5.9.4 Communiquer les renseignements uniquement aux personnes qui ont signé un formulaire « Reconnaissance des exigences de sécurité relatives aux renseignements protégés » et qui figurent sur la liste soumise par l'organisation.

5.9.5 Supprimer les renseignements protégés en leur possession à la fin de l'examen ou de la séance d'information, avant la diffusion officielle, et confirmer la suppression à Statistique Canada.

5.9.6 Respecter les exigences de Statistique Canada en matière de transmission d'information protégée, conformément à la Directive sur la transmission des renseignements protégés, au moment du partage de renseignements avec des personnes autorisées.

6. Conséquences de non-conformité

6.1 Statisticien en chef

6.1.1 Le statisticien en chef est chargé de déterminer les conséquences appropriées en cas de non-conformité.

6.2 Employés de Statistique Canada

6.2.1 Les conséquences du non-respect de la présente politique pour les employés de Statistique Canada peuvent comprendre des mesures disciplinaires ou des poursuites conformément aux sections 30 et 34 de la Loi sur la statistique.

6.3 Organisations et personnes de l'extérieur

6.3.1 Les conséquences du non-respect de la présente politique pour les personnes et les organisations qui obtiennent des renseignements protégés avant leur diffusion officielle peuvent aller jusqu'à la résiliation de toutes les ententes de diffusion anticipée en vigueur ayant été conclues avec la personne ou l'organisation en question.

7. Bibliographie

7.1 Lois pertinentes

Loi sur la statistique
Loi sur l'accès à l'information

7.2 Politiques connexes

Politique sur la sécurité du gouvernement
Politique sur la sécurité informatique
Politique sur les communications et l'image de marque
Politique sur les faits saillants des publications
Politique sur la gestion de l'information
Politique sur l'accès aux microdonnées
Politique sur la diffusion des microdonnées
Politique sur les évaluations par les pairs et les révisions institutionnelles

7.3 Directives connexes

Directive sur la sécurité des renseignements statistiques de nature délicate
Directive sur les corrections apportées aux communiqués du Quotidien et aux produits statistiques
Directive sur le partage des données
Directive relative à la révélation discrétionnaire
Directive sur la gestion des statistiques agrégées
Directive sur la gestion des fichiers de microdonnées statistiques
Directive sur la transmission des renseignements protégés
Directive sur l'obtention de données administratives en vertu de la Loi sur la statistique
Directive sur les relations avec les médias

8. Demandes de renseignements

Veuillez faire parvenir toute demande de renseignements au sujet de la présente politique au directeur général de la Direction des communications.

Annexe A : Liste des ensembles de données de nature délicate

Aux fins de la Politique sur la diffusion officielle, les données suivantes ont été déterminées comme étant de nature délicate :

  • Balance des paiements internationaux du Canada
  • Commerce international de marchandises du Canada
  • Indice des prix à la consommation
  • Produit intérieur brut par industrie
  • Enquête mensuelle sur les industries manufacturières
  • Produit intérieur brut, revenu et dépenses
  • Enquête sur la population active
  • Productivité du travail, rémunération horaire et coût unitaire de main-d'oeuvre
  • Bilan national et flux financier
  • Commerce de détail.

À la discrétion du statisticien en chef, de nouveaux ensembles de données pourraient être ajoutés ou des exceptions pourraient être faites à cette liste.

Annexe B : Procédures relatives à la diffusion anticipée de données de nature délicate

Les domaines spécialisés doivent :

