Introduction

Le Système des relations de travail et des griefs (SRTG) est une base de données sécurisée qui renferme de l'information sur les griefs et les dossiers de relations de travail au sujet des employés de Statistique Canada à Ottawa et dans les bureaux régionaux.

Objectifs

On a mené une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée en ce qui a trait au Système des relations de travail et des griefs, afin de déterminer s'il y avait des problèmes sur le plan de la protection des renseignements personnels, de la confidentialité et de la sécurité et, dans l'affirmative, de faire des recommandations pour les régler ou les atténuer.

Description

Le Système des relations de travail et des griefs a été mis au point en vue d'aider les conseillers en relations de travail de Statistique Canada à gérer leurs activités associées aux griefs et aux dossiers de relations de travail d'une manière plus uniforme et sécurisée.

Le système a été intégré au Portail des systèmes administratifs de Statistique Canada, sur le réseau interne fermé (réseau A). L'accès au système est limité à un nombre restreint d'employés autorisés de la Division des opérations des ressources humaines.

Le système permettra aux conseillers en relations de travail de documenter les dossiers d'une manière uniforme et de les suivre efficacement tout au long des diverses étapes de la gestion des fichiers. La base de données facilitera également la production de rapports au moyen de données agrégées en fonction de certains critères (par exemple, le nombre de griefs par année, le nombre de griefs accueillis ou rejetés, l'historique d'un dossier particulier, etc.). Les gestionnaires des ressources humaines se serviront de ces rapports aux fins d'établissement de rapports, tandis que le Comité directeur de la gestion du rendement les utilisera pour appuyer ses initiatives en cours au sein du Bureau.

Conclusion

Dans le cadre de cette évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, on n'a décelé aucun risque qui ne puisse être géré au moyen des mesures de protection actuelles ou d'autres mesures qui ont été conçues expressément en vue de la mise en œuvre du Système des relations de travail et des griefs.

Introduction

Le Système de gestion des demandes de service de la Direction générale des ressources humaines (GDS-RH) est une application qui permettra aux employés de présenter des demandes liées à la rémunération et à la dotation. Le système GDS-RH sera intégré au « Helpdesk Expert Automation Tool » de Statistique Canada, que la Division des services de technologie informatique utilise actuellement pour traiter et gérer les demandes de services de TI provenant des employés.

Objectifs

On a mené une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée en ce qui a trait au Système de gestion des demandes de service de la Direction générale des ressources humaines, afin de déterminer s’il y avait des problèmes sur le plan de la protection des renseignements personnels, de la confidentialité et de la sécurité et, dans l’affirmative, de faire des recommandations pour les régler ou les atténuer.

Description

La Direction générale des ressources humaines de Statistique Canada a déterminé qu’il était nécessaire de changer le processus utilisé par les employés pour présenter des demandes relatives à la rémunération et à la dotation. Afin de simplifier le déroulement du travail et d’améliorer le service fourni aux clients des ressources humaines (c.-à-d. les employés), on apporte actuellement des modifications au Système de gestion des demandes de service, qui tourne sur le « Helpdesk Expert Automation Tool » de Statistique Canada. Grâce à ces modifications, les employés auront non seulement la possibilité de présenter des demandes de renseignements relatives à la rémunération et à la dotation par voie électronique, mais ils pourront afficher l’état de leurs demandes.

Le système GDS-RH facilitera également la gestion de la charge de travail dans les secteurs de la rémunération et de la dotation. Le Système comporte un processus de notification par paliers hiérarchiques qui informera les gestionnaires des ressources humaines lorsque le traitement des demandes ne sera pas achevé dans un délai déterminé.

Conclusion

Dans le cadre de cette évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, on n’a décelé aucun risque qui ne puisse être géré au moyen des mesures de protection actuelles ou d’autres mesures qui ont été conçues expressément en vue de la mise en œuvre de la GDS-RH.

Introduction

La Direction des ressources humaines de Statistique Canada ayant déterminé qu’il était nécessaire de moderniser le processus utilisé par les employés pour présenter une demande d’emploi dans le cadre des processus de sélection internes, un mécanisme en ligne sécurisé, l’Outil de présentation des demandes d’emploi (OPDE), a été élaboré.

