Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée – NetSupport

Le logiciel NetSupport est nécessaire pour que notre organisation puisse fournir un Programme efficace de surveillance aux fins de contrôle de la qualité. Il permettra aux superviseurs de fournir une rétroaction complète aux commis à la collecte des données sur les compétences essentielles à détenir dans des domaines qui ne peuvent être abordés uniquement par l'intermédiaire d'une observation audio. La présente évaluation démontre que les risques liés à l'utilisation de NetSupport sont largement compensés par la fonction cruciale qu'il remplit. L'application est essentielle pour fournir les données de formation, de soutien et d'encadrement nécessaires pour que les commis à la collecte des données répondent à nos normes les plus élevées en matière de contrôle de la qualité des données.

Objectif

Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée a été effectuée afin de déterminer s'il y avait problèmes de protection de la vie privée, de confidentialité et de sécurité en ce qui concerne l'utilisation de NetSupport dans le cadre du Programme de surveillance aux fins de contrôle de la qualité, et, le cas échéant, de formuler des recommandations quant à leur résolution ou leur atténuation.

Aperçu

Conformément au mandat législatif qu'il doit remplir en vertu de la Loi sur la statistique, Statistique Canada doit recueillir auprès des répondants des renseignements sur divers sujets. Pour s'acquitter de ce mandat, il incombe à l'organisme d'atteindre les objectifs de maintien d'un haut niveau de contrôle de la qualité et d'assurer une gestion efficace du rendement des employés. Le Programme de surveillance aux fins de contrôle de la qualité a été établi dans les bureaux régionaux afin d'atteindre ces objectifs. Il est toutefois inefficace en l'absence d'observations visuelles d'interviews téléphoniques.

Le logiciel NetSupport est une application tierce qui répondra au besoin d'effectuer des observations visuelles lors de séances de surveillance d'interviews téléphoniques. Pour notre utilisation, l'application permettra à un ensemble d'utilisateurs (c.-à-d. les superviseurs de la collecte des données) d'observer visuellement les écrans des autres utilisateurs (c.-à-d. les commis à la collecte des données) aux seules fins de la gestion du rendement et du contrôle de la qualité. Le logiciel permettra aux superviseurs d'évaluer en temps réel les compétences des commis à la collecte des données, de veiller à la qualité des données et d'établir des domaines d'amélioration dans le processus d'interview. Par conséquent, la qualité et le niveau de détail de la rétroaction sur le rendement que les superviseurs peuvent fournir aux commis à la collecte des données sont considérablement améliorés. À aucun moment, les renseignements consultés par l'intermédiaire de NetSupport ne seront enregistrés, recueillis ou enregistrés par le logiciel.

En ce qui concerne les répercussions sur la protection des renseignements personnels liées à NetSupport, des mesures sont en place pour veiller à ce que les parties concernées soient informées. Les commis à la collecte des données seront informés de la possibilité d'être observés par l'intermédiaire de leur convention collective, de la formation qu'ils reçoivent et du texte d'interview qu'ils auront lu. Les répondants aux enquêtes de Statistique Canada seront informés de l'activité surveillance au début de l'interview par l'intermédiaire d'un énoncé type dans nos textes d'enquête qui indiquent qu'il est possible qu'un superviseur écoute l'appel à des fins de contrôle de la qualité.

Bien que NetSupport ne permette pas de sauvegarder ou d'enregistrer des renseignements personnels, les utilisateurs du logiciel auront accès aux renseignements personnels des répondants qui seront visibles à l'écran des commis à la collecte des données. Ces renseignements peuvent contenir des renseignements permettant d'identifier les répondants, tels que des noms, des adresses, des âges et d'autres données démographiques, ainsi que des réponses aux questions de nos enquêtes. Compte tenu du caractère confidentiel de ces renseignements, l'utilisation de NetSupport se limitera aux superviseurs et aux gestionnaires qui ont prêté le serment professionnel. De tels employés suivent une formation sur la façon de traiter et de protéger les renseignements confidentiels qui sont assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à la Loi sur la statistique.

Notre organisme prend les précautions nécessaires pour limiter le nombre de risques liés à l'utilisation de NetSupport pour les répondants et les employés. Par exemple, l'utilisation de NetSupport sera seulement réservée à l'observation du rendement lié au travail et pour des durées limitées (p. ex. 20 minutes). Les paramètres d'utilisateur seront également restreints afin de désactiver les fonctionnalités qui vont au-delà de la surveillance du rendement. (p. ex. des enregistrements audio ou vidéo) afin d'assurer le respect des procédures de sécurité. De plus, les autorisations liées aux comptes d'utilisateur seront normalisées et harmonisées avec les procédures de sécurité interne.

Identification et catégorisation des secteurs de risque

L'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée détermine le niveau de risque (le niveau 1 correspond au plus faible niveau de risque, et le niveau 4, au le plus élevé) associé aux secteurs de risque suivants :

a) Type de programme ou d'activité

Niveau de risque
Administration des programmes, des activités et des services. 2
b) Type de renseignements personnels recueillis et contexte
Seules les données fournies directement par l'individu – au moment de la collecte – relatives à un programme autorisé et recueillies directement auprès de l'individu ou avec son consentement pour la communication, pour autant que les données ne soient pas de nature délicate dans le contexte. 1
c) Participation des partenaires et du secteur privé au programme ou à l'activité
Au sein de l'institution (que ce soit pour un seul ou pour plusieurs programmes ou activités au sein d'une même institution) 1
d) Durée du programme ou de l'activité
Programme ou activité à long terme 3
e) Personnes visées par le programme
Les renseignements personnels utilisés dans le cadre du programme à des fins administratives internes touchent certains employés. 1
f) Transmission des renseignements personnels
Les renseignements personnels sont utilisés au sein d'un système qui est branché à au moins un autre système. 2
g) Technologie et vie privée

Le logiciel NetSupport servira à appuyer le programme existant de contrôle de la qualité et de gestion du rendement des bureaux régionaux. Il aidera les superviseurs à s'acquitter de leur responsabilité de surveiller les interviews téléphoniques et de fournir une rétroaction sur le rendement du personnel concerné. Il ne recueille, ne crée, ni ne traite pas de renseignements personnels. À moins que les gestionnaires de l'application NetSupport n'en fassent la demande, aucun nouveau système ou nouvelle application électronique n'est nécessaire pour appuyer le programme en ce qui concerne la création, la collecte ou le traitement de renseignements personnels.
L'application devra être intégrée à nos réseaux pour permettre aux utilisateurs d'observer les activités des commis à la collecte des données. Certaines modifications devront être apportées à nos pare-feu actuels afin de garantir l'établissement de cette connexion. Les partenaires informatiques de Services partagés Canada (SPC) et de Statistique Canada ont effectué des essais préliminaires et ont confirmé qu'il était possible de procéder à l'intégration de l'outil.

Le logiciel NetSupport comportera la surveillance comme outil administratif pour mesurer le rendement (par observation visuelle) des commis à la collecte des données de Statistique Canada. Comme les renseignements qui peuvent être consultés au moyen de NetSupport peuvent être sensibles sur le plan personnel pour nos répondants, une telle activité pourrait être perçue comme une surveillance des répondants, puisqu'une autre personne consulterait leurs réponses au fur et à mesure qu'elles sont soumises. Afin de répondre à cette préoccupation, les répondants seront informés au cours de l'appel téléphonique de la possibilité qu'un superviseur écoute l'interview à des fins de contrôle de la qualité.

Il convient de prendre note que les objectifs de surveillance du programme sont limités seulement à l'amélioration des pratiques internes de contrôle de la qualité. Par exemple, l'application NetSupport servira à vérifier si les commis à la collecte des données suivent les procédures mises en place, saisissent bien les données recueillies et utilisent des techniques appropriées, telles que l'approfondissement. Les réponses fournies dans un questionnaire par les répondants ne sont pas particulièrement pertinentes pour les utilisateurs qui accèdent aux renseignements. Elles sont un sous-produit du travail de contrôle de la qualité, et ne constituent pas l'objectif principal. Indépendamment de la pertinence des données, tous les renseignements confidentiels observés à l'aide de NetSupport seront protégés en vertu du serment professionnel de la Loi sur la statistique qui est prêté par l'utilisateur de NetSupport, ainsi que des lignes directrices du Code de valeurs et d'éthique. Cette protection s'applique tant aux activités des commis à la collecte des données qu'à la participation des répondants.
h) Risque possible pour l'individu ou l'employé en cas d'atteinte à la protection de la vie privée

Le risque d'une atteinte à la protection de la vie privée à la suite de l'utilisation de NetSupport par notre organisme est très faible. L'incidence d'une atteinte à la protection de la vie privée des particuliers ou du personnel sera très limitée en raison des mesures mises en place.

