Foire aux questions sur la Norme sur le filtrage de sécurité et le projet de modernisation du contrôle civil

Les questions suivantes sont regroupées en deux catégories : la prise d’empreintes digitales et la vérification du crédit. Elles comprennent des explications sur les changements apportés et sur la façon dont ces changements toucheront les employés (inclus une personne réputée être employée) et l’ensemble de l’organisme. Si vous ne trouvez pas la réponse à votre question, communiquez avec la Sécurité.

La prise d’empreintes digitales

Quels sont les changements apportés et pourquoi?

  1. Quels sont les changements apportés à la vérification des casiers judiciaires?

    La Gendarmerie royale du Canada (GRC) a restructuré son processus de vérification des casiers judiciaires dans le cadre d’un projet de modernisation du contrôle civil, ce qui comprend la transition d’une méthode de contrôle par vérifications nominales à un modèle entièrement électronique de vérification des empreintes digitales. En vigueur à partir de maintenant, la GRC accepte uniquement les dossiers comprenant des empreintes digitales numérisées aux fins de traitement. Comme tous les autres ministères et organismes fédéraux, Statistique Canada doit adopter cette nouvelle méthode de vérification des casiers judiciaires.

  2. Quel est le problème avec les vérifications nominales des casiers judiciaires?

    Les vérifications nominales ont des faiblesses qui découlent des diverses orthographes possibles d’un même nom, des noms de famille courants, de l’utilisation de surnoms ainsi que des changements de nom, légaux ou frauduleux. La vérification dactyloscopique, ou des empreintes digitales, est le seul moyen efficace et exact de confirmer l’identité des personnes, donc d’empêcher les délinquants d’échapper à leur passé criminel, et d’éviter que des personnes soient, par erreur, associées à un casier judiciaire qui n’est pas le leur.

    Jusqu’à présent, la GRC a utilisé les vérifications nominales des casiers judiciaires, parce que la technologie ne permettait pas de faire des vérifications dactyloscopiques pour répondre à la demande. Si une vérification nominale indiquait de possibles antécédents judiciaires, des empreintes digitales étaient exigées pour confirmer l’identité de la personne avant qu’il n’y ait divulgation de renseignements. La GRC dispose désormais d’un système biométrique (dactyloscopique) capable de prendre en charge les demandes de vérification de casier judiciaire.

  3. La prise d’empreintes digitales a toujours été associée aux activités criminelles. Le fait d’exiger les empreintes digitales d’une personne n’équivaut-il pas à la traiter comme un criminel?

    La prise d’empreintes digitales est utilisée depuis de nombreuses années pour confirmer l’identité d’une personne, et il s’agit d’une « pratique exemplaire » reconnue dans le monde entier. De plus en plus, les empreintes digitales sont utilisées pour confirmer l’identité d’une personne pour diverses raisons sans lien avec la criminalité, notamment pour des raisons d’immigration et de visa, pour déverrouiller des dispositifs numériques ou pour faire des achats sur un site d’attraction d’envergure. Dans le cas des vérifications de casiers judiciaires, la prise d’empreintes digitales est la seule façon sûre de déterminer si une personne a un casier judiciaire, et donc d’éliminer toute association erronée à des activités criminelles.

  4. La prise d’empreintes digitales semble être un processus très complexe et long. Pourquoi forcer les gens à faire prendre leurs empreintes quand leurs nom et date de naissance sont tout aussi efficaces?

    La transmission électronique d’empreintes digitales est facile et pratique. Les résultats électroniques immédiats sont un avantage certain pour les employeurs et les demandeurs, surtout ceux dont la demande aurait, autrement, été inutilement retardée parce que leur nom aurait été associé par erreur à celui d’un contrevenant condamné. Les résultats des vérifications nominales ne sont pas aussi exacts que ceux des vérifications dactyloscopiques.

  5. Combien de temps la GRC conserve-t-elle les empreintes digitales?

    La GRC ne conserve pas les dactylogrammes transmis à des fins civiles. Dès que le travail en cours est terminé, les empreintes sont supprimées du système de la GRC. Les dactylogrammes transmis à des fins civiles ne sont jamais versés dans une base de données où ils pourraient faire l’objet d’une recherche.

