Chapitre 2.7 : Gestion de l'information

Contexte

La gestion de l'information (GI) est le processus de direction et de soutien de la bonne gérance de l'information au sein d'un organisme pendant le cycle de vie complet de l'information. Il est important pour tout type d'organisation, y compris les organismes statistiques, de suivre les bonnes pratiques de GI.

Les principaux avantages sont les suivants :

  • déterminer, consigner et conserver les fonds de renseignements de l'organisme;
  • faciliter l'extraction de l'information et augmenter l'efficience au travail;
  • améliorer le transfert de connaissances et la mémoire organisationnelle;
  • réduire la quantité d'information retenue et conserver seulement ce qui a une valeur opérationnelle;
  • réduire le risque de perte d'information (découlant d'un manque de documentation, de pratiques qui laissent à désirer ou de changements technologiques).

Historiquement, la GI à Statistique Canada a été décentralisée. Les programmes individuels assuraient la gestion et la maintenance de leur information, selon différentes normes, à plusieurs emplacements au sein de l'organisme. Il en découlait que les ressources en information ne se trouvaient pas pleinement exploitées et que l'organisme a engagé des coûts inutiles et subi une perte d'efficience. Il était donc devenu de plus en plus difficile de gérer le volume d'information qui était créée et partagée. Ce phénomène n'est pas propre aux organismes statistiques : il touche la plupart des institutions publiques. Pour ces raisons, l'ensemble des administrations publiques ont lancé d'importantes initiatives de GI.

La fonction de GI de Statistique Canada s'oriente sur un mode d'opération dans la lignée des principes et des pratiques de GI reconnus à l'échelle internationale, de la législation du gouvernement du Canada et de directives de gestion fournies par les organismes centraux (nommément le Secrétariat du Conseil du Trésor). Statistique Canada a progressivement centralisé sa gestion de l'information, et a élaboré une stratégie et une feuille de route à l'appui de cette approche.

La Politique sur la gestion de l'information du Conseil du Trésor définit les exigences générales en matière de GI pour tous les renseignements du gouvernement fédéral. L'objectif de cette politique est de veiller à la gestion efficiente et efficace de l'information tout au long de son cycle de vie. À Statistique Canada, cela signifie l'élaboration d'une politique sur la GI qui établit des exigences pour les données statistiques, les documents d'appui et l'information administrative. Les principales exigences de cette politique sont les suivantes :

Pour l'organisme :

  • Consigner les décisions et le processus décisionnel dans le but de soutenir les opérations et la responsabilisation.
  • Intégrer les exigences en matière de GI aux activités de l'organisme.
  • Diffuser l'information au sein de Statistique Canada en respectant les exigences en matière de sécurité et de confidentialité.
  • Gérer l'information pour garantir sa pertinence, son authenticité, sa qualité et son rapport coût-efficacité aussi longtemps que l'information est requise.

Pour les spécialistes de la GI :

  • Planifier, élaborer, surveiller et évaluer les stratégies, les pratiques et les procédures de GI.
  • Fournir des directives, de la formation et de la sensibilisation sur la GI.

Pour tous les employés :

  • Suivre les procédures de GI en lien avec la gestion de leur information.
  • Consigner les activités et les décisions de valeur opérationnelle.

Des exigences plus précises pour la gestion des données statistiques sont fournies dans la Directive sur la gestion des fichiers de microdonnées statistiques et la Directive sur la gestion des statistiques agrégées. Ces directives définissent ce qui suit :

  • la période de temps pendant laquelle les données statistiques doivent être conservées;
  • la documentation requise pour identifier et décrire les données.

D'autres détails sur les données statistiques sont fournis dans les chapitres 4.3, 4.4 et 4.6, consacrés à l'accès aux métadonnées, l'accès aux microdonnées, et à la confidentialité et à la protection des renseignements personnels, respectivement.

Stratégies, mécanismes et outils

La vision et la stratégie pour la gestion de l'information de Statistique Canada visent la « gestion de toute l'information que l'organisme recueille et détient de façon efficiente et sécurisée, pour appuyer la prestation et l'accès continu à de l'information statistique de grande qualité qui répond aux besoins des Canadiens, tout en respectant la confidentialité des fournisseurs de donnéesNote de fin de page 1 ».