Statistique Canada a établi des lois et des pratiques qui réduisent et atténuent les risques liés au traitement de renseignements confidentiels. Les superviseurs de la collecte des données se serviront du logiciel NetSupport pour effectuer une observation visuelle pendant qu'ils mènent des séances de surveillance des interviews téléphoniques des commis à la collecte des données. Ces superviseurs sont réputés être des employés qui ont prêté un serment professionnel pour protéger les renseignements confidentiels avec lesquels ils sont en contact dans le cadre de leurs activités professionnelles. Pour mener à bien leurs fonctions, ils traitent et recueillent quotidiennement des renseignements confidentiels et doivent respecter les lignes directrices et les répercussions de la Loi sur la statistique et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Statistique Canada prend les mesures de précaution nécessaires pour réduire les répercussions sur les particuliers et les employés qui pourraient découler de l'utilisation de NetSupport. Par exemple, nous désactivons les fonctionnalités de l'application qui poseraient des risques supplémentaires d'atteinte à la vie privée, tels que l'enregistrement, pour que le logiciel ne puisse sauvegarder ou conserver les renseignements. De plus, l'application servira uniquement à surveiller les activités de travail des commis à la collecte des données et à aider les superviseurs à gérer le rendement. Ces restrictions fournissent un cadre de responsabilisation pour limiter toute possibilité de divulgation inappropriée de renseignements confidentiels.

Des mesures de protection sont également en place pour prévenir le risque d'atteinte à la protection de la vie privée lié à l'accès non autorisé à NetSupport. Outre les mesures de sécurité qui sont en place actuellement pour prévenir l'accès externe à nos réseaux, l'application sera personnalisée afin d'en améliorer la sécurité. Cette personnalisation comportera des exigences pour les comptes d'utilisateurs, ainsi que des mots de passe et une authentification à deux facteurs afin de limiter davantage le groupe de personnes qui peuvent avoir accès à l'application.
i) Risque possible pour l'organisme en cas d'atteinte à la protection de la vie privée

Le risque possible qu'une atteinte à la protection de la vie privée concernant NetSupport ait une incidence sur l'organisme sera très limité en raison des mesures mises en place. Les pratiques et les mesures de protection relatives à l'utilisation de NetSupport offriront des couches raisonnables de responsabilisation dans l'éventualité où les renseignements confidentiels affichés au moyen de NetSupport seraient mal divulgués. Cette infrastructure organisationnelle permettra de traiter efficacement une violation de manière à réduire l'incidence sur l'organisme. Par exemple, les bureaux régionaux seront chargés de gérer les utilisateurs du programme et d'assurer que leurs activités professionnelles respectent la Loi sur la statistique. Les vérifications et équilibres qui existent dans la structure hiérarchique des régions aideront à nous assurer que les utilisateurs sont tenus responsables de leur utilisation de NetSupport.

En cas de divulgation illicite de renseignements confidentiels, les utilisateurs de NetSupport seront assujettis aux mêmes recours que pour les activités réalisées dans le cadre de programmes statistiques généraux (voir l'Évaluation générique des facteurs relatifs à la vie privée pour les programmes statistiques de Statistique Canada.). De plus, puisque l'application ne servira pas à conserver ou à stocker des données, le risque de mauvais traitement des renseignements est réduit.

Conclusion

La présente évaluation de NetSupport n'a révélé aucun risque d'entrave à la protection de la vie privée qui ne peut être géré à l'aide des mesures de protection existantes.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée - Projet de Banque de talents

Introduction

L’objectif du projet de Banque de talents est de dresser une liste plus complète des compétences, des champs d’intérêt et des expériences professionnelles des employés en vue de connaître les forces et les faiblesses de l’organisation ainsi que les forces des personnes qui y travaillent, et d’offrir aux employés des possibilités de perfectionnement professionnel.

Objectif

Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée a été menée pour le projet de Banque de talents afin de déterminer si cette initiative pose des problèmes sur le plan de protection de la vie privée, de la confidentialité ou de la sécurité et, le cas échéant, de formuler des recommandations en vue de les résoudre ou de les atténuer.

Description

La Banque de talents vise à fournir des renseignements utiles au sujet de la scolarité, des compétences et des champs d’intérêt des employés de Statistique Canada. Ces renseignements sont nécessaires pour prendre de meilleures décisions sur la façon de gérer les programmes et les politiques dans le but d’atteindre les objectifs opérationnels et d’inciter les employés à travailler à leur niveau le plus élevé.

Afin de répondre à ce besoin, Statistique Canada a lancé le projet de Banque de talents. L’objectif du projet est de dresser une liste plus complète des compétences, des champs d’intérêt et des expériences professionnelles des employés en vue de connaître les forces et les faiblesses de l’organisation ainsi que les forces des personnes qui y travaillent, et d’offrir aux employés des possibilités de perfectionnement professionnel. Les résultats contribueront à un certain nombre de différentes fonctions de planification des ressources humaines, telles que l’identification de stratégies améliorées de perfectionnement, de recrutement et de maintien en poste, au niveau global, et l’identification de possibilités d’embauche en lien avec les aspirations professionnelles particulières des employés.

Dans son état actuel, la Banque de talents comprend un répertoire de données interrogeable sur la scolarité, les compétences et les champs d’intérêt des employés. À l’avenir, le formulaire de saisie des données de la Banque de talents permettra de recueillir les mêmes renseignements et il demeurera facultatif et transparent pour les employés. Afin de mieux répondre aux besoins des employés et des gestionnaires, le nouveau formulaire sera couplé avec des données administratives sur les RH avec le consentement de l’employé, ce qui permettra d’entrer les renseignements administratifs sans que l’employé ait à le faire manuellement. Cela réduira le fardeau qui pèse sur l’employé lorsqu’il remplit le formulaire.

Identification et catégorisation des secteurs de risque:

L’EFVP détermine le niveau de risque potentiel (le niveau 1 représentant le risque le plus faible et le niveau 4, le risque le plus élevé) associé aux secteurs de risque suivants :

a) Type de programme ou d’activité                                                                                                                Niveau de risque
Administration des programmes, des activités et des services 2
b) Type de renseignements personnels recueillis et contexte
Données personnelles fournies par l’individu avec le consentement d’utiliser des données détenues par une autre source, pour autant que les données ne soient pas de nature délicate après la collecte 2
c) Participation des partenaires et du secteur privé au programme ou à l’activité
Au sein de l’institution (que ce soit pour un seul ou pour plusieurs programmes ou activités au sein d’une même institution) 1
d) Durée du programme ou de l’activité
Programme ou activité à long terme 3
e) Personnes visées par le programme
Les renseignements personnels utilisés dans le cadre du programme à des fins administratives internes touchent tous les employés. 2
f) Transmission de renseignements personnels
Les renseignements personnels sont utilisés au sein d’un système qui est branché à au moins un autre système. 2
g) Technologie et vie privée
Aucun problème repéré
h) Risque possible pour l’individu ou l’employé en cas d’atteinte à la vie privée
Il existe un très faible risque que des renseignements personnels soient divulgués sans autorisation appropriée. Les répercussions sur l’individu seraient faibles et entraîneraient un embarras mineur.
i) Risque possible pour l’institution en cas d’atteinte à la vie privée
Il existe un très faible risque que des renseignements personnels soient divulgués sans autorisation appropriée. Les répercussions sur l’institution seraient modérées et entraîneraient une perte de confiance envers Statistique Canada et une légère atteinte à la réputation de l’organisme.

Conclusion

Cette évaluation du projet de Banque de talents n’a mis au jour aucun risque relatif à la vie privée qui ne puisse être géré au moyen des mesures de protection existantes.