Objectif

On a procédé à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée de l’Outil de présentation des demandes d’emploi afin de déterminer s’il y avait des problèmes sur les plans de la protection des renseignements personnels, de la confidentialité et de la sécurité et, dans l’affirmative, de faire des recommandations pour les régler ou les atténuer.

Description

Avant l’élaboration de l’OPDE, les employés devaient envoyer leurs demandes d’emploi sur support papier. Avec la mise en œuvre de l’OPDE, les employés auront la possibilité d’envoyer électroniquement leurs demandes d’emploi dans le cadre des concours à l’aide d’un système qui offrira le niveau de protection requis pour les renseignements personnels qu’ils doivent fournir.

Conclusion

L’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée n’a révélé aucun risque qui ne puisse être géré au moyen des mesures de protection actuelles ou d’autres mesures qui ont été conçues expressément en vue de la mise en œuvre de l’Outil de présentation des demandes d’emploi.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Introduction

Statistique Canada implantera bientôt un service de transfert de fichiers électroniques afin de permettre aux organismes à l’extérieur de Statistique Canada et aux divisions de Statistique Canada d’échanger des fichiers électroniques de façon sécuritaire en utilisant Internet. Ce service remplacera graduellement différentes pratiques actuellement utilisées par les divisions pour échanger des fichiers avec des correspondants externes.

Objectif

On a procédé à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du Service de transfert de fichiers électroniques afin de déterminer s’il y avait des problèmes sur les plans de la protection des renseignements personnels, de la confidentialité et de la sécurité et, le cas échéant, de faire des recommandations pour les régler ou les atténuer.

Description

Le Service de transfert de fichiers électroniques est basé sur un logiciel commercial qui assure un stockage très sécuritaire utilisant plusieurs interfaces de connexion qui permettent aux organismes d’échanger des renseignements de nature délicate de façon sécuritaire. Le logiciel a été adapté par Statistique Canada afin qu’il puisse :

1. reposer le plus possible sur le réseau de Statistique Canada et sur son infrastructure informatique;
2. respecter la séparation des réseaux (la coupure entre le réseau A et le réseau B).

Conclusion

L’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée n’a révélé aucun risque qui ne peut être géré au moyen des mesures de protection actuelles ou d’autres mesures qui ont été conçues expressément en vue de l’implantation du Service de transfert de fichiers électroniques.

Introduction

Nous sommes à mettre en place un nouveau programme de surveillance des interviews que tiennent les intervieweurs sur place de Statistique Canada dans le cadre des enquêtes‑ménages. Le programme de surveillance des interviews sur place assistées par ordinateur (IPAO)

• facilitera l’évaluation de la qualité des données des enquêtes réalisées auprès des ménages ainsi que du rendement des intervieweurs;
• permettra de mieux définir les besoins de formation des intervieweurs sur place de façon générale de même que leurs besoins particuliers par rapport à des enquêtes individuelles; et
• repérera plus facilement les problèmes éventuels relatifs à l’outil de collecte ou au questionnaire lui‑même, comme les questions qui suscitent des réponses incorrectes ou inexactes.

Objectifs

On a réalisé une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée en ce qui concerne le programme de surveillance des IPAO de Statistique Canada pour déterminer si le programme présentait des problèmes par rapport au respect de la vie privée, à la confidentialité et à la sécurité et, le cas échéant, pour formuler des recommandations en vue de leur règlement ou atténuation.

Description

Il existe depuis maintes années au bureau central et dans les bureaux régionaux de Statistique Canada un programme de surveillance des enquêtes menées par téléphone. Le programme prévoit l’écoute de l’interview par les surveillants et l’évaluation subséquente du rendement de l’intervieweur en fonction de certains critères.

Il n’a pas été possible de disposer d’un programme similaire dans le cas des intervieweurs sur place qui réalisent des interviews directes dans les ménages des répondants. Le principal moyen utilisé pour recueillir des renseignements permettant d’évaluer la qualité des interviews a consisté jusqu’à maintenant à réaliser une nouvelle interview auprès des répondants ou à charger un intervieweur principal d’accompagner l’intervieweur dans le foyer du répondant pour observer le rendement de l’intervieweur. La tenue d’une seconde interview auprès des répondants s’avère toutefois une approche lourde comportant de nombreux désavantages : elle accroît le fardeau des répondants en les soumettant à l’interview une seconde fois; les répondants ont tendance à répondre aux questions d’un point de vue subjectif plutôt qu’en fonction de critères précis; et finalement, dans nombre de cas, les répondants peuvent ne pas se rappeler les réponses précises qu’ils ont fournies auparavant. Quant au programme d’observation, il accroît substantiellement le coût d’exécution de l’enquête.