En tant qu’employé, j’aimerais savoir…

  1. Des frais sont-ils exigés pour une vérification dactyloscopique du casier judiciaire?

    Pour les employés qui ne peuvent pas se présenter à un bureau régional de Statistique Canada, des frais de service pourraient être exigés pour la prise d’empreintes digitales par un service de police local ou une entreprise de dactyloscopie autorisée.

  2. J’ai déjà fait prendre mes empreintes digitales dans le cadre d’un travail bénévole dans la collectivité, pour une association sportive ou pour un autre organisme, est-ce qu’elles peuvent être utilisées?

    Malheureusement, non. Vous devez faire prendre de nouvelles empreintes, puisque la GRC n’en conserve aucune.

En quoi Statistique Canada sera touché?

  1. Quelles sont les options disponibles pour numériser et transmettre les empreintes digitales?

    La GRC n’acceptera que les dactylogrammes électroniques. Les dactylogrammes électroniques doivent respecter les normes de la GRC, et être créés au moyen d’un dispositif électronique de saisie d’empreintes digitales (LiveScan) ou d’un dispositif CardScan qui permet de numériser les dactylogrammes papier, puis de les convertir aux fins de transmission par voie électronique.

    Statistique Canada a installé des dispositifs électroniques de saisie d’empreintes digitales dans le bureau central d’Ottawa ainsi que dans les bureaux régionaux d’Halifax, de Sherbrooke, de Montréal, de Toronto, de Sturgeon Falls, de Winnipeg, d’Edmonton et de Vancouver. De plus, un dispositif CardScan sera installé au bureau de la sécurité à Ottawa.

    Aussi, Statistique Canada vérifie la possibilité d’établir un partenariat avec d’autres ministères fédéraux situés à l’extérieur de son réseau de bureaux régionaux.

    Une dernière option consiste à diriger la personne concernée vers une entreprise de dactyloscopie autorisée ou un service de police local. S’il y a lieu, cette personne sera responsable des frais applicables.

Vérification du crédit

Quels sont les changements apportés et pourquoi?

  1. Qu’est-ce que la Norme sur le filtrage de sécurité?

    La Norme sur le filtrage de sécurité permet de s’assurer que le filtrage de sécurité au gouvernement du Canada est efficace, efficient, méthodique et juste. Le gouvernement du Canada normalise les processus de filtrage de sécurité et met à contribution de nouvelles technologies dans tous les ministères et organismes. Comme chacun sait, le filtrage de sécurité est un élément essentiel du processus d’embauche, et l’obtention ainsi que le maintien d’un niveau de sécurité valide font partie des conditions d’emploi au gouvernement du Canada.

  2. Quels sont les principaux changements apportés en ce qui concerne la Norme sur le filtrage de sécurité?

    Les vérifications menées selon le filtrage « standard » (ou cote de fiabilité), ce qui concerne la majorité des employés de Statistique Canada, resteront sensiblement les mêmes. Une vérification obligatoire du crédit a été ajoutée et est en vigueur lors de nouvelles embauches et lors de filtrage de sécurité pour les employés actuels qui doivent faire l’objet d’un renouvellement ou d’une mise à niveau de leur cote.

    La vérification du crédit n’est qu’un des nombreux facteurs à considérer au cours du processus de filtrage de sécurité. Les activités de filtrage considérées pour un filtrage « plus poussé », lorsqu’il est question de postes ayant la responsabilité de renseignements de sécurité, se verront ajouter des vérifications supplémentaires en fonction des tâches du poste en question. Les cotes de fiabilité et de sécurité sont valides pendant 10 ans si aucune interruption de service n'excède un an.

  3. Quelles sont les activités de filtrage pour la cote de fiabilité?

    Elles comprennent :

    • la vérification de l’identité et des antécédents;
    • la vérification des attestations d’études et des titres professionnels;
    • la vérification des références personnelles et professionnelles;
    • la vérification d’antécédents criminels.
  4. Pourquoi exige-t-on dorénavant une vérification du crédit pour le filtrage de sécurité?

    La nouvelle Norme sur le filtrage de sécurité du Secrétariat du Conseil du Trésor, qui est entrée en vigueur le 20 octobre 2014 et qui touche tous les ministères et organismes du gouvernement du Canada, établit une approche fondée sur les risques du filtrage de sécurité. Faisant partie de cette nouvelle norme, une vérification du crédit — qui n’est qu’un des nombreux facteurs considérés au cours du processus de filtrage de sécurité — est exigée.