Modification à la modification de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) des Sondages sur le mieux-être des employés ainsi que des sondages éclairs et supplément à l’Évaluation générique des facteurs relatifs à la vie privée de Statisti

Section 1 : Aperçu

Les modifications suivantes doivent être appliquées à la Modification de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) des Sondages sur le mieux-être des employés ainsi que des sondages éclairs et supplément à l'Évaluation générique des facteurs relatifs à la vie privée de Statistique Canada – Sondage sur le mieux-être des employés (SME) d'Emploi et Développement social Canada (EDSC) (signés par le statisticien en chef du Canada le 26 septembre 2022) :

EDSC a déterminé qu'il devait avoir accès aux microdonnées du SME d'EDSC pour mener des analyses plus complexes que ce qui était envisagé à l'origine et au-delà des capacités du système d'accès à distance en temps réel (ADTR) Note de bas de page 1,Note de bas de page 2 (décrit dans l'EFVP du SME d'EDSC). Ainsi, Statistique Canada partagera avec EDSC un sous-ensemble du fichier-maître (microdonnées entièrement anonymisées de tous les répondants), sous la forme d'un fichier de partage de microdonnées, c.-à-d. un ensemble de données analytique excluant les identificateurs directs qui comprend uniquement les renseignements des répondants qui ont fourni un consentement éclairé par écrit à partager leurs renseignements avec EDSC au terme du sondage. Un protocole d'entente au sujet de ce partage de l'information tirée du Sondage sur le mieux-être des employés d'EDSC (PE) en vertu de l'article 12 de la Loi sur la statistique, englobe des conditions strictes qui comprennent ce qui suit, sans toutefois s'y limiter :

  • EDSC consent à garder les réponses au sondage confidentielles et consent à ne pas apparier les renseignements partagés à tout autre enregistrement ou fichier de données, pour quelque raison que ce soit, y compris pour identifier une personne.
  • EDSC utilisera les renseignements à des fins statistiques et de recherche uniquement.
  • EDSC prendra les mesures nécessaires pour protéger les renseignements conformément aux exigences en matière de sécurité qui satisfont ou dépassent celles de Statistique Canada pour le stockage, l'accès (physique et à distance) et la destruction des renseignements partagés.

De plus, EDSC ajoutera une variable de Catégorie de travailleur au fichier de coordonnées des répondants fourni à Statistique Canada aux fins d'intégration aux résultats analytiques finaux, y compris ceux qui sont fournis dans le fichier de partage à EDSC. La catégorie de travailleurs indiquera si l'employé est un cadre de direction, un gestionnaire ou un employé.

Une analyse de la protection de la vie privée de ces modifications suit; elle vise à compléter les renseignements qui se trouvent dans la Modification initiale de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) des Sondages sur le mieux-être des employés ainsi que des sondages éclairs et supplément à l'Évaluation générique des facteurs relatifs à la vie privée de Statistique Canada – Sondage sur le mieux-être des employés (SME) d'Emploi et Développement social Canada (EDSC). Veuillez noter que seules les sections applicables auront des changements mis en évidence. Pour toutes les autres sections, veuillez consulter la version originale de la Modification initiale de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) des Sondages sur le mieux-être des employés ainsi que des sondages éclairs et supplément à l'Évaluation générique des facteurs relatifs à la vie privée de Statistique Canada – Sondage sur le mieux-être des employés (SME) d'Emploi et Développement social Canada (EDSC).

Section 2 : Détermination et catégorisation des secteurs de risque

La détermination et la catégorisation des secteurs de risque restent inchangées.

Section 3 : Analyse des éléments de renseignements personnels du programme ou de l'activité

Parmi les changements, notons ce qui suit :

Nécessité

La fourniture d'un fichier de partage qui comprendra uniquement les renseignements des répondants qui ont donné leur consentement à partager leurs réponses avec EDSC est requise par EDSC pour mener une analyse approfondie des résultats du sondage. L'ADTR permet uniquement des statistiques descriptives (les utilisateurs du système d'ADTR peuvent calculer des fréquences, des moyennes, des centiles, des répartitions en pourcentage, des proportions, des ratios et des partsNote de bas de page 3) et ne soutient pas l'analyse complexe, comme les régressions linéaires multivariées (c.-à-d., un résultat continu est prédit par un ensemble de variables) ou logistiques (c.-à-d., un résultat binaire est prédit par un ensemble de variables) ainsi que des modèles de parcours (c.-à-d., la combinaison de plusieurs régressions multivariées dans un modèle unique pour mettre à l'essai des chaînes d'associations mettant en cause de nombreuses variables descriptives et de nombreux résultats) qui pourraient aider EDSC à mieux comprendre les liens entre la santé psychologique et d'autres variables clés.

EDSC profitera du fichier de partage et de l'ajout de la variable de Catégorie de travailleurs, car cela leur permettra de mener les analyses plus complexes qui sont typiques à ce domaine de recherche sur le mieux-être des employés (comme décrit dans la modification initiale) et de maximiser l'utilisation efficace des données du sondage, en comprenant les résultats du sondage par catégorie de travailleurs, entre autres domaines. On s'attend aussi à ce que les employés d'EDSC profitent des conclusions de l'analyse plus approfondie des résultats du sondage, ce qui devrait permettre une meilleure compréhension de leur situation par rapport au marché du travail et éclairer le processus décisionnel d'EDSC dans le cadre de leurs efforts pour mieux appuyer le mieux-être des employés. Par exemple, les analyses supplémentaires menées par EDSC pourraient permettre de déterminer d'autres groupes d'employés qui sont à risque de quitter le ministère en raison de conditions de travail insatisfaisantes relativement à leur propre secteur. À ce titre, EDSC pourrait consentir des efforts concertés pour améliorer la situation et le mieux-être de ces secteurs particuliers en utilisant des stratégies ciblées. En définitive, les Canadiens qui utilisent les services d'EDSC seront gagnants, alors qu'ils auront une fonction publique plus efficace et plus résiliente.

Efficacité — Hypothèses de travail

Le fichier de partage permettra à EDSC de mener une analyse plus exhaustive que par l'entremise de l'ADTR, car la capacité de réaliser des fonctions statistiques plus avancées telles que la régression linéaire et logistique multivariée, les analyses de facteurs (c.-à-d., si les questions du sondage visant à mesurer un facteur ont été assez efficaces pour le faire à travers différents sous-groupes d'employés), l'analyse du parcours (c.-à-d., la combinaison de plusieurs régressions multivariées dans un modèle unique pour tester les chaînes d'associations mettant en cause de nombreuses variables descriptives et de nombreux résultats), l'analyse de dominance (c.-à-d., une technique utilisée pour établir un ordre d'importance relative lors de l'utilisation de multiples variables descriptives dans une analyse de régression), les analyses de médiation (c.-à-d., la détermination de variables d'intervention qui transmettent les effets des variables descriptives aux résultats) et de modération (c.-à-d., la détermination des variables qui ont une incidence sur l'association entre les variables descriptives et les résultats), ou l'analyse de profil latent (c.-à-d., la classification des employés dans des groupes distincts selon leurs similarités) devraient permettre de mener des analyses plus ciblées relativement au mieux-être des employés. Ces analyses plus complexes pourraient donner lieu à des perspectives plus nuancées qui permettront de déterminer les éléments clés pour mieux délimiter et comprendre les données, permettant ainsi de prendre des décisions plus éclairées et d'élaborer des stratégies plus personnalisées et de faire des interventions efficaces afin d'améliorer le mieux-être des employés et en définitive, une main-d'œuvre plus efficace (p. ex., taux d'absentéisme moins élevés) mieux apte à servir les Canadiens. La variable supplémentaire (Catégorie de travailleur) permettra de déterminer les différences entre les groupes de cadres supérieurs, de gestionnaires et d'employés, car il pourrait y avoir d'importantes nuances qui nécessitent des interventions distinctes.

Proportionnalité

En plus de Statistique Canada qui fournit un sommaire des résultats agrégés et EDSC qui a l'option d'utiliser le service d'ADTR pour soumettre des requêtes pour bâtir des tableaux de données de base comme décrit dans l'EFVP initiale, la fourniture d'un fichier de partage permettra d'obtenir une plus grande variété d'analyses et de profiter encore plus des réponses au sondage, au-delà de ce qui était prévu aux fins de diffusion, tout en continuant de respecter la vie privée et la confidentialité des répondants en partageant uniquement les données anonymisées de ceux qui ont donné leur consentement éclairé à partager leurs renseignements avec EDSC à des fins statistiques et de recherche uniquement. Ces analyses de données plus éclairantes permettront à EDSC d'adopter des modifications de politiques plus efficaces qui touchent de façon plus proportionnelle certains groupes ou sous-groupes afin d'améliorer le mieux-être général des employés dans l'ensemble du ministère. Par exemple, il serait peut-être préférable de se concentrer sur la réduction de l'interférence travail-vie personnelle pour certaines unités organisationnelles au sein d'EDSC, alors que pour d'autres, la réduction de la charge de travail pourrait être une manière plus efficace d'améliorer leur mieux-être et leur fonctionnement psychologique au travail, ou peut-être serait-il nécessaire d'insister davantage sur la clarification des rôles et des attentes liés à leurs postes.