Par conséquent, le programme de surveillance des IPAO utilisera un programme d’ordinateur qui réalisera un enregistrement sonore des interviews pendant que l’intervieweur introduira les réponses du répondant dans son ordinateur portatif. L’enregistrement servira de moyen d’évaluation de l’interview en fonction des objectifs susmentionnés après sa tenue.

Comme l’enregistrement renferme des renseignements recueillis en vertu des pouvoirs que confère la Loi sur la statistique, les dispositions de la Loi relatives à la confidentialité s’appliquent. Toutes les modalités et mesures de sécurité visant à protéger la confidentialité des renseignements sont par conséquent en place. Pour régler des problèmes connexes touchant le respect de la vie privée, on a instauré des mesures supplémentaires, par exemple des éclaircissements sur l’utilisation et la conservation de ces dossiers.

Conclusion

Cette évaluation du programme de surveillance des IPAO n’a relevé aucun risque ne pouvant être géré au moyen des mesures existantes de protection des données d’enquête confidentielles ainsi que de la mise en place de mesures de sécurité supplémentaires propres à ce programme.

Introduction

Le Programme de la statistique de l'état civil de Statistique Canada obtient des registraires provinciaux et territoriaux de l'état civil des renseignements personnels sur les naissances, les décès, les mortinaissances et les mariages qui ont lieu au Canada, en plus de recevoir du Bureau d'enregistrement des actions en divorce du ministère fédéral de la Justice des renseignements personnels sur les divorces. En outre, certains registres des états des États-Unis fournissent à Statistique Canada des renseignements personnels sur les naissances, les décès et les mortinaissances des résidents canadiens qui ont lieu sur leur territoire de compétence. Statistique Canada utilise les données de l'état civil pour produire des estimations et des projections démographiques, pour réaliser des analyses démographiques et des analyses des tendances en matière de santé, ainsi que pour faire des études méthodologiques et de l'échantillonnage. Le Programme de la statistique de l'état civil du Canada constitue un arrangement de longue date entre l'administration fédérale et les administrations provinciales/territoriales et est surveillé par le Conseil de la statistique de l'état civil du Canada.

Objectifs

Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée a été réalisée pour le Programme de la statistique de l'état civil de Statistique Canada afin de déterminer si celui-ci posait des problèmes de respect de la vie privée, de protection des renseignements personnels et de sécurité et, le cas échéant, de formuler des recommandations quant à leur résolution ou leur atténuation.

Description

Les registres provinciaux et territoriaux fournissent des renseignements normalisés sur l'état civil à Statistique Canada à l'aide de différents médias, notamment des supports lisibles par une machine, du papier, des images optiques et des microfilms. L'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée a permis d'examiner les risques possibles relatifs à la vie privée liés à la réception, au traitement et au retour des renseignements aux registres provinciaux et territoriaux ou à d'autres organisations.

Bien que les registraires soient responsables de la méthode utilisée pour transmettre les fichiers et les documents à Statistique Canada, le Bureau encourage ces organisations à respecter ses normes relativement à la transmission de renseignements statistiques de nature délicate. Cela comprend l'envoi de données électroniques et d'images sur des disques compacts chiffrés ou protégés par un mot de passe et l'envoi des clés de chiffrement ou des mots de passe de façon séparée. L'utilisation d'un messager cautionné est également recommandée pour effectuer la livraison des disques compacts, des microfilms et des copies papier des documents de l'état civil. De plus, conjointement avec les registraires de l'état civil, Statistique Canada élabore actuellement des normes améliorées afin de désigner des moyens de transmission plus sécuritaires des fichiers et des documents. Le retour des dossiers aux registraires respecte les normes du Bureau en matière d'envoi de renseignements statistiques de nature délicate.

Dès leur réception par Statistique Canada, tous les renseignements relatifs aux statistiques de l'état civil reçoivent le même niveau de sécurité que celui qui est accordé à l'information recueillie en vertu de la Loi sur la statistique. Cette information constitue un fichier de renseignements personnels et est répertoriée dans la publication annuelle Info Source : Sources de renseignements fédéraux.