    La nouvelle Norme sur le filtrage de sécurité sera mise en œuvre sur une période de 36 mois. En vigueur depuis le 20 octobre 2014, la vérification du crédit est exigée pour toutes les nouvelles demandes de filtrage de sécurité. La vérification du crédit pour les employés actuels et les entrepreneurs sera mise en œuvre au fur et à mesure que le filtrage de sécurité sera nécessaire pour la mise à jour, la mise à niveau ou la révision d’une cote.

  5. À qui cette exigence s’applique-t-elle?

    Cette nouvelle exigence s’applique à toute personne employée par un ministère ou organisme fédéral, ou travaillant dans un ministère ou organisme fédéral. Son application touche les employés (inclus une personne réputée être employée),  les bénévoles, les étudiants, les entrepreneurs du secteur privé et les personnes prêtées, en affectation ou en détachement.

  6. Est-ce une nouvelle pratique au sein du gouvernement du Canada?

    Non, l’habitude de mener des enquêtes obligatoires sur la situation financière (vérification du crédit) aux fins d’un filtrage de sécurité remonte à 1986 lorsque le Conseil du Trésor a mis en œuvre la première Politique sur la sécurité du gouvernement. À ce moment, même si cette pratique était facultative pendant l’enquête de fiabilité, certains ministères effectuaient des vérifications de crédit à titre obligatoire pour tous les niveaux de filtrage.

  7. À quelles fins mène-t-on une vérification du crédit dans le cadre d’un filtrage de sécurité?

    Afin de protéger les intérêts et la sécurité du gouvernement du Canada, une évaluation de la loyauté et de la fiabilité de toutes les personnes ayant accès à des renseignements ou à des actifs de nature délicate doit être réalisée. En plus des autres renseignements recueillis (par exemple, dans le cadre d’une vérification du casier judiciaire, des antécédents d’emploi et des références morales), le dossier de crédit sera examiné afin d’évaluer le degré de loyauté et de fiabilité d’un employé ou d’une personne au service du gouvernement du Canada.

En tant qu’employé, j’aimerais savoir…

  1. Qu’entend-on par antécédents en matière de crédit et quels renseignements le rapport contient-il?

    Les antécédents en matière de crédit sont regroupés dans un dossier qui décrit les habitudes d’emprunt et de remboursement d’une personne ainsi que les retards de paiement et les faillites. Ce dossier permet de mesurer la fiabilité d’une personne.

    Les renseignements contenus dans le dossier comprennent la date de naissance, les adresses de résidence, les renseignements liés à l’emploi ainsi qu’un historique détaillé du crédit actuel ou du crédit utilisé au cours des six dernières années — ou d’une période plus longue si la personne a déclaré faillite. Cet historique est mis à jour par les institutions financières, les sociétés émettrices de cartes de crédit, les détaillants, les entreprises de location de voitures et d’autres établissements qui accordent du crédit aux particuliers.

  2. Comment les renseignements du dossier de crédit seront-ils évalués?

    Dans le cadre de l’évaluation générale de la fiabilité, on tient compte de la fiabilité d’un particulier relativement à la protection des actifs, des renseignements et des installations du gouvernement. La situation financière d’un employé est pertinente dans le cadre de cette évaluation, surtout en ce qui touche à sa capacité à respecter des obligations financières.

    Parmi l’information pouvant susciter des préoccupations, citons l’incapacité à régler un paiement dans les délais prescrits, les comptes mis en recouvrement, les sommes radiées par les institutions financières ou une dette très élevée par rapport au revenu. Les renseignements indiqués dans un dossier de crédit peuvent également servir à valider d’autres renseignements communiqués par une personne, comme son ancienne adresse ou sa date de naissance.

  3. Les autres prêteurs sauront-ils que le gouvernement du Canada a demandé un dossier de crédit concernant un employé?

    Non. La vérification du crédit réalisée à des fins de filtrage de sécurité est masquée. Elle n’aura donc pas d’effet négatif sur le dossier de crédit de la personne auprès d’une agence d’évaluation du crédit. Les agences d’évaluation du crédit interprètent uniquement les vérifications du crédit réalisées par des institutions financières canadiennes (p. ex., des banques, des coopératives d’épargne et de crédit ou des agences d’évaluation du crédit) comme une tentative de la part de la personne d’obtenir du crédit, ce qui a une incidence sur sa cote de crédit.