À l'instar d'autres variables fournies par EDSC pour créer la base de sondage des répondants, il y a une réduction proportionnelle du fardeau du répondant en utilisant plus de renseignements administratifs d'EDSC pour annexer la variable de Catégorie de travailleurs au fichier de partage, plutôt que de mener un nouveau sondage pour recueillir l'information directement. L'inclusion de cette variable devrait être avantageuse pour comprendre le mieux-être à différents niveaux de la hiérarchie des travailleurs à EDSC. La variable supplémentaire représente une intrusion minimale et proportionnelle comparativement aux avantages d'être en mesure de mieux tenir compte des résultats du sondage désagrégés à ce niveau pour tous les segments de l'effectif. EDSC a effectué des analyses en fonction de la catégorie de travailleurs auparavant et a découvert d'importantes différences entre les cadres de direction, les gestionnaires et les employés en ce qui a trait à leur mieux-être. Ces constatations sont le miroir des résultats d'autres sondages (sur le mieux-être) des employés qui ont aussi permis de découvrir des différences entre les cadres de direction et les non-cadres sur le plan de leur santé psychologique. L'ajout de cette variable au fichier de données leur permettra aussi de désagréger les résultats selon la catégorie de travailleur et de personnaliser leurs interventions et leurs politiques pour les adapter à chaque secteur. En utilisant ce processus personnalisé, EDSC pourrait être en meilleure posture pour répondre aux besoins particuliers de ces groupes, améliorer le mieux-être général de ses employés et être en mesure de mieux servir les Canadiens.

Autres options :

Sans fichier de partage, les seules solutions de rechange pour permettre à EDSC d'accéder aux microdonnées d'une manière qui permet tout de même le calcul des indicateurs de qualité serait l'ADTR (abordé dans l'EFVP initiale du SME d'EDSC). Cependant, cette méthode n'appuierait pas les analyses plus complexes typiques à ces types de sondages sur le mieux-être. Donner à EDSC l'accès au fichier-maître dans les CDR n'est pas non plus une option, car certains répondants n'ont pas donné leur consentement à partager leurs renseignements avec EDSC; un fichier personnalisé comportant uniquement les données des répondants qui ont donné leur consentement à partager leurs données avec EDSC doit par conséquent être créé.

La seule solution de rechange à l'annexion de la variable de Catégorie de travailleur au fichier de coordonnées du répondant serait une collecte directe de cette information auprès des répondants, ce qui pourrait être beaucoup trop lourd en raison de la lassitude des répondants et du risque de sacrifier la qualité et l'exactitude des statistiques.

Section 7 : Sommaire de l'analyse et recommandations

Le sommaire de l'analyse et les recommandations restent inchangés.

Section 8 : Protocole en cas d'atteinte à la protection de la vie privée

Le protocole en cas d'atteinte à la protection de la vie privée reste inchangé.

Section 9 : Liste des documents supplémentaires

La liste des documents supplémentaires reste inchangée.

Résumé de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée – Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux

Introduction

Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et Statistique Canada (StatCan) travailleront en partenariat pour mener le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux (SAFF) de 2022-2023. Les fonctionnaires fédéraux seront invités à y participer. Les résultats appuieront l'élaboration de plans d'action et de stratégies visant à répondre aux besoins des fonctionnaires et à résoudre les problèmes relevés.

Objectif

Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux a été effectuée afin de déterminer s'il existait des problèmes de protection des renseignements personnels, de confidentialité ou de sécurité liés à cette activité et, le cas échéant, de formuler des recommandations en vue de leur résolution ou de leur atténuation.

Description

Ce sondage à participation volontaire sera mené du 21 novembre 2022 au 5 février 2023 conformément à la Loi sur la statistiqueNote de bas de page 1. Le SCT et StatCan ont l'intention de faire perdurer leur partenariat, comme le SAFF a lieu tous les deux ans et que d'autres activités de collecte de données sont réalisées une année sur deux. Auparavant, le SAFF était effectué tous les trois ans sans activités de collecte en alternance.

Dans le cadre de ce projet, l'Outil de suivi du taux de collecte sera également utilisé pour permettre aux ministères et organismes fédéraux de consulter des rapports journaliers portant sur le nombre et le pourcentage de questionnaires ayant été transmis au cours de la période de collecte. Ces renseignements aideront à déterminer les mesures additionnelles à prendre pour encourager la participation au sondage. Aucun renseignement personnel n'est transmis à l'aide de cet outil.

Détermination et catégorisation des secteurs de risque

L'EFVP détermine le niveau de risque (le niveau 1 correspond au niveau de risque le plus faible et le niveau 4, au niveau le plus élevé) associé aux secteurs de risque suivants :

a) Type de programme ou d'activité

Programme ou activité qui ne nécessite pas la prise d'une décision concernant une personne identifiable.
Échelle de risque : 1

b) Type de renseignements personnels recueillis et contexte

Numéro d'assurance sociale, renseignements médicaux et financiers, autres renseignements personnels de nature délicate ou renseignements personnels dont le contexte est de nature délicate; renseignements personnels sur des mineurs et des personnes légalement incapables ou renseignements mettant en cause un représentant agissant au nom de la personne concernée.
Échelle de risque : 3

c) Participation des partenaires et du secteur privé au programme ou à l'activité

Avec d'autres institutions gouvernementales.
Échelle de risque : 2

d) Durée du programme ou de l'activité

Programme ou activité à long terme.
Échelle de risque : 3

e) Personnes concernées par le programme*

* Les renseignements personnels utilisés dans le cadre du programme ne servent pas à des fins administratives. Les renseignements sont recueillis à des fins statistiques en vertu de la Loi sur la statistique.
Échelle de risque : s.o.

f) Transmission des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont transmis à l'aide de technologies sans fil.
Échelle de risque : 4

g) Technologie et protection des renseignements personnels

Est-ce que le nouveau programme ou la nouvelle activité, ou encore le programme ou l'activité ayant subi des modifications importantes, implique la mise en œuvre d'un nouveau système électronique ou l'utilisation d'une nouvelle application ou d'un nouveau logiciel, dont un collecticiel (ou logiciel de groupe), pour appuyer le programme ou l'activité en matière de création, de collecte ou de traitement des renseignements personnels?
Non

Est-ce que le nouveau programme ou la nouvelle activité, ou encore le programme ou l'activité ayant subi des modifications importantes, entraîne la modification des anciens systèmes de technologie de l'information (TI)?
Non

Questions propres aux technologies et à la protection des renseignements personnels :

Est-ce que le nouveau programme ou la nouvelle activité, ou encore le programme ou l'activité ayant subi des modifications importantes, implique la mise en œuvre de nouvelles technologies ou d'une ou de plusieurs des activités ci-dessous?

  • Application de méthodes d'identification améliorées (p. ex. technologie biométrique)
  • Recours à la surveillance
  • Recours à des techniques d'analyse automatisée des renseignements personnels, de comparaison des renseignements personnels et d'extraction de connaissances

Non.

h) Risque pour la personne ou l'employé en cas d'atteinte à la vie privée.

L'employé du GC pourrait subir de l'embarras ou des inconvénients, ou sa réputation pourrait être atteinte.

Risque pour l'établissement institutionnel en cas d'atteinte à la vie privée.

L'établissement institutionnel pourrait subir des conséquences légales, une atteinte à la réputation ou une dégradation de ses relations avec les partenaires.

Conclusion

L’évaluation du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux n’a cerné aucun risque en matière de protection des renseignements personnels qui n’a pas déjà été relevé par l’EFVP générique relativement aux activités statistiques ne pouvant être contrôlées à l’aide des mesures de sécurité en place.

Modification de l’EFVP pour les sondages sur le mieux-être des employés (SME) et les sondages éclair — Évaluation complémentaire du projet pilote interne sur les populations difficiles à joindre

Introduction

Il s’agit d’une évaluation complémentaire liée aux activités évaluées à l’origine dans le cadre de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) pour les sondages sur le mieux-être des employés (SME) et les sondages éclair.