Conclusion

L'évaluation du Programme de la statistique de l'état civil du Canada n'a pas permis de déterminer de risques relatifs à la vie privée qui ne peuvent être gérés à l'aide des mesures de protection existantes.

Introduction

À partir du printemps 2007, Statistique Canada mènera l’Enquête canadienne sur les mesures de la santé (ECMS). Cette nouvelle enquête a été conçue pour recueillir des renseignements autodéclarés sur l’état de santé et de mesures physiques directes. On s’attend à ce qu’environ 5 000 répondants participent à l’enquête complète, soit une ou deux personnes âgées de 6 à 79 ans sélectionnées par ménage.

Objectifs

Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée a été réalisée pour l’ECMS, afin de déterminer si celle‑ci posait des problèmes de protection de la vie privée, de confidentialité et de sécurité et, le cas échéant, de formuler des recommandations quant à leur résolution ou leur atténuation.

Description

L’ECMS recueillera des renseignements qui permettront d’évaluer la portée des problèmes de santé dans la population canadienne, comme les maladies chroniques (p.ex., diabète et maladie cardiovasculaire), les maladies infectieuses, les problèmes liés aux caractéristiques du mode de vie (p. ex., activité physique et nutrition) et ceux liés à l’exposition à des contaminants environnementaux. L’enquête offrira aussi un moyen d’explorer les nouveaux dossiers de santé publique et de nouvelles techniques de mesure.

Dans le cadre de l’ECMS, les données seront recueillies par la voie d’un questionnaire administré aux ménages et de tests basés sur des mesures physiques administrées dans une clinique de santé mobile. Dans le cadre de la collecte des données, les répondants se soumettront à une série d’examens physiques et devront fournir des prélèvements biologiques (sang et urine), qui seront ensuite envoyés à divers laboratoires gouvernementaux où seront effectués les tests à contrat pour Statistique Canada.

Étant donné le caractère extrêmement personnel de l’information recueillie, testée et traitée, l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée a révélé un certain nombre de problèmes et de risques possibles en ce qui a trait à la protection des renseignements personnels. Il s’agit notamment des suivants :

• transmission d’information/d’échantillons entre les cliniques mobiles, le bureau central de Statistique Canada et les laboratoires;
• rapport des résultats de l’enquête et des tests de laboratoire aux répondants;
• conservation des échantillons (sang, urine et ADN);
• conservation des identificateurs personnels;
• permission des répondants pour les tests futurs;
• âge de consentement pour les enfants visés par l’enquête.

Parmi les mesures prises pour résoudre ces problèmes figurent l’offre de renseignements exhaustifs en vue d’obtenir le consentement éclairé des répondants par écrit, des numéros d’identification anonymes pour les échantillons entreposés et d’autres procédures de sécurité pour assurer la confidentialité et l’intégrité des données des répondants.

Consultations et comités d’examen

Les questions liées à la protection des renseignements personnels ont été abordées avec le bureau du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada, qui a donné son avis. De même, des réunions pour discuter de l’enquête se sont tenues avec les bureaux des commissaires à la protection de la vie privée dans toutes les provinces.

Par ailleurs, on a eu recours à de nombreux autres comités pour diriger l’élaboration de l’enquête et pour résoudre les questions de protection des renseignements personnels et d’éthique de la recherche liées à l’enquête. Il s’agit notamment du Comité consultatif des experts, du Comité consultatif des médecins et du Comité consultatif des techniciens de laboratoire. Dans le cadre de l’ECMS, on a aussi entrepris des discussions poussées avec le Comité d’éthique pour la recherche de Santé Canada, qui a approuvé la poursuite du processus.

Conclusion

En conclusion, grâce aux garanties et procédures améliorées et existantes de Statistique Canada, ainsi qu’à celles en place dans les cliniques mobiles et les laboratoires, les risques qui restent sont négligeables ou sont tels que Statistique Canada est prêt à les accepter et à les gérer.

Introduction

Depuis 1999, l’Enquête sur la santé dans les collectivités canadiennes de Statistique Canada constitue un élément fondamental du Carnet de route de l’information sur la santé, fruit d’une collaboration entre Statistique Canada, l’Institut canadien d’information sur la santé et Santé Canada. L’Enquête a pour but de répondre aux besoins prioritaires en matière d’information sur la santé qui sert à l’amélioration de la santé publique et de la qualité du système de santé canadien.