  1. obtenir une liste exhaustive de tous les employés au sein des organisations destinataires qui auront accès aux données de manière anticipée avant leur partage, et ce, toutes les fois où des renseignements fournis avant leur diffusion sont partagés. La liste doit comprendre ce qui suit :
    • le nom de tous les employés,
    • le titre de poste de tous les employés,
    • la justification de l'accès anticipé pour tous les employés;
  2. soumettre la liste de tous les employés ayant accès aux renseignements de manière anticipée au sein de l'organisation destinataire à la Direction des communications, qui s'appuiera sur le principe du « besoin de savoir » pour valider la liste;
  3. veiller à ce que tous les destinataires au sein des organisations destinataires disposent chacun d'un formulaire « Reconnaissance des exigences de sécurité relatives aux renseignements protégés» valide. Les formulaires doivent être à jour (ils sont valides pour une période de 12 mois) et doivent être signés par :
    • le destinataire externe,
    • un représentant du domaine spécialisé de Statistique Canada;
  4. soumettre des copies de tous les formulaires « Reconnaissance des exigences de sécurité relatives aux renseignements protégés » signés à la Direction des communications aux fins de tenue de dossiers;
  5. utiliser le système de technologie de l'information approuvé par le statisticien en chef pour partager des renseignements avant leur diffusion;
  6. veiller à ce que tous les renseignements partagés avant leur diffusion avec des clients externes affichent le filigrane « protégé »;
  7. communiquer les conditions régissant la diffusion anticipée des renseignements, y compris les conséquences de non-conformité, à toutes les personnes ayant accès aux renseignements obtenus avant leur diffusion toutes les fois que ces renseignements sont partagés;
  8. obtenir une reconnaissance de la part de toutes les personnes destinataires qu'elles sont au courant des conditions régissant les renseignements diffusés de manière anticipée et qu'elles comprennent les conséquences de non-conformité;
  9. faire le suivi de l'accès aux renseignements obtenus avant leur diffusion par les destinataires externes et conserver les documents de suivi pour une période de 12 mois;
  10. rencontrer les agents de liaison de l'organisation, du ministère ou de l'organisme afin d'examiner les besoins en matière de documentation et leur utilisation chaque année;
  11. partager les renseignements avec l'organisation destinataire à partir de 6 h 30, heure normale de l'Est, le jour de la diffusion officielle, sauf si le statisticien en chef l'autorise avant cette heure (cette condition ne s'applique pas aux clients visés par une entente de frais recouvrables).

Les organisations destinataires doivent :

  1. convenir de restreindre l'accès aux renseignements obtenus avant leur diffusion uniquement aux personnes qui ont reçu une approbation et qui ont signé un formulaire « Reconnaissance des exigences de sécurité relatives aux renseignements protégés »;
  2. utiliser le système de technologie de l'information électronique approuvé par Statistique Canada pour partager des renseignements avant leur diffusion;
  3. fournir à Statistique Canada des copies des formulaires « Reconnaissance des exigences de sécurité relatives aux renseignements protégés » signés;
  4. fournir la liste complète des employés autorisés à Statistique Canada avant toute diffusion anticipée, y compris le nom et le titre de poste de tous les participants, leurs coordonnées ainsi que la justification de leur accès à des fins de validation par l'organisme; l'accès pour certains employés peut être refusé au cas par cas;
  5. s'assurer que l'administrateur général nomme un agent de liaison qui sera chargé de ce qui suit :
    • fournir des mises à jour et des confirmations de la liste des employés autorisés à Statistique Canada tous les mois à des fins de validation et veiller à ce que tous les employés figurant sur la liste ont un « besoin de savoir »,
    • superviser tout le processus de diffusion et communiquer à Statistique Canada toute vulnérabilité observée ou tout cas de non-conformité,
    • coordonner l'évaluation annuelle de la conformité du ministère à la politique,
    • veiller à ce que tous les employés ayant accès à des renseignements avant leur diffusion aient été informés, par un représentant désigné de Statistique Canada, des conditions à respecter pour accéder à ces renseignements et des conséquences du non-respect de la politique;
  6. établir avant la première diffusion anticipée un processus d'information officiel en matière de sécurité afin de veiller à ce que tous les employés ayant accès à des renseignements diffusés de manière anticipée soient informés des conditions de la politique :
    • tenir des séances d'information annuelles, en collaboration avec Statistique Canada, et veiller à ce que tous les nouveaux employés qui signent un formulaire « Reconnaissance des exigences de sécurité relatives aux renseignements protégés» soient également informés des conditions,
    • fournir à Statistique Canada des dossiers sur les séances d'information et la participation à ces séances;
  7. établir avant la première diffusion anticipée une évaluation interne annuelle du respect des exigences de la politique, en fonction des critères fournis par Statistique Canada, qui sera gérée par les agents de liaison de l'organisation :
    • utiliser les critères d'évaluation fournis par Statistique Canada,
    • demander à l'administrateur général de se charger de la validation et de la présentation des résultats de l'évaluation à Statistique Canada,
    • faire état chaque année des résultats et de la mise en œuvre de mesures correctives découlant de l'évaluation interne à Statistique Canada;
  8. mettre en œuvre des mesures pour assurer le respect des conditions de Statistique Canada pour avoir accès aux données avant leur diffusion.