En ce qui concerne la gouvernance, Statistique Canada a mis en œuvre les mécanismes suivants :

  • Nomination d'un cadre supérieur chargé de la gestion de l'information, qui est un haut dirigeant ayant la responsabilité de garantir que les pratiques de GI au sein de l'organisme sont appropriées. À Statistique Canada, ce rôle est donné à un statisticien en chef adjoint.
  • Création du Comité de gestion de l'information, qui coordonne la gestion des fonds de renseignements de l'organisme, y compris ses fonds de données statistiques confidentiels. Le Comité de gestion de l'information est constitué de directeurs des secteurs de programmes et est présidé par un statisticien en chef adjoint.
  • Création d'une Division de gestion de l'information qui soutient les exigences en matière de GI de l'organisme et le Comité de gestion de l'information. Il fournit des conseils sur les pratiques exemplaires et les normes liées à la GI au sein de l'organisme et coordonne la mise en œuvre de stratégies de GI et de méthodes pour mieux gérer les processus de GI. Depuis quelques années, un financement existe pour appuyer le Secrétariat de la gestion de l'information. Ses responsabilités incluent l'élaboration de stratégies, de politiques et de procédures de GI.
  • Élaboration d'un réseau de délégués de GI, qui fait office de lien primaire entre le Secrétariat de la gestion de l'information et les secteurs de programmes de GI.

Statistique Canada fournit un certain nombre de services et d'outils pour faciliter la GI :

Bibliothèque de Statistique Canada

Au cours des dernières années, la bibliothèque a servi d'entrepôt de GI pour toutes les versions définitives des publications de l'organisme (publications électroniques et en versions imprimées). La bibliothèque fournit un large éventail de services et de ressources qui viennent en appui aux activités d'information et d'analyses des programmes et secteurs de services de Statistique Canada. Ceux-ci sont offerts sur le site Web de la bibliothèque et incluent le catalogue de la bibliothèque, les acquisitions de matériel bibliographique, les prêts interbibliothèques, des services de recherche et des ressources électroniques. La bibliothèque fournit une formation aux employés, aux chercheurs et aux analystes sur l'utilisation des bases de données et des ressources électroniques, et compile des revues personnalisées de la littérature.

Centre de gestion des documents

Le Centre de gestion des documents (CGD) fournit des services de GI liés à l'information non structurée au sein de Statistique Canada. Parmi ces services figurent la réception, la classification, le stockage et l'extraction de documents papier et de fichiers électroniques. Le CGD fournit aussi des conseils et des services de recherche liés à des renseignements consignés dont elle a la garde. Le CGD sert de liaison entre Statistique Canada et Bibliothèque et Archives Canada afin de conserver la documentation historique. Comme les exigences en matière de GI augmentent, une nouvelle solution est prise en considération pour répondre à un grand nombre d'exigences.

Initiative de transformation des services de courriel

L'Initiative de transformation des services de courriel (ITSC) est un projet du gouvernement du Canada qui vise à remplacer les systèmes de courriel de 43 ministères et organismes fédéraux par un système commun. Cette initiative pangouvernementale permettra de réaliser des économies, d'accroître la sécurité des services de courriel, de simplifier le répertoire des employés du gouvernement et d'améliorer la prestation des services aux Canadiens.

L'ITSC fournit :

  • une adresse de courriel personnelle normalisée que les employés du secteur public conserveront pendant toute leur carrière au sein du gouvernement fédéral;
  • un système de courriel commun qui facilite la coordination des réunions et la communication entre les ministères et organismes fédéraux;
  • un système de courriel sécuritaire et stable qui permet aux Canadiens de communiquer plus facilement avec les employés du gouvernement et d'avoir accès plus facilement aux programmes et services gouvernementaux;
  • une technologie de pointe qui prend en charge et normalise plus de 300 exigences en matière de sécurité et qui accroît la protection des renseignements personnels.

Sensibilisation et formation

La sensibilisation des employés à l'importance de la GI vise principalement la détermination et la gestion des ressources documentaires à valeur opérationnelle (RDVO). Les RDVO sont des documents publiés ou non (y compris les messages électroniques et leurs pièces jointes) qui sont créés ou acquis parce qu'ils permettent et consignent la prise de décisions en lien avec les programmes, les services et les opérations existantes, et appuient les exigences organisationnelles en matière de rapports, de rendement et de responsabilisation. Les RDVO s'appliquent à trois types d'information : les courriels, les données, ainsi qu'à d'autres documents.

Courriels, y compris les pièces jointes :

  • qui expliquent une question ou en présentent le contexte;
  • qui soulèvent un problème et en donnent la solution;
  • qui fournissent une rétroaction officielle;
  • dans lesquelles une approbation officielle est accordée.

Les courriels font partie des archives officielles de Statistique Canada, et il incombe aux employés de tenir à jour ces archives officielles.

Il est attendu des employés qu'ils effectuent régulièrement le ménage de leur boîte aux lettres électronique et conservent seulement :

  • l'information encore utile pour la prise de décision dans le cadre de projets, des activités des programmes ou de la prestation de services;
  • des instructions ou des procédures définitives;
  • des comptes rendus des opérations de l'organisme;
  • des décisions relatives aux questions financières ou juridiques;
  • des archives expliquant comment et pourquoi des décisions particulières ont été prises;
  • des courriels renfermant de l'information qui devrait faire partie de la mémoire organisationnelle;
  • des courriels requis pour une demande active d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels.