Objectifs

Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée a été réalisée dans le cadre de l’Enquête sur la santé dans les collectivités canadiennes – Enquête pilote sur le vieillissement en santé de Statistique Canada afin de déterminer si le programme présentait des problèmes sur le plan du respect de la vie privée, de la protection des renseignements personnels et de la sécurité et, le cas échéant, de formuler des recommandations visant à les résoudre ou à les atténuer.

Description

Bien que de façon générale, l’évaluation générique des facteurs relatifs à la vie privée pour les enquêtes de Statistique Canada aborde les problèmes des risques relatifs à la vie privée, pour cette enquête pilote, l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée analyse et examine les risques liés à l’utilisation des enregistrements audio pour saisir les réponses des répondants à certaines questions de l’enquête et pour communiquer ces données à Statistique Canada aux fins de codage.

Conclusion

Cette évaluation de l’Enquête sur la santé dans les collectivités canadiennes – Enquête pilote sur le vieillissement en santé n’a pas permis de déterminer de risques relatifs à la vie privée qui ne peuvent être gérés à l’aide des mesures de protection existantes.

Introduction

Le Système de gestion des relations avec les clients (SGRC) améliorera le niveau de service offert à la clientèle de Statistique Canada en simplifiant les méthodes d’exécution des commandes de produits et services des clients et en répondant aux demandes de renseignements de ces derniers. Le SGRC servira aussi de dépôt central d’information stratégique sur les activités commerciales de Statistique Canada et assurera la sécurité des noms des clients et des données sur les personnes ressources en centralisant l’information.

Objectifs

Le Système de gestion des relations avec les clients a fait l’objet d’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée afin de déterminer s’il présentait des problèmes touchant la protection des renseignements personnels, la confidentialité et la sécurité et, le cas échéant, de formuler des recommandations permettant d’atténuer ou de régler de tels problèmes.

Description

Avant l’élaboration de ce système, de nombreuses divisions de Statistique Canada assumaient individuellement la responsabilité des opérations avec les clients et chacune tenait à jour des bases de données contenant des renseignements relatifs à la clientèle. Si certains systèmes remplissaient une fonction centrale pour l’exécution des commandes des clients, il n’y avait pas d’intégration réelle des renseignements sur la clientèle à un environnement sécurisé permettant de partager l’information sur les activités dans tout l’organisme.

L’élaboration du Système de gestion des relations avec les clients permettra à Statistique Canada d’assurer une gestion centralisée des relations avec la clientèle.

En tenant à jour un dépôt central de renseignements sur la clientèle, nous renforcerons la sécurité de l’information en offrant une approche plus sûre et intégrée de l’accès à ces renseignements et de leur utilisation. De plus, la stratégie de mise en œuvre a permis l’instauration de mesures techniques visant à protéger les renseignements personnels conformément à l’ensemble des normes de sécurité technologique du gouvernement du Canada.

Conclusion

L’évaluation du Système de gestion des relations avec les clients (SGRC) n’a pas permis de déceler de risques relatifs à la vie privée susceptibles d’échapper aux mesures de protection existantes ou à d’autres mesures spécialement conçues pour la mise en œuvre du système.

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1. Directive sur les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

1.1 La présente directive entre en vigueur le 6 mars 2012.

2. Application

2.1 La présente directive s'applique à toutes les divisions qui gèrent des programmes statistiques et non statistiques comprenant la collecte, l'utilisation ou la divulgation de renseignements personnels.

3. Contexte juridique

3.1 La Loi sur la protection des renseignements personnels a pour objectif d'assurer la protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et le droit d'accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent.

L'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP), qui vient appuyer la Loi sur la protection des renseignements personnels, est un processus d'évaluation qui permet aux personnes responsables de la collecte, de l'utilisation ou de la divulgation de renseignements personnels d'évaluer les risques au chapitre de la protection de la vie privée, de la confidentialité ou de la sécurité associés à ces activités et d'élaborer des mesures visant à réduire ou à éliminer les risques déterminés.

La Directive sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) du Canada décrit les étapes requises pour la réalisation des EFVP.

4. Définitions

4.1 Les définitions à utiliser pour l'interprétation de la présente directive figurent à l'annexe A.

5. Énoncé de la directive

5.1 Objectif

5.1.1 Statistique Canada mettra au point et appliquera une EFVP générique pour évaluer les risques relatifs à la protection de la vie privée liés à un programme statistique courant.