Objet

Le projet pilote interne sur les populations difficiles à joindre a fait l'objet d'une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée afin d'établir s'il présentait des problèmes touchant la protection de la vie privée, la confidentialité et la sécurité et, le cas échéant, de formuler des recommandations permettant d'atténuer ou de régler de tels problèmes.

Description

L'objectif de la composante du SME du projet pilote interne sur les populations difficiles à joindre de Statistique Canada (StatCan) est de permettre de mieux comprendre les facteurs qui ont contribué à la non-réponse des employés qui auraient pu participer à la collecte de données du SME en novembre et en décembre 2021, mais qui ont choisi de ne pas le faire. Le programme du SME comprend un sondage principal et une série de sondages éclair soumis aux employés de StatCan, tous réalisés en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). Il a été conçu pour aider à évaluer et à améliorer le mieux-être des employés dans l'ensemble de l'organisme, mais le taux de réponse au plus récent sondage s'est élevé à seulement environ 56 %. Le projet pilote interne sur les populations difficiles à joindre permettra d'effectuer un suivi auprès d'un petit échantillon de non-répondants au SME au moyen d'une méthodologie d'échantillonnage déterminé selon les répondants afin de joindre les employés qui sont réticents, ou qui n'ont pas tendance à répondre à des approches d'enquête plus traditionnelles. De brèves interviews sur place seront menées par l'équipe de la mobilisation consultative de la Division des relations avec les intervenants et de la mobilisation. Les participants seront encouragés et informés sur les moyens de recruter d'autres participants parmi leurs pairs, qui communiqueront à leur tour avec l'équipe de la mobilisation consultative afin de fixer un rendez-vous pour une interview.

Le projet pilote répond à un besoin opérationnel en ressources humaines (mise à jour des politiques liées au programme pour inciter les non-répondants — dans ce cas, les employés — à répondre aux futurs sondages) au moyen d'un échantillonnage déterminé selon les répondants pour joindre les non-répondants au SME et les convaincre de participer.

Les activités suivantes seront menées pour tenir compte de la nouvelle orientation :

  1. Projet pilote sur les populations difficiles à joindre
    Le projet pilote vise les non-répondants au SME. Chaque participant sera convié à une brève interview sur place de 15 minutes avant de recevoir un « code-coupon » qu'il sera invité à transmettre à 3 de ses collègues. À leur tour, ces personnes secondaires (recrutées) seront également invitées à faire de même jusqu'à la fin de l'activité d'échantillonnage déterminé selon les répondants. L'étude de suivi vise le recrutement de 300 participants échelonné sur six à huit vagues, en espérant que l'échantillon réalisé atteigne un caractère pseudo-aléatoire. En plus du contenu lié spécifiquement à la non-réponse, le questionnaire de l'étude permettra de recueillir des données démographiques, une autoévaluation par les participants du nombre de pairs faisant partie de leur « réseau personnel », et un certain nombre d'indicateurs du mieux-être (comme le demande le SME). Les éléments démographiques et les éléments du mieux-être retenus seront utilisés, respectivement, pour évaluer le caractère aléatoire de l'échantillon réalisé et pour mesurer la relation entre le sujet du SME et la non-réponse.
  2. Suivi du SME et utilisation des résultats
    Le questionnaire de suivi permettra d'étudier les besoins opérationnels en ce qui concerne la non-réponse au sondage. Ces besoins opérationnels visent les obstacles et les facteurs de réponse aux sondages qui peuvent, respectivement, entraver ou renforcer la volonté des employés de participer à de futures recherches fondées sur des sondages (p. ex. la deuxième vague du SME ou d'autres sondages internes).
    Les besoins opérationnels à satisfaire sont liés à la détermination des facteurs qui sont de nature psychosociale (p. ex. la charge de travail, l'épuisement professionnel) et de ceux qui ne le sont pas (p. ex. une explication inadéquate de l'objectif du sondage, les avantages liés à la réalisation du sondage). Ainsi, les interviews sur place comprendront des questions visant à étudier les divers obstacles et facteurs que les non-répondants ont pu rencontrer et qui ont contribué à leur non-réponse au sondage initial. En outre, un sous-ensemble limité de questions du SME d'origine a été inclus; elles peuvent être considérées comme des obstacles ou des facteurs psychosociaux.
    Afin de répondre à ces besoins opérationnels, les microdonnées dépersonnalisées de l'étude pilote seront utilisées pour effectuer des analyses statistiques des différences entre les réponses des participants à l'étude pilote et les renseignements recueillis précédemment auprès des répondants au SME. Toute désagrégation des données ne sera envisagée que si les sous-échantillons d'intérêt (p. ex. le sexe) sont suffisamment grands pour atténuer tout problème potentiel de confidentialité et se prêtent à une analyse statistique.
    Seuls les produits statistiques agrégés conformes aux dispositions en matière de confidentialité concernant ce qui aurait été requis si les données avaient été recueillies en vertu de la Loi sur la statistique seront pris en compte pour la diffusion. Les résultats de la recherche, s'ils sont diffusés en dehors de l'équipe du projet, le seront sous la forme de publications universitaires évaluées par les pairs.

Détermination et catégorisation des secteurs de risque

L'EFVP détermine le niveau de risque potentiel (le niveau 1 représentant le risque le plus faible et le niveau 4, le risque le plus élevé) associé aux secteurs de risque suivants :

Détermination et catégorisation des secteurs de risque

a) Type de programme ou d’activité

 Échelle de risque
Programme ou activité qui n’implique aucune décision à l’égard d’une personne identifiable.

1
b) Type de renseignements personnels recueillis et contexte
Seuls les renseignements personnels, qui ne sont pas de nature délicate selon le contexte, recueillis directement auprès de la personne ou fournis avec son consentement aux fins de divulgation en vertu d’un programme autorisé.

1
c) Participation des partenaires et du secteur privé au programme ou à l’activité
Au sein de l’institution (que ce soit pour un seul ou pour plusieurs programmes ou activités au sein d’un même établissement institutionnel).

1

d) Durée du programme ou de l’activité
Programme ou activité à court terme.

2

e) Personnes concernées par le programme
Les renseignements personnels utilisés dans le cadre du programme ne servent pas à des fins administratives. Les renseignements sont recueillis à des fins statistiques, pour les programmes exécutés en vertu de la Loi sur la statistique.

N/A

f) Transmission de renseignements personnels
Les renseignements personnels sont transmis à l’aide de technologies sans fil.

4

g) Technologie et protection de la vie privée
Aucun problème repéré.

h) Risque potentiel pour la personne ou l’employé en cas d’atteinte à la vie privée
Le risque de violation de la vie privée et la répercussion sur la personne ou l’employé sont tous deux faibles.

i) Risque potentiel pour l’établissement en cas d’atteinte à la vie privée
Le risque de violation de la vie privée et la répercussion sur l’institution sont tous deux faibles.

Conclusion

Cette évaluation complémentaire du projet pilote interne sur les populations difficiles à joindre n’a mis au jour aucun risque d’atteinte à la vie privée qui ne puisse être géré au moyen des mesures de protection existantes.

Modification de l’EFVP de Microsoft 365

Sommaire de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Introduction

Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) a été réalisée pour évaluer les modifications apportées à Microsoft 365.

Objectif

On a mené une modification à l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) pour Microsoft 365 (M365) afin de déterminer si, entre autres, les modifications apportées à ce produit soulève des problèmes ou des questions sur le plan de la protection de la vie privée, de la confidentialité et de la sécurité, et, le cas échéant, de formuler des recommandations en vue de les résoudre ou de les atténuer.

Description

Les modifications suivantes sont apportées à l'EFVP de Microsoft 365 (signée par le statisticien en chef du Canada le 5 octobre 2021) :

  • L'application Teams de Microsoft 365 comprend désormais une fonctionnalité de voix sur IP (VoIP) que les intervieweurs des Opérations des enquêtes statistiques peuvent utiliser à la place des téléphones traditionnels pour réaliser des interviews téléphoniques assistées par ordinateur (ITAO).
  • Microsoft 365 peut désormais aussi être utilisé avec des personnes réputées être employées pour discuter de renseignements personnels ou de renseignements statistiques de nature délicate.
  • Les utilisateurs ne sont plus dissuadés de fournir les renseignements du profil personnel dans Microsoft 365.
  • Les renseignements statistiques de nature délicate qui peuvent être contenus ou mentionnés dans Microsoft 365 peuvent désormais inclure les données avant diffusion.

Détermination et catégorisation des secteurs de risque

La détermination et la catégorisation des secteurs de risque restent inchangées.