  4. Est-il légal de faire ces vérifications?

    Oui, la vérification du crédit est légale. La Politique sur la sécurité du gouvernement et la Norme sur le filtrage de sécurité établissent les bases juridiques pour vérifier le dossier de crédit à des fins de filtrage de sécurité des personnes à l’emploi de ministères et d’organismes du gouvernement du Canada.

  5. Comment assure-t-on la protection de mes renseignements personnels pendant la vérification du crédit?

    La protection des renseignements personnels est régie par la Loi sur la protection des renseignements personnels qui énonce les pratiques des ministères et organismes du gouvernement fédéral quant à la manipulation des renseignements personnels de tous les citoyens canadiens et des résidents permanents, à des fins de respect de la vie privée. Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada veille au respect de la Loi.

    En ce qui a trait à la protection de vos renseignements personnels, les données du dossier de crédit sont acheminées par l’intermédiaire du site Web de l’agence d’évaluation du crédit au moyen de méthodes de connectivité sécurisées (p. ex., connexions point à point, protocole SSL ou chiffrement SSL), et les renseignements sur l’identité du client pour chaque transaction sont validés par l’agence d’évaluation du crédit avant d’être traités. Le processus de chiffrement transforme les renseignements de nature délicate en une chaîne de caractères méconnaissables avant qu’ils soient envoyés au moyen d’Internet et aide à maintenir la confidentialité des renseignements entre le système informatique et le navigateur Web.

    Outre le chiffrement, l’agent de sécurité du ministère ou de l’organisme qui traite la vérification du crédit doit valider son identité au moyen d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe uniques chaque fois qu’il accède au service ou utilise celui-ci.

    Equifax décrit ses pratiques en matière de protection de la vie privée et de sécurité dans sa politique relative à la vie privée publiée sur son site Web. 

  6. Quelles sont les procédures associées à cette exigence obligatoire?

    Dans le cadre d’un filtrage de sécurité, les renseignements des agences d’évaluation du crédit sont vérifiés. La personne faisant l’objet d’une vérification doit obligatoirement parapher le point 3 de la section C du Formulaire de vérification de sécurité, de consentement et d’autorisation du personnel (SCT 330-23), donnant ainsi l’autorisation au bureau de filtrage de sécurité du personnel de réaliser une vérification du crédit. La collecte de renseignements à des fins de filtrage de sécurité du personnel sera réalisée avec le consentement écrit de la personne concernée.

  7. Que se passe-t-il si une personne refuse d’autoriser la vérification du crédit?

    La vérification du crédit fait partie de la nouvelle Norme sur le filtrage de sécurité. Dans le cadre d’une première demande pour laquelle une personne refuse de donner son consentement ou les renseignements requis, les activités d’enquête cessent et une annulation de nature administrative s’ensuit. Lorsqu’une enquête de sécurité fait l’objet d’une mise à jour ou d’une mise à niveau, le filtrage de sécurité en cours doit être suspendu et faire l’objet d’une révision pour motif valable. Il faut également consulter l’unité des ressources humaines.

    Une annulation d’ordre administratif pourrait faire en sorte que certaines personnes ne respectent plus les conditions d’emploi et pourrait mener au licenciement administratif ou à l’annulation ou la résiliation d’un contrat.

  8. Est-ce qu’une vérification du crédit peut affecter mes antécédents en matière de crédit?

    Non, vos antécédents en matière de crédit ne seront pas affectés par une vérification du crédit.

  9. La personne faisant l’objet d’une vérification du crédit en recevra-t-elle les résultats?

    Les résultats seront conservés dans les dossiers de filtrage de sécurité du personnel du Bureau de sécurité de l’organisme. Ils sont adéquatement protégés conformément à la Politique sur la sécurité du gouvernement, la Norme sur le filtrage de sécurité et la Loi sur la protection des renseignements personnels.