5.1.2 Statistique Canada réalisera une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée particulière pour toutes les activités de collecte, d'utilisation ou de divulgation de renseignements personnels, nouvelles ou substantiellement remaniées, posant des risques au chapitre de la protection de la vie privée, de la confidentialité ou de la sécurité des données, pour le cas où une EFVP générique ou déjà existante ne tiendrait pas compte de façon appropriée des risques.

5.2 Résultats attendus

5.2.1 Une EFVP générique fournit un mécanisme efficace pour donner suite aux risques courants liés aux programmes statistiques.

5.2.2 En réalisant une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, pour toutes les activités de collecte, d'utilisation ou de divulgation de renseignements personnels, nouvelles ou substantiellement remaniées, posant des risques au chapitre de la protection de la vie privée, de la confidentialité ou de la sécurité des données, Statistique Canada fait preuve de diligence dans la protection des renseignements personnels et se conforme à la directive du SCT.

5.2.3 Dans les cas où des activités de collecte, d'utilisation ou de divulgation de renseignements personnels substantiellement similaires ont lieu dans le cadre de programmes statistiques, l'évaluation générique des facteurs relatifs à la vie privée de Statistique Canada s'appliquera, afin d'assurer la conformité à la directive du SCT.

6. Exigences

Directeur, Division de la gestion de l'information (DGI)

Le directeur, Division de la gestion de l'information (DGI), détient les pouvoirs délégués pour assurer la conformité à la Directive sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du Conseil du Trésor. Il est chargé de s'assurer que les spécialistes de la protection de la vie privée de la Division :

6.1.1 Fournissent des conseils et de l'aide aux secteurs de programme concernant les exigences de la Directive sur l'EFVP du SCT, les lignes directrices sur l'EFVP et les dispositions législatives connexes.

6.1.2 Fournissent une copie des EFVP au SCT ou au Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) du Canada, par suite de leur approbation par le statisticien en chef.

6.1.3 Affichent dans le site Web de Statistique Canada un sommaire de chaque EFVP approuvée.

6.1.4 Aident les autres divisions à passer en revue et à mettre à jour les EFVP qui ont été réalisées précédemment, au besoin.

6.1.5 Élaborent des fichiers de renseignements personnels (FRP), les enregistrent auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor et les incluent dans le chapitre d'Info Source concernant Statistique Canada si l'EFPV concerne des renseignements personnels qui ne sont pas liés à un FRP courant.

6.2 Cadres supérieurs (directeurs et niveaux plus élevés)

En dirigeant les gestionnaires d'une division, le directeur doit :

6.2.1 Passer en revue toutes les activités de collecte, d'utilisation et de divulgation de renseignements personnels, nouvelles ou substantiellement remaniées, afin de déterminer si le programme ou le système proposé est conforme à une EFVP générique ou existante;

6.2.2 Élaborer, à une étape précoce du processus de planification, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée particulière, avec le soutien des spécialistes de la protection de la vie privée de la Division de la gestion de l'information, dans les cas où une EFVP générique ne tient pas compte de tous les risques au chapitre de la protection de la vie privée, de la confidentialité et de la sécurité;

6.2.3 Informer les agents de la protection de la vie privée de la Division de la gestion de l'information de tout nouveau programme ou activité (ou du remaniement substantiel d'un programme ou d'une activité existante), dans le cadre duquel des renseignements personnels sont recueillis ou utilisés. Ils seront ainsi avisés de la nécessité possible d'une nouvelle EFVP ou d'un nouveau FRP (fichier de renseignements personnels), ou d'une mise à jour de l'un des deux.

Nota : Les détails opérationnels liés aux évaluations des facteurs relatifs à la vie privée sont fournis à l'annexe B.

6.3 Directeur général, Direction de l'informatique

Le directeur général, Direction de l'informatique, est responsable de s'assurer que les employés :

6.3.1. Aident à la tenue d'une évaluation de la menace et des risques pour les TI d'une EFVP particulière, au besoin, et fournissent des conseils sur les mesures d'atténuation liées à la sécurité des TI.

6.4 Statisticiens en chef adjoints

En tant que conseillers du statisticien en chef, les statisticiens en chef adjoints :

6.4.1 Recommandent l'approbation, par le statisticien en chef, des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée particulières réalisées dans leurs secteurs respectifs.