Conclusion

La présente évaluation des modifications apportées à Microsoft 365 n'a pas permis de déterminer de risques relatifs à la vie privée qui ne peuvent pas être gérés à l'aide des mesures de protection existantes.

Modification de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) des Sondages sur le mieux-être des employés et supplément à l’Évaluation générique des facteurs relatifs à la vie privée de Statistique Canada

Sondage sur le mieux-être des employés (SME) d’Emploi et Développement social Canada (EDSC) en vertu de la Loi sur la statistique
Résumé de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Introduction

La présente modification s'applique à l'EFVP des Sondages sur le mieux-être des employés et des sondages éclairs (signée par le statisticien en chef du Canada le 5 novembre 2021) et doit également être considérée comme un supplément à l'Évaluation générique des facteurs relatifs à la vie privée de Statistique Canada pour les activités d'enquête statistique, étant donné que le SME d'EDSC sera mené conformément à la Loi sur la statistique selon le principe de recouvrement des coûts pour le client, EDSC, et sera effectué auprès des employés d'EDSC par Statistique Canada.

Objectif

Une modification de l'EFVP des Sondages sur le mieux-être des employés ainsi que des sondages éclairs et un supplément à l'Évaluation générique des facteurs relatifs à la vie privée de Statistique Canada — SME d'EDSC en vertu de la Loi sur la statistique ont été réalisés pour déterminer si cette activité posait des problèmes de protection de la vie privée, de confidentialité ou de sécurité et, le cas échéant, pour formuler des recommandations en vue de résoudre ou d'atténuer ces problèmes.

Description

La version originale du SME était réalisée en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) auprès des employés de Statistique Canada et des Opérations des enquêtes statistiques, et les données étaient examinées dans les Sondages sur le mieux-être des employés — EFVP, tandis que cette nouvelle collecte sera effectuée en vertu de la Loi sur la statistique selon un principe de recouvrement des coûts pour EDSC auprès de ses employés. Ainsi, bien que l'Évaluation générique des facteurs relatifs à la vie privée de Statistique Canada traite de la plupart des risques pour la vie privée et la sécurité liés aux activités statistiques menées par Statistique Canada, cette modification et ce supplément sont nécessaires pour décrire la façon dont le cadre interne des activités liées aux renseignements personnels des ressources humaines qui fonctionne en vertu de la LGFP (le SME original) est modifié pour recueillir des renseignements personnels à l'externe en vertu de la Loi sur la statistique.

  • Le SME d'EDSC sera réalisé une seule fois, avec la possibilité de cycles futurs.
  • Un changement important est à noter : contrairement à l'analyse originale du SME, les activités de couplage visant les fichiers de renseignements personnels suivants ne seront pas réalisées pour le SME d'EDSC :
  • Une autre modification a été apportée à l'enquête : le fichier de l'échantillon sera fourni par EDSC, et il sera apparié, après la collecte, à la base de sondage qui sera établie par Statistique Canada à partir du Fichier des titulaires. Le fichier de l'échantillon contiendra des renseignements personnels de base pour chacun des employés d'EDSC (nom et prénom, adresse électronique, première langue officielle et code d'identification de dossier personnel [CIDP]). Le Fichier des titulaires, fourni par le Secrétariat du Conseil du Trésor, est un extrait du système de paie de Services publics et Approvisionnements Canada. Le Fichier des titulaires est le fichier administratif le plus exhaustif dont disposent les institutions du gouvernement du Canada, en raison de sa relation avec la rémunération et la dotation. Bien qu'il contienne un grand nombre de renseignements sur les employés, leur poste, leur statut et leur rémunération, seul un petit nombre de variables sont requises et retenues du fichier pour être incluses dans la base de sondage, qui ne sera utilisée qu'à l'interne à Statistique Canada aux fins de traitement statistique (voir l'article 4 pour en savoir plus sur les variables extraites du Fichier des titulaires pour les employés d'EDSC).
  • Du nouveau contenu a été ajouté au questionnaire :
    • Questions sur l'unité organisationnelle à un niveau de granularité qui décrit où, au sein du portefeuille d'EDSC, un employé travaille, jusqu'à la division ou la région (niveau 4), afin de garantir que les environnements de travail divers mais distincts que l'on trouve dans les portefeuilles et les régions sont représentés et identifiables dans les données.
    • Questions du fichier de renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor pour Équité en emploi et diversité (POE 918) qui comprennent l'identité autochtone, le sexe et les renseignements sociodémographiques.
      • Ces questions fourniront un contexte important permettant de comprendre les défis uniques auxquels doivent faire face des populations uniques qui soutiennent l'appel à l'action sur l'équité, la diversité et l'inclusion « Rien sur nous, sans nous ».
    • Une question « Diriez-vous que vous êtes : Hétérosexuel, Lesbienne ou gai, Bisexuel, ou veuillez préciser » qui fournit des renseignements importants sur les expériences uniques que peuvent vivre les personnes interrogées en fonction de leur identité.
    • Une question « Sur une échelle de 1 à 10, où 1 signifie "Pas d'importance" et 10, "Importance capitale", quelle importance est accordée à la santé et à la sécurité psychologiques au sein d'EDSC? » afin de déterminer l'importance que les employés accordent à certains services ou programmes.
    • Une question « Selon vous, où en est EDSC en ce qui concerne la création et le maintien d'un environnement de travail sain et sécuritaire sur le plan psychologique? Utilisez une échelle de 1 à 10, où 1 signifie « Au tout début » et 10, « Politiques, programmes et services de soutien bien établis et maintenus en place », afin d'évaluer la perception des employés quant au degré de maturité de la mise en œuvre de la stratégie de santé mentale d'EDSC.
    • Une question « Vous trouverez ci-dessous une liste des services de soutien en milieu de travail offerts aux employés pour les aider à faire face aux situations difficiles et aux problèmes liés à la santé mentale. Veuillez indiquer tous les services de soutien que vous connaissez : » afin de comprendre les programmes dont les employés sont au courant.

Identification et classement des secteurs de risque

L'identification des secteurs de risque a changé par rapport à l'EFVP originale des Sondages sur le mieux-être des employés et des sondages éclairs dans les sous-sections suivantes; le risque pour la vie privée a diminué.

Secteurs de risque
b) Type de renseignements personnels recueillis et contexte
Seules les données fournies directement par la personne — au moment de la collecte — relatives à un programme autorisé et recueillies directement auprès de la personne ou avec son consentement pour la communication, pour autant que les données ne soient pas de nature délicate dans le contexte. (Le risque était de « 2 » pour les Sondages sur le mieux-être des employés et les sondages éclairs, et est maintenant de « 1 » pour cette collecte pour EDSC en vertu de la Loi sur la statistique) 1
g) Technologie et protection de la vie privée
Non (Pour la catégorie spécifique de la technologie, la réponse était « oui » pour les Sondages sur le mieux-être des employés et les sondages éclairs, et est « non » pour cette collecte pour EDSC en vertu de la Loi sur la statistique)

Conclusion

La présente évaluation de la modification à l'EFVP des Sondages sur le mieux-être des employés et des sondages éclairs et du supplément à l'Évaluation générique des facteurs relatifs à la vie privée de Statistique Canada — SME d'EDSC en vertu de la Loi sur la statistique n'a pas révélé d'entrave à la vie privée qui ne peut être géré au moyen des mesures de protection existantes.

Résumé de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée – Projet de prétraitement des données administratives (PDA)

Introduction

En vertu de la Loi sur la statistique, Statistique Canada doit recueillir, compiler, analyser, dépouiller et publier des renseignements statistiques sur les activités commerciales, industrielles, financières, sociales, économiques et générales de la population ainsi que sur l’état de celle ci, tout en veillant à prévenir le double emploi dans la collecte des renseignements par les ministères. L’utilisation de données administratives permet à Statistique Canada d’améliorer la qualité des données et de répondre aux besoins statistiques actuels et nouveaux, tout en réduisant les coûts de collecte de données et en allégeant le fardeau de réponse imposé aux Canadiens et aux Canadiennes. Le Projet de prétraitement des données administratives (PDA) vise à soutenir le mandat et la modernisation du Secteur du recensement, des services régionaux et des opérations, en centralisant et en automatisant les activités de réception, de prétraitement et de dépersonnalisation liées aux données administratives à Statistique Canada.