Signaler les cas de non-conformité

Toute situation de partage avec des participants externes de renseignements de nature délicate avant leur diffusion qui ne respecte pas la politique sera considérée comme une non-conformité à la présente politique et doit être signalée au statisticien en chef adjoint du domaine spécialisé en question.

Dans les cas où l'organisation ou la personne de l'extérieur ne respecte pas les conditions de la Politique sur la diffusion officielle, la non-conformité à cette politique doit être signalée au statisticien en chef.

Les personnes ou les organisations qui ne respectent pas les conditions établies ci-dessus devront faire face aux conséquences décrites à la section 6 de la présente politique.

Annexe C : Procédures relatives à la diffusion anticipée à des fins de validation ou d'information

Les domaines spécialisés doivent :

  1. obtenir une liste exhaustive de tous les employés au sein des organisations destinataires qui auront accès aux données de manière anticipée avant leur partage, toutes les fois où des renseignements fournis avant leur diffusion sont partagés. La liste doit comprendre ce qui suit :
    • le nom de tous les employés,
    • le titre de poste de tous les employés,
    • la justification de l'accès anticipé pour tous les employés;
  2. soumettre la liste de tous les employés ayant accès aux renseignements de manière anticipée au sein de l'organisation destinataire à la Direction des communications, qui s'appuiera sur le principe du « besoin de savoir » pour valider la liste;
  3. veiller à ce que tous les destinataires au sein des organisations destinataires disposent chacun d'un formulaire « Reconnaissance des exigences de sécurité relatives aux renseignements protégés » valide. Les formulaires doivent être à jour (ils sont valides pour une période de 12 mois) et doivent être signés par :
    • le destinataire externe,
    • un représentant du domaine spécialisé de Statistique Canada;
  4. soumettre des copies de tous les formulaires « Reconnaissance des exigences de sécurité relatives aux renseignements protégés » signés à la Direction des communications aux fins de tenue de dossiers;
  5. utiliser le système de technologie de l'information approuvé par le statisticien en chef pour partager des renseignements avant leur diffusion;
  6. veiller à ce que tous les renseignements partagés avant leur diffusion avec des clients externes affichent le filigrane « protégé »;
  7. communiquer les conditions régissant la diffusion anticipée des renseignements, y compris les conséquences de non-conformité, à toutes les personnes ayant accès aux renseignements obtenus avant leur diffusion toutes les fois que ces renseignements sont partagés;
  8. obtenir une reconnaissance de la part de toutes les personnes destinataires qu'elles sont au courant des conditions régissant les renseignements diffusés de manière anticipée et qu'elles comprennent les conséquences de non-conformité;
  9. faire le suivi de l'accès aux renseignements obtenus avant leur diffusion par les destinataires externes et conserver les documents de suivi pour une période de 12 mois;
  10. rencontrer l'organisation ou le ministère afin d'examiner les besoins en matière de documentation et leur utilisation chaque année.