    Pour des raisons de respect de la vie privée, le Bureau de sécurité de l’organisme n’est pas autorisé à s’entretenir avec l’agence de crédit au sujet des renseignements d’une personne. L’unique information qui sera envoyée à la personne est un avis lui confirmant que sa cote de fiabilité ou sa cote de sécurité a été accordée, rejetée ou révoquée. La personne concernée peut communiquer avec l’agence de crédit pour obtenir plus d’information au sujet des résultats.

  10. Qu’arrive-t-il si les résultats de la vérification de mon crédit sont négatifs? 

    Si les résultats de la vérification du crédit présentent des renseignements défavorables, comme des antécédents de recouvrement ou des paiements suspendus, une vérification plus approfondie est nécessaire, et elle pourrait comprendre une entrevue de la personne concernée avec la Sécurité de l’organisme. Les résultats de cette entrevue seront pris en compte pour déterminer l’accord, le rejet ou la révocation de la cote de fiabilité ou de la cote de sécurité.

  11. Qu’arrivera-t-il si j’échoue la vérification du crédit? 

    Un processus sera amorcé afin de réévaluer les cas faisant l’objet de circonstances atténuantes.

  12. Les résultats de la vérification du crédit pourraient-ils avoir une incidence sur le poste que j’occupe?

    Il serait improbable que la vérification du crédit serve de fondement à un rejet ou à la révocation d’une cote de fiabilité ou d’une cote de sécurité. Ce n’est qu’un volet d’une évaluation complète des renseignements recueillis afin de déterminer la fiabilité.

    Si on décide que les résultats de la vérification du crédit, combinés aux autres renseignements obtenus, peuvent poser un risque pour les fonctions exécutées dans le cadre du poste, il se peut qu’ils influent sur l’évaluation. Toutefois, la personne concernée serait informée des résultats et pourrait s’expliquer avant qu’une décision ne soit prise.

En quoi Statistique Canada sera touché?

  1. Qui sera responsable de réaliser les vérifications?

    Le Bureau de la sécurité de Statistique Canada procédera aux vérifications au même titre que les vérifications réalisées lors du processus de filtrage de sécurité du personnel et protégera les renseignements personnels en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

  2. Cette vérification supplémentaire occasionnera-t-elle des retards dans le traitement d’une demande relative au filtrage de sécurité?

    Cette vérification supplémentaire ne devrait pas causer de retard, puisque le rapport est accessible depuis l’interface Web de l’agence d’évaluation du crédit. Cependant, des retards sont possibles si le rapport contient des renseignements défavorables et qu’il est nécessaire de mener une évaluation plus approfondie (p. ex., entretien avec la personne afin de mieux comprendre les circonstances).

Les personnes réputées être employées du centre de données de recherche (CDR)

Ces nouvelles exigences de sécurité s’appliquent-elles aux personnes réputées être employées qui accèdent aux données du centre de données de recherche?

Oui. Afin d’accéder aux données confidentielles dans un CDR, les chercheurs deviennent des personnes réputées être employées de Statistique Canada et sont assujettis aux mêmes exigences de sécurité que les employés rémunérés de Statistique Canada. Il convient de souligner que ces nouvelles exigences seront appliquées à tous les employés du gouvernement fédéral, les entrepreneurs et les bénévoles.

Quelle sera l’incidence des nouvelles exigences de sécurité sur les inscriptions aux cours du CDR?

Les personnes qui s’inscrivent à un cours donné au centre de données de recherche, où ils auront accès à des données protégées, doivent également respecter les nouvelles exigences relatives à la cote de sécurité. Il faut prévoir suffisamment de temps pour l’inscription aux cours. Il est recommandé que les participants aux cours commencent le processus pour l’obtention de la cote de sécurité au moins un mois avant le début du cours.

Quelles sont les nouvelles exigences de sécurité pour les chercheurs internationaux?

Les personnes qui ne sont pas des citoyens canadiens mais qui résident au Canada suivent les mêmes exigences de sécurité que les citoyens canadiens. Les personnes qui n’habitent pas au Canada devront obtenir l’original de leurs empreintes digitales auprès des autorités policières municipales ou régionales et les envoyer par service de messageries à Statistique Canada. Elles doivent également obtenir un certificat de police auprès de leur organisme de police fédéral pour les cinq dernières années (ou dans le cas des chercheurs habitant aux É.-U., auprès de l’organisme de police de leur état). Statistique Canada transmettra cette information à la GRC à des fins de traitement et de vérification de crédit.

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