Objectif

Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) a été menée pour le Projet de prétraitement des données administratives (PDA) afin de déterminer si cette initiative pose des problèmes sur le plan de protection de la vie privée, de la confidentialité ou de la sécurité et, le cas échéant, de formuler des recommandations en vue de les résoudre ou de les atténuer.

Description

Conformément aux ententes d’acquisition de données conclues entre Statistique Canada et les fournisseurs de données externes, Demeter, un sous produit du PDA, prétraitera les actifs en données administratives, en effectuant différentes activités automatisées. Dans le cadre de ces activités, avant de rendre les données accessibles aux fins d’analyse, Demeter procédera à la dépersonnalisation des données en isolant tous les éléments de renseignements personnels directs des autres contenus, des microdonnées. Ces éléments de renseignements personnels directs seront stockés dans un environnement de stockage sécurisé à accès restreint en vue de l’application d’autres activités de dépersonnalisation par les systèmes de couplage en aval, comme l’attribution d’identificateurs longitudinaux et/ou d’ensembles de codes.

En apportant des gains d’efficacité pour atténuer les lacunes existantes, on permet aux opérations internes de soutenir efficacement les processus de prise de décision empiriques ou fondés sur des indicateurs socioéconomiques. Cependant, ce qui reste primordial, c’est que les processus mis en œuvre demeurent sécuritaires et transparents pour répondre aux attentes de la population canadienne dans le contexte d’une société et d’une économie toujours plus axées sur le numérique. La modernisation de notre infrastructure nous permet de revoir nos façons d’aborder le traitement et le stockage des éléments de renseignements personnels directs, en veillant à ce que la vie privée des Canadiens et des Canadiennes soit protégée et ne soit pas compromise. L’opérationnalisation d’une infrastructure moderne, comme le PDA, permet à Statistique Canada de demeurer une source fiable de renseignements statistiques nationaux au profit de l’ensemble de la population canadienne.

Compte tenu de la nature du contenu des données administratives, des éléments de renseignements personnels directs sont souvent présents et une dépersonnalisation est alors nécessaire. Dans le cas où une réception de données administratives comprend des renseignements personnels, les personnes réputées être employées doivent consulter leur intendant des données respectif pour déterminer les variables du schéma de dépersonnalisation. La disponibilité et l’utilisation des données en interne ne peuvent pas se poursuivre, tant que les schémas correspondants n’ont pas été approuvés par l’intendant des données. Toutes les réceptions ultérieures respectant le schéma approuvé sont automatiquement dépersonnalisées à l’aide des métadonnées capturées dans le schéma approuvé, favorisant ainsi la mise en œuvre d’un processus modernisé axé sur les métadonnées.

La mise en œuvre du PDA n’introduit pas de nouvelles méthodes de collecte de données auprès de la population canadienne. Le PDA exploite plutôt l’infrastructure sécurisée existante pour permettre la réception de données administratives provenant de fournisseurs de données administratives externes dans un système infonuagique modernisé. L’utilisation de données administratives permet à Statistique Canada d’améliorer la qualité des données et de répondre aux besoins statistiques actuels et nouveaux, tout en réduisant le coût de la collecte de données et en diminuant le fardeau de réponse des Canadiens et des Canadiennes. Le PDA, à l’appui de la réception des données administratives, réduit davantage les coûts opérationnels en automatisant les activités d’ingestion et de validation. Toutes les données ingérées par Demeter sont transitoires, en ce sens que les microdonnées ne sont pas stockées dans le système après la réussite des activités de prétraitement.

Identification et catégorisation des secteurs de risque

L’EFVP permet de déterminer le niveau de risque potentiel (le niveau 1 représentant le risque le plus faible et le niveau 4, le risque le plus élevé) associé aux secteurs de risque suivants :

a) Type de programme ou d’activité

Programme ou activité qui ne nécessite pas la prise d’une décision concernant une personne identifiable.

Échelle de risque : 1

b) Type de renseignements personnels concernés et contexte

Numéro d’assurance sociale, renseignements personnels médicaux, financiers ou autres renseignements personnels de nature délicate, ou renseignements personnels dont le contexte est de nature délicate; renseignements personnels relatifs à des mineurs ou à des personnes légalement incapables ou impliquant un représentant agissant au nom de la personne concernée.

Échelle de risque : 3

c) Participation des partenaires et du secteur privé au programme ou à l'activité

Organisations du secteur privé, organisations internationales ou gouvernements étrangers.

Échelle de risque : 4

d) Durée du programme ou de l'activité

Programme ou activité à long terme.

Échelle de risque : 3

e) Personnes concernées par le programme

Les renseignements personnels utilisés dans le cadre du programme ne le sont pas à des fins administratives. Les renseignements sont recueillis à des fins statistiques, en vertu de l’autorité de la Loi sur la statistique.

Échelle de risque : S.O.

f) Transmission des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont transmis à l’aide de technologies sans fil.

Échelle de risque : 4

g) Technologie et protection de la vie privée

Dans le cas où une réception de données administratives comprend des éléments de renseignements personnels directs, les intendants des données délégués doivent déterminer les variables dans le schéma pour la dépersonnalisation. L’application d’une approche axée sur les métadonnées permet à chaque réception ultérieure, par défaut et sans exception, d’être dépersonnalisée à l’aide des métadonnées capturées dans le schéma approuvé. L’introduction de ce nouveau processus, à l’appui de la collecte et du traitement des renseignements personnels directs, garantit que la protection de la vie privée des Canadiens et des Canadiennes demeure une préoccupation de premier plan, en limitant la présence et la circulation des renseignements personnels aux étapes de réception et de dépersonnalisation.

h) Risque potentiel pour la personne ou l'employé en cas d'atteinte à la vie privée

Il y a un risque potentiel qu’en cas d’atteinte à la vie privée, il y ait une incidence sur la personne ou sur l’employé. Bien que les microdonnées ne soient pas stockées dans Demeter indéfiniment, les microdonnées transitoires contenant des éléments de renseignements personnels directs y sont stockées jusqu’à ce que la dépersonnalisation ait eu lieu. En cas d’échec du processus, ces microdonnées sont accessibles à un nombre limité de personnes réputées être employées, afin de résoudre le problème. Le risque potentiel d’atteinte à la vie privée est considérablement réduit par rapport aux méthodes traditionnelles de prétraitement des données administratives.

i) Risque potentiel pour l'établissement en cas d'atteinte à la vie privée

Oui, il y a un risque potentiel qu’en cas d’atteinte à la vie privée, il y ait un certain nombre d’incidences sur l’organisme : la confiance du public à l’égard de l’organisme pourrait diminuer, la participation de précieux fournisseurs de données pourrait être modifiée et la capacité de l’organisme à fournir à la population canadienne des renseignements socioéconomiques et des mesures statistiques essentiels pourrait être entravée.

Conclusion

Cette évaluation du Projet de prétraitement des données administratives (PDA) n’a mis au jour aucun risque relatif à la vie privée qui ne puisse être géré au moyen des mesures de protection existantes.

Système de gestion des relations avec les clients (Mise à jour de 2022) - Sommaire d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Introduction

Statistique Canada utilise une solution de gestion des relations avec la clientèle pour faciliter la prestation des services à la clientèle et appuyer les relations avec les répondants des entreprises, l'accès aux microdonnées et les relations avec les répondants du recensement. Toutefois, le système existant et la base de données sous-jacente sont devenus de plus en plus complexes et difficiles à entretenir et à adapter aux nouvelles réalités.

Par conséquent, conformément aux objectifs de modernisation de Statistique Canada, le Système de gestion des relations avec les clients (SGRC) est mis à jour afin d'appuyer une approche stratégique, holistique et cohérente de la collecte de données de qualité sur les renseignements organisationnels des clients qui peuvent aider à répondre stratégiquement aux besoins des clients et à mieux servir les Canadiens.

Objectif

Le Système de gestion des relations avec les clients a fait l'objet d'une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée afin de déterminer s'il présentait des problèmes touchant la protection des renseignements personnels, la confidentialité et la sécurité et, le cas échéant, de formuler des recommandations permettant d'atténuer ou de régler de tels problèmes.

Description

Le nouveau SGRC est une solution logicielle infonuagique qui nous permet de passer à l'environnement en nuage Protégé B, conformément à l'initiative de migration vers le nuage de Statistique Canada. Ce nouveau système nous permet aussi de tirer parti de la technologie moderne pour intégrer des fonctions de sécurité améliorées et mieux soutenir nos processus opérationnels.