Les organisations destinataires doivent :

  1. convenir de restreindre l'accès aux renseignements obtenus avant leur diffusion uniquement aux personnes qui ont obtenu une approbation et qui ont signé un formulaire « Reconnaissance des exigences de sécurité relatives aux renseignements protégés »;
  2. utiliser le système de technologie de l'information électronique approuvé par Statistique Canada pour partager des renseignements avant leur diffusion;
  3. fournir à Statistique Canada des copies des formulaires « Reconnaissance des exigences de sécurité relatives aux renseignements protégés » signés;
  4. fournir la liste complète des employés autorisés à Statistique Canada avant toute diffusion anticipée, y compris le nom et le titre de poste de tous les participants, leurs coordonnées, ainsi que la justification de leur accès à des fins de validation par l'organisme; l'accès pour certains employés peut être refusé au cas par cas;
  5. établir avant la première diffusion anticipée un processus d'information officiel en matière de sécurité afin de veiller à ce que tous les employés ayant accès à des renseignements diffusés de manière anticipée soient informés des conditions de la politique :
    • tenir des séances d'information annuelles, en collaboration avec Statistique Canada, et veiller à ce que tous les nouveaux employés qui signent un formulaire « Reconnaissance des exigences de sécurité relatives aux renseignements protégés » soient également informés des conditions,
    • fournir à Statistique Canada des dossiers sur les séances d'information et la participation à ces séances;
  6. établir avant la première diffusion anticipée une évaluation interne annuelle du respect des exigences de la politique, en fonction des critères fournis par Statistique Canada, qui sera gérée par les agents de liaison de l'organisation :
    • utiliser les critères d'évaluation fournis par Statistique Canada,
    • demander à l'administrateur général de se charger de la validation et de la présentation des résultats de l'évaluation à Statistique Canada,
    • faire état chaque année des résultats et de la mise en œuvre de mesures correctives découlant de l'évaluation interne à Statistique Canada;
  7. mettre en œuvre des mesures pour assurer le respect des conditions de Statistique Canada pour avoir l'accès aux données avant leur diffusion.

Signaler les cas de non-conformité

Toute situation de partage avec des participants externes de renseignements de nature délicate avant leur diffusion qui ne respecte pas la politique sera considérée comme une non-conformité à la présente politique et doit être signalée au statisticien en chef adjoint du domaine spécialisé en question.

Dans les cas où l'organisation ou la personne de l'extérieur ne respecte pas les conditions de la Politique sur la diffusion officielle, la non-conformité à cette politique doit être signalée au statisticien en chef.

Les personnes ou les organisations qui ne respectent pas les conditions établies ci-dessus devront faire face aux conséquences décrites à la section 6 de la présente politique.

Annexe D : Procédures relatives à la diffusion anticipée dans le cadre d'ententes de gouvernance partagée

  1. Un formulaire de demande de reconnaissance d'une structure de gouvernance commune doit être rempli dans le cadre d'un programme de collaboration officiel qui a été désigné par le Conseil exécutif de gestion dans une structure de gouvernance partagée reconnue avec des organismes partenaires.
  2. Lorsqu'un programme de collaboration dans une structure de gouvernance partagée est reconnu et autorisé, le programme, la date d'approbation et quelques autres renseignements sont affichés sur le Réseau de communications internes de Statistique Canada.
  3. Lorsqu'une structure de gouvernance partagée existe et que des renseignements protégés sont partagés avant la diffusion officielle avec les organismes partenaires, il n'est pas nécessaire de remplir une Demande de diffusion anticipée si les conditions suivantes sont remplies :
    • les données ou les produits partagés ont été énumérés de façon précise dans la structure de gouvernance commune (dans le formulaire ou une annexe);
    • un représentant désigné de chaque organisme partenaire qui reçoit des renseignements protégés a rempli et signé l'entente de confidentialité.
  4. Lorsqu'une structure de gouvernance commune existe et que des renseignements protégés sont partagés avant la diffusion officielle avec l'organisme partenaire, mais que les conditions ci-dessus ne sont pas remplies, une Demande de diffusion anticipée doit être remplie.
  5. Bien qu'une demande de reconnaissance d'une structure de gouvernance commune ne comporte pas de date d'expiration, les ententes de confidentialité sur la gouvernance commune signées sont valides pour une période de 12 mois à compter de la date de la signature du destinataire. Elles doivent être envoyées à la directrice générale de la Direction des communications et de la diffusion.