6.5 Statisticien en chef

Le statisticien en chef :

6.5.1 Approuve l'évaluation générique des facteurs relatifs à la vie privée de Statistique Canada, y compris les modifications qui y sont apportées, et toutes les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée particulières réalisées à Statistique Canada.

6.6 Dirigeant principal de la vérification

En tant qu'agent responsable des fonctions de vérification interne à Statistique Canada, le dirigeant principal de la vérification :

6.6.1 S'assure, périodiquement et de façon continue, de la conformité à la présente directive au moyen de vérifications de la conformité axées sur les risques.

7. Conséquences

7.1 Les conséquences du non-respect de la présente directive peuvent comprendre des suivis informels et des demandes officieuses de la part du directeur de la Division de la gestion de l'information, ainsi que des vérifications internes ou des instructions officielles de la part des cadres supérieurs de Statistique Canada concernant les correctifs à apporter.

7.2 Les conséquences du non-respect de la Directive sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du SCT se refléteront dans l'évaluation de Statistique Canada par le SCT, en vertu du programme du Cadre de responsabilisation de gestion.

8. Références

8.1 Lois et règlements pertinents pour la présente directive :

Loi sur la statistique

Loi sur la protection des renseignements personnels

8.2 Instruments stratégiques et publications connexes :

Politique sur la sécurité du gouvernement (Secrétariat du Conseil du Trésor)

Politique sur la protection de la vie privée (Secrétariat du Conseil du Trésor)

Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée (Secrétariat du Conseil du Trésor)

Directive sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (Secrétariat du Conseil du Trésor)

Directive sur les demandes de renseignements personnels et de correction (Secrétariat du Conseil du Trésor)

Directive sur le numéro d'assurance sociale (Secrétariat du Conseil du Trésor)

Directive sur les rôles et responsabilités en matière de gestion de l'information (Secrétariat du Conseil du Trésor)

Politique sur la protection des renseignements personnels et la confidentialité (Statistique Canada)

Directive sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels (Statistique Canada)

Évaluation générique des facteurs relatifs à la vie privée pour les enquêtes de Statistique Canada (Statistique Canada)

9. Demandes de renseignements

Les demandes de renseignements portant directement sur la présente directive doivent être soumises au directeur, Division de la gestion de l'information.

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Annexe A – Définitions

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) – Processus global qui sert à déterminer les risques que présentent la collecte, l'utilisation ou la divulgation de renseignements personnels au chapitre de la protection de la vie privée, de la confidentialité et de la sécurité. En outre, elle vise à définir les mesures adoptées pour réduire et, si possible, éliminer les risques déterminés. Le processus d'EFVP garantit que l'on détermine, au début de toute initiative nouvelle en matière de programmes ou de prestation de services, les mesures requises pour protéger la vie privée et assurer la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels. De plus, une EFVP permet de montrer au public la manière dont on protège la vie privée des particuliers et la manière dont on veille à ce que les renseignements les concernant sont gardés confidentiels et sont protégés contre l'accès non autorisé.

Protection de la vie privée – Droit de se retirer et de ne pas être sujet à une quelconque forme de surveillance et d'intrusion. Lorsqu'ils choisissent d'« envahir » la vie privée d'une personne, les gouvernements ont des obligations relativement à la collecte, à l'utilisation, à la divulgation et à la conservation des renseignements personnels. Le terme protection de la vie privée a trait généralement à des renseignements concernant des particuliers.

Confidentialité – Protection contre la divulgation de renseignements personnels identifiables concernant une personne, une entreprise ou une organisation. La confidentialité suppose une relation de « confiance » entre le fournisseur des renseignements et l'organisation qui les recueille; cette relation s'appuie sur l'assurance que ces renseignements ne seront pas divulgués sans l'autorisation de la personne ou sans l'autorité législative appropriée.

Sécurité – Dispositions fondées sur l'évaluation de la menace et des risques qu'utilisent les organisations pour empêcher l'obtention ou la divulgation inappropriée de renseignements confidentiels. Les mesures de sécurité protègent aussi l'intégrité, la disponibilité et la valeur des fonds de renseignements. La sécurité englobe les protections matérielles, comme l'accès restreint aux zones où les renseignements sont entreposés et utilisés et les autorisations de sécurité des employés, ainsi que les protections technologiques utilisées pour empêcher l'accès électronique non autorisé.