La nouvelle plateforme sera utilisée par les employés de Statistique Canada pour enregistrer les détails sur les interactions significatives avec les clients, comme ils le font dans le logiciel actuel. Les renseignements sur les clients entrés sont liés à ce qui suit :

  • Demandes générales de particuliers, d'organisations et de médias
  • Transactions pour les services et produits payés et non payés (p. ex., contrats, accords de licence, factures et mode de paiement)
  • Renseignements personnels des clients aux fins de contacts subséquents (p. ex., noms et coordonnées)
  • Demandes des clients pour accéder aux données et aux plateformes analytiques (p. ex., propositions de recherche, informations relatives aux habilitations de sécurité)
  • Renseignements sur les répondants commerciaux afin de surveiller et de documenter les décisions opérationnelles liées à la collecte de données et au fardeau de réponse à l'égard des données sur les activités commerciales qui sont recueillies dans le cadre de la Loi sur la statistique (p. ex., nom du répondant, nom de l'entreprise, coordonnées, taille et secteur de l'entreprise, correspondance).

Identification et catégorisation des secteurs de risque

L'EFVP détermine le niveau de risque potentiel (le niveau 1 représentant le risque le plus faible et le niveau 4, le risque le plus élevé) associé aux secteurs de risque suivants :

a) Type de programme ou d'activité

Administration des programmes, des activités et des services

Échelle de risque : 2

b) Type de renseignements personnels recueillis et contexte

Seules les données fournies directement par la personne – au moment de la collecte – relatives à un programme autorisé et recueillies directement auprès de la personne ou avec son consentement pour la communication, pour autant que les données ne soient pas de nature délicate dans le contexte.

Échelle de risque : 1

c) Participation des partenaires et du secteur privé au programme ou à l'activité

Au sein de l'institution (que ce soit pour un seul ou pour plusieurs programmes ou activités au sein d'une même institution)

Échelle de risque : 1

d) Durée du programme ou de l'activité

Programme ou activité à long terme (sans date de fin)

Échelle de risque : 3

e) Personnes concernées par le programme

L'utilisation des renseignements personnels par le programme à des fins administratives internes touche certains employés.

Échelle de risque : 1

f) Transmission des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont utilisés au sein d'un système qui est connecté à au moins un autre système.

Échelle de risque : 2

g) Technologie et protection des renseignements personnels

Statistique Canada va de l'avant avec une solution infonuagique de gestion des relations avec les clients (MS Dynamics 365). Il s'agit d'une solution de logiciel en tant que service (SaaS) qui sera hébergée sur la plateforme infonuagique Azure pour les renseignements classifiés Protégé B. Le système ne sera utilisé que par le personnel interne de Statistique Canada pour enregistrer d'une façon constante les interactions entrantes et sortantes avec les clients ainsi que les renseignements personnels sur les clients. Ce système sera aussi utilisé pour enregistrer les interactions avec les répondants pour certains processus opérationnels (p. ex., la surveillance du fardeau de réponse). Il y aura un échange de renseignements avec d'autres systèmes internes afin de garantir que des données complètes et de qualité puissent être générées d'une manière efficace, sûre et sécurisée. Des renseignements sélectionnés dans le Système de gestion des relations avec les clients seront également utilisés pour alimenter des tableaux de bord externes, de sorte que les clients qui demandent des renseignements à l'aide de formulaires Web puissent voir l'état de leurs demandes sur leur tableau de bord personnel. Les utilisateurs externes n'auront pas un accès direct au SGRC.

h) Risque potentiel pour la personne ou l'employé en cas d'atteinte à la vie privée

Le risque que les renseignements personnels soient divulgués sans autorisation adéquate est très faible. Les répercussions sur la personne visée seraient faibles étant donné la faible sensibilité des renseignements enregistrés dans le système.

i) Risque potentiel pour l'établissement en cas d'atteinte à la vie privée.

Le risque que les renseignements personnels soient divulgués sans autorisation adéquate est très faible. Il pourrait y avoir une incidence négative sur l'établissement institutionnel en ce qui concerne la perception du public à l'égard des pratiques de protection des renseignements de Statistique Canada.

Conclusion

La présente évaluation du Système de gestion des relations avec les clients (SGRC) n'a révélé aucun risque d'entrave à la vie privée qui ne peut être géré au moyen des mesures de protection existantes.

Sondages sur le mieux-être des employés - Sommaire d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Introduction

Cette évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) a pour but d'évaluer l'impact sur la vie privée qu'ont les sondages sur le mieux-être des employés (SME) et les sondages éclair connexes. Ces sondages seront administrés conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques et permettront de recueillir des données d'autodéclaration (tirées d'un sondage en ligne administré à l'interne) et de les ajouter aux bases de données administratives existantes.

Objectif

Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) pour le Sondage sur le mieux-être des employés (SME) et les sondages éclair connexes a été réalisée pour déterminer si cette initiative posait des problèmes de protection de la vie privée, de confidentialité ou de sécurité et, le cas échéant, pour formuler des recommandations en vue de résoudre ou d'atténuer ces problèmes.

Description

La Division des renseignements organisationnels en ressources humaines, du mieux-être et de la transformation de Statistique Canada a le mandat de préparer un SME robuste et des sondages éclair connexes aux fins de collecte de données internes (c.-à-d., les sondages seront seulement menés auprès des employés de Statistique Canada et des Opérations des enquêtes statistiques). Ces sondages utiliseront des échelles valides et publiées (veuillez consulter la description du projet pour obtenir des renseignements précis sur ces échelles) qui seront liées aux bases de données administratives pertinentes afin d'offrir une mesure à jour et représentative de l'état de la santé et de la sécurité psychologiques de Statistique Canada, tout en réduisant le fardeau de réponse inutile imposé aux participants. Ces données robustes et représentatives serviront ensuite à éclairer la prise de mesures pertinentes fondées sur des données probantes et à fournir des renseignements pratiques et des recommandations à tous les niveaux de gestion. Plus précisément, le SME permettra à l'Équipe de la santé organisationnelle de comprendre où se situent les défis en matière de santé et de sécurité psychologiques, où se trouvent les ressources permettant de renforcer la santé et la sécurité psychologiques, puis comment améliorer la santé et la sécurité psychologiques en général, ce qui, en fin de compte, améliore la performance. Étant donné que ce programme est un sondage interne, il sera mené conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques et la Loi sur la statistique.

Identification et catégorisation des secteurs de risque

L'EFVP détermine le niveau de risque potentiel (le niveau 1 représentant le risque le plus faible et le niveau 4, le risque le plus élevé) associé aux secteurs de risque suivants :

a) Type de programme ou d'activité

Programme ou activité qui ne nécessitent pas la prise d'une décision concernant une personne identifiable.

Échelle de risque : 1

b) Type de renseignements personnels recueillis et contexte

Données personnelles fournies par la personne avec le consentement d'utiliser des données détenues par une autre source, pour autant que les données ne soient pas de nature délicate après la collecte.

Échelle de risque : 2

c) Participation des partenaires et du secteur privé au programme ou à l'activité

Au sein de l'établissement institutionnel (que ce soit pour un seul ou pour plusieurs programmes ou activités au sein d'une même institution).

Échelle de risque : 1

d) Durée du programme ou de l'activité

Programme à long terme.

Échelle de risque : 3

e) Personnes concernées par le programme

L'utilisation des renseignements personnels par le programme à des fins administratives internes touche tous les employés.

Échelle de risque : 2

f) Transmission des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont utilisés au sein d'un système qui est connecté à au moins un autre système.

Échelle de risque : 2

g) Technologie et protection de la vie privée

Tous les renseignements personnels seront conservés au sein de Statistique Canada, et sur les serveurs de Statistique Canada. En raison des mesures de sécurité déjà en place, le risque de violation de la technologie ou d'atteinte à la vie privée est faible.

h) Risque potentiel pour la personne ou l'employé en cas d'atteinte à la vie privée

Dans le cas d'atteinte à la vie privée, il y aura une incidence intermédiaire sur les employés, car une telle atteinte pourrait entraîner une gêne et un léger inconfort pour les personnes concernées.

i) Risque potentiel pour l'établissement en cas d'atteinte à la vie privée

L'incidence sur l'établissement institutionnel devrait être très faible en cas d'atteinte à la vie privée.

Conclusion

La présente évaluation du Sondage sur le mieux-être des employés (SME) n'a révélé aucun risque d'entrave à la vie privée qui ne peut être géré au moyen des mesures de protection existantes.

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