Signaler les cas de non-conformité

Toute situation de partage avec des participants externes de renseignements de nature délicate avant leur diffusion qui ne respecte pas la politique sera considérée comme une non-conformité à la présente politique et doit être signalée au statisticien en chef adjoint du domaine spécialisé en question.

Dans les cas où l'organisation ou la personne de l'extérieur ne respecte pas les conditions de la Politique sur la diffusion officielle, la non-conformité à cette politique doit être signalée au statisticien en chef.

Les personnes ou les organisations qui ne respectent pas les conditions établies ci-dessus devront faire face aux conséquences décrites à la section 6 de la présente politique.

Annexe E : Définitions

Besoin de savoir : Selon la Norme sur le filtrage de sécurité, par besoin de savoir, on entend un critère utilisé par le ou les administrateurs de données de nature délicate, de biens ou d'installations pour établir, avant leur divulgation ou l'octroi d'accès, que le destinataire visé doit y avoir accès pour exercer ses fonctions officielles.

Les données administratives sont des renseignements recueillis par d'autres organisations et ministères pour leurs propres fins et que Statistique Canada cherche à obtenir, au niveau micro ou agrégé, dans le cadre de la Loi sur la statistique.

Par données agrégées confidentielles, on entend des renseignements qui pourraient dévoiler directement ou indirectement l'identité d'une personne, d'une entreprise ou d'une organisation.

Parmi les données de nature délicate, telles qu'elles sont désignées et approuvées par le statisticien en chef, on compte les principaux indicateurs économiques et les diffusions. Le Comité de gestion stratégique recommande pour le statisticien en chef une liste de diffusions classées comme étant des données de nature délicate.

Par données en temps réel, on entend des statistiques qui sont prêtes pour être publiées à peu près au moment où elles sont recueillies. L'approche participative est un exemple de telles données.

Un ensemble de données désigne les données agrégées non confidentielles, les microdonnées ou les agrégats statistiques obtenus à partir de microdonnées, d'un fichier administratif ou d'une combinaison de ces deux sources. Un ensemble de données est considéré comme étant « nouveau » s'il provient d'un programme statistique récemment créé ou s'il provient d'un cycle de données n'ayant pas encore été publiées d'un programme statistique existant.

  • les totalisations tirées d'ensembles de données déjà diffusés;
  • les données administratives recueillies par Statistique Canada
  • les couplages de données créés à partir d'ensembles de données déjà diffusés officiellement
  • les microdonnées de données agrégées déjà diffusées officiellement
  • les résultats d'essais, les enquêtes pilotes, les documents de travail, les études de faisabilité et les rapports analytiques sur les méthodes employées, à condition que les restrictions imposées par la Loi sur la statistique soient respectées;
  • la présentation ou la publication d'analyses ou de résultats de recherches préliminaires qui s'appuient sur des ensembles de données déjà diffusés.

Par ensemble de données définitif, on entend que l'ensemble de données est considéré comme étant prêt pour être diffusé de façon officielle.

Un ensemble de données de validation signifie que l'ensemble de données n'est pas encore définitif et qu'il n'est donc pas prêt à être diffusé. La vérification des données est en cours.

Par entente de gouvernance partagée, on renvoie à une entente officielle qui définit les conditions de la collaboration entre Statistique Canada et d'autres organisations en vue de la collecte et de la production de statistiques.

Par fichier de microdonnées, on entend un fichier structuré contenant des renseignements confidentiels au sujet de particuliers, d'entreprises ou d'organisations.

Par information, on entend le partage de renseignements avec un partenaire externe, ce qui permet à ce dernier :

  • d'informer ses cadres supérieurs, y compris le sous-ministre et le ministre (dans le cas des ministères);
  • de préparer du matériel de communication, comme des foires aux questions, des infocapsules, des déclarations ministérielles, des communiqués de presse, des campagnes sur les médias sociaux et des lettres à des intervenants;
  • de publier des données de Statistique Canada (dans une publication ou sur un site Web) au même moment que la publication de l'organisme.