Renseignements personnels – En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels fédérale (article 3), renseignements, quel que soit leur forme ou leur support, concernant une personne identifiable, notamment les renseignements relatifs à son âge, à sa date de naissance, à son état matrimonial, à son niveau de scolarité, à son dossier médical, à son adresse ou à tout numéro, symbole ou particularité qui lui est propre.

Fichier de renseignements personnels – Description de renseignements personnels classés et marqués de façon à pouvoir être retrouvés par référence au nom d'un particulier ou à un numéro, symbole et autre particularité qui lui est propre. Les renseignements personnels décrits dans le fichier de renseignements personnels sont sous la garde d'une institution gouvernementale.

Annexe B – Procédures à suivre pour une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) est un processus d'évaluation qui permet aux responsables de la collecte, de l'utilisation et de la divulgation de renseignements personnels d'évaluer les risques au chapitre de la protection de la vie privée, de la confidentialité et de la sécurité qui pourraient se poser et d'élaborer des mesures d'atténuation visant à éliminer ou à réduire les risques déterminés.

La Directive sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) du Conseil du Trésor exige que tous les ministères fédéraux qui entreprennent de mettre au point des programmes nouveaux ou substantiellement remaniés pour la collecte, l'utilisation ou la divulgation de renseignements personnels procèdent à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour cette activité.

En raison de la similarité des procédures d'une enquête à l'autre, l'Évaluation générique des facteurs à la vie privée pour les enquêtes de Statistique Canada englobe la majeure partie des enquêtes de Statistique Canada auprès des ménages et des entreprises, ainsi que la réception et l'utilisation de données administratives à des fins statistiques. L'EFVP générique décrit en détail comment Statistique Canada applique les dix principes de la protection de la vie privée et comprend une évaluation de la menace et des risques qui est axée sur les principales méthodes de collecte de données de l'agence.

Toutefois, dans le cas des enquêtes pour lesquelles on ne peut procéder à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) générique en raison de risques relatifs à la vie privée accrus ou particuliers au chapitre de la protection de la vie privée, une EFVP spécifique doit être préparée. Celle-ci ne doit porter que sur les risques non compris dans l'EFVP générique.

Aux termes de la directive du Conseil du Trésor sur l'EFVP, la collecte, l'utilisation et la divulgation de renseignements personnels dans le contexte de programmes et de services administratifs nouveaux ou ayant fait l'objet de modifications, par exemple, en matière de ressources humaines et de commercialisation, peuvent nécessiter une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.

Les procédures qui suivent doivent être appliquées par les gestionnaires de programmes statistiques et non statistiques.

Étape 1. Détermination de la nécessité d'une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Un secteur de programme peut communiquer avec un spécialiste de la protection de la vie privée de la Division de la gestion de l'information pour discuter du programme, des services ou de l'enquête. Si on juge que l'Évaluation générique des facteurs relatifs à la vie privée pour les enquêtes de Statistique Canada tient compte de tous les risques connus au chapitre de la protection de la vie privée, aucune autre mesure n'est requise. Il se peut aussi qu'une EFVP particulière existante tienne compte de tous les risques connus.

Étape 2. Quand une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée est nécessaire

À partir du modèle d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée de base du Conseil du Trésor, le gestionnaire de programme doit élaborer une première ébauche d'EFVP. Cette ébauche sera passée en revue par un spécialiste de la protection de la vie privée de la Division de la gestion de l'information. Il y aura probablement plusieurs échanges au cours de la période d'élaboration de l'EFVP.

Étape 3. Quand une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée est terminée

En vertu de la directive du Conseil du Trésor, le responsable d'une institution fédérale doit approuver l'EFVP finale. Par conséquent, les divisions sont chargées de rédiger la note de service de leur statisticien en chef adjoint au statisticien en chef demandant l'approbation de l'EFVP.

Selon la nature du programme visé par l'EFVP, le statisticien en chef peut donner lui-même son approbation ou décider qu'un examen et une approbation par le Comité des politiques sont requis.

Étape 4. Quand une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée est approuvée

La Division de la gestion de l'information prendra les dispositions suivantes :

• envoi des copies de l'EFVP approuvée au Conseil du Trésor et au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada;
• préparation d'un sommaire de l'EFVP et affichage dans le site Web de Statistique Canada.