Des dépliants et des feuillets d'information incluant les pratiques exemplaires sont accessibles sur le site intranet pour aider les employés à gérer leur boîte aux lettres. Des séances de formation sont offertes, y compris les cours « Gérer vos courriels électroniques à Statistique Canada » et « Tenue de documents pour les fonctionnaires ». Enfin, une limite sur la taille des courriels et des boîtes aux lettres a forcé quelques changements de comportement et a permis d'établir de nouvelles pratiques exemplaires en matière de GI.

Données

Des renseignements sur divers services et mécanismes liés à la GI applicable aux données statistiques sont fournis dans les chapitres suivants de ce compendium :

  • Gestion des programmes d'accès aux microdonnées — chapitre 4.4
  • Gestion de l'accès aux métadonnées — chapitre 4.3
  • Gestion du site Web — chapitre 4.1
  • Gestion d'autres programmes d'accès à l'information, y compris de programmes de contrôle de la divulgation et de couplage d'enregistrements — chapitre 4.6

Autres documents

Les autres documents des RDVO publiés ou non comprennent :

  • des documents de décisions (p. ex. comptes rendus de réunions et documents de projet approuvés);
  • des programmes, services et opérations continues de soutien (p. ex. études de faisabilité, rapports d'intervenants, rapports méthodologiques, questionnaires, guides de l'utilisateur, rapports d'analyse, contrats, politiques, ententes sur les niveaux de service, plans de travail);
  • des exigences organisationnelles en matière de rapports, de rendement et de responsabilisation (p. ex. rapports financiers, rapports sur le rendement, rapports ministériels sur le rendement, rapports d'audit interne).

Jusqu'à la mise en œuvre du système de gestion des dossiers et des documents électroniques officiel du gouvernement du Canada (GCDocs), il est attendu que ces documents soient sauvegardés dans un dépôt ministériel pour documents électroniques, comme le CGD, un lecteur partagé ou des systèmes administratifs et financiers.

Facteurs clés de réussite

La communication, pour garantir la sensibilisation des employés à leurs responsabilités, est un élément fondamental de l'établissement d'une culture de GI. Les employés sont constamment encouragés à comprendre et à s'acquitter de leurs responsabilités de GI pour soutenir les résultats opérationnels.

Le soutien et l'engagement de la haute direction sont aussi cruciaux pour soutenir la stratégie de GI et améliorer la sensibilisation générale à l'égard de son importance. Même s'il existe des outils pour soutenir une stratégie de gestion efficiente, ces outils sont seulement pertinents s'ils sont utilisés. La stratégie de GI requiert généralement un changement de culture qui est difficile à maintenir sans le soutien de la direction.

La pensée conceptuelle dans la mise en œuvre des outils de GI est elle aussi importante pour veiller à ce que les processus soient intuitifs et qu'ils ne deviennent pas trop lourds, afin d'encourager les bons comportements.

Défis

La GI, qui est d'importance vitale au fonctionnement à long terme d'un organisme statistique, peut facilement se trouver rétrogradée comme activité, parce qu'elle peut être perçue comme non essentielle à la production de données statistiques actuelles. Il se peut qu'un financement doive être alloué à l'élaboration d'outils et de structures pour façonner une stratégie efficiente de GI. Les avantages sur le plan de l'efficience peuvent cependant être difficiles à mesurer de façon précise, ou il se peut que les résultats se concrétisent plus tard (p. ex., par un évitement des coûts à l'avenir). Comme la GI est importante, mais qu'elle n'est souvent pas urgente, un bon équilibre doit être maintenu dans l'allocation des ressources entre les opérations existantes et les mesures pour préserver le capital intellectuel et le fonds de données de l'organisme. C'est un enjeu crucial de survie à long terme.

Perspectives d'avenir

Statistique Canada est en train de mettre en œuvre un système de gestion électronique des documents et des dossiers pour remplacer les applications du CGD et améliorer les capacités en matière de gestion des dossiers. Ce système est un outil normalisé de GI mis à la disposition des ministères et organismes du gouvernement du Canada. L'organisme développe aussi de nouveaux outils pour moderniser ses approches actuelles en matière de GI et de recherche dans un monde numérique.

Notes de fin de page :

Note de fin de page 1

Stratégie de gestion de l'information de Statistique Canada.

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Bibliographie

Statistique Canada. (2010). Stratégie de gestion de l'information de Statistique Canada. Document interne accessible sur demande.

Statistique Canada. (2015). Directive sur la gestion des fichiers de microdonnées statistiques. Document interne accessible sur demande.

Statistique Canada. (2015). Directive sur la gestion des statistiques agrégées. Document interne accessible sur demande.

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