Par instruments de diffusion officielle, on entend des modes de diffusion officiels qui ont été approuvés par le statisticien en chef dans le but de faire connaître de nouveaux produits de données à la population canadienne. Ces modes sont facilement accessibles et visibles, en plus d'assurer un accès équitable aux produits statistiques de l'organisme. Le Quotidien fait partie des instruments de diffusion officielle de Statistique Canada.

Un jour ouvrable désigne une journée de la semaine, du lundi au vendredi, à l'exception des jours fériés. Le Quotidien n'est pas publié du 25 décembre au 2 janvier.

Le Quotidien fait partie des instruments de diffusion officielle de Statistique Canada. Il comprend une ou plusieurs annonces appelées « communiqués ». Ces communiqués peuvent être principaux ou secondaires. Les communiqués principaux renferment habituellement des renseignements importants pour le public canadien et offrent une perspective nationale, régionale ou industrielle. Ils comprennent généralement des tableaux et des graphiques pour appuyer les renseignements fournis dans le texte. Les communiqués secondaires se concentrent habituellement sur une industrie ou un sujet particulier et fournissent un aperçu des données. Ils peuvent comprendre des tableaux et des graphiques pour appuyer les renseignements fournis dans le texte.

Les personnes-ressources pour les médias sont les membres du personnel professionnel que la haute direction a désignés pour expliquer ou interpréter des statistiques et dont elle a transmis les coordonnées aux Communications.

Les porte-parole sont des personnes désignées par le statisticien en chef pour répondre au nom de l'organisme aux demandes de renseignements des médias sur des questions transsectorielles ou liées aux programmes.

Les produits analytiques pour la diffusion comprennent une large gamme de textes (ainsi que des graphiques, des tableaux et autres résultats quantitatifs connexes), y compris ceux qui s'adressent à un vaste public, ceux qui portent principalement sur un seul ensemble ou une seule série de données et ceux destinés à un public scientifique qui comprennent des méthodes et un raisonnement plus complexes en plus de faire largement référence à une vaste documentation scientifique.

Par produits d'information, on entend la compilation des résultats issus des activités de Statistique Canada, y compris les fichiers de données non confidentielles, les bases de données, les fichiers de microdonnées à grande diffusion, les tableaux (y compris les tableaux dans l'Entrepôt commun de données de sortie), les graphiques et les cartes. Les produits d'information requièrent généralement un numéro au catalogue et peuvent être disponibles en format imprimé ou sur support électronique. Il existe deux catégories de produits d'information, soit ceux qui s'appuient sur de nouvelles données qui n'ont pas encore été diffusées et ceux fondés sur des données ayant déjà été diffusées.

La protection de la confidentialité doit être interprétée comme l'interdiction de communiquer à un tiers tout renseignement relatif aux résultats statistiques.

Un texte destiné au Quotidien renvoie au sommaire destiné à être publié dans Le Quotidien en vue de communiquer des résultats significatifs susceptibles d'intéresser la population canadienne.

La transmission sécurisée signifie qu'il faut s'assurer de transmettre les renseignements protégés dans un format auquel seules les personnes désignées de l'organisation sélectionnée peuvent avoir accès.

Par validation des données, on entend l'examen des données pour garantir leur exactitude et leur qualité. Les personnes qui ne sont pas des employés (ou qui ne sont pas réputées être des employés) de Statistique Canada et qui peuvent aider Statistique Canada à valider des données peuvent avoir accès à ces données avant leur diffusion officielle, conformément aux procédures décrites dans la politique. Dans de tels cas, les divisions spécialisées sont chargées de prouver que les personnes en question sont qualifiées, qu'elles sont dans une situation leur permettant de valider les données et que leur rétroaction aidera Statistique Canada à améliorer l'exactitude et la qualité des